Datum prelaska na e-fakture se bliži. Od 1.1.2023. godine svi će biti u obavezi da izdaju, primaju, obrađuju i arhiviraju fakture isključivo elektronskim putem.

E-faktura predstavlja elektronski zapis fakture odnosno računa. Sistem e-faktura (SEF) predstavlja razmenu faktura elektronskim putem, kao i propratnih informacija od jednog privrednog subjekta do drugog uz korišćenje elektronske infrastrukure u realnom vremenu.

Zakon o elektronskom fakturisanju koji je stupio na snagu još 07.05.2021. godine, uređuje izdavanje, slanje, prijem, obradu, čuvanje, sadržaj i elemente elektronskih faktura i druga pitanja koja su od značaja za elektronsko fakturisanje u međusobnim transakcijama u privredi.

Tim Unijinih stučnjaka za vas je spremio odgovore na najčešća pitanja o E-fakturama.

NAJČEŠĆA PITANJA I ODGOVORI

• Kada možemo da koristimo pravo na odbitak PDV ukoliko je faktura izdata u narednom mesecu u odnosu na datum prometa?

Od 01. januara stupaju na snagu Izmene Zakona o PDV kojima je predviđeno da ukoliko je elektronska faktura prihvaćena najkasnije do isteka roka za predaju poreske prijave za period u kome je nastala, poreski obveznik može da ostvari pravo na odbitak prethodnog poreza najranije za poreski period u kome je obaveza nastala.

• Da li moramo da izdamo avansni račun ukoliko su avansna uplata i promet izvršeni u istom mesecu?

Zakon o elektronskom fakturisanju ne predviđa mogućnost izdavanja samo konačnog računa ukoliko su avansa uplata i promet izvršeni u istom poreskom periodu. Pravilnik o PDV-u je u članu 165. propisao mogućnost neizdavanja avansnog računa ukoliko se konačan promet izvrši u istome poreskom periodu, ali Zakon o elektronskom fakturisanju ne prepoznaje takvu mogućnost.

• Da li može neko drugo lice odobravati fakture osim zakonskog zastupnika?

Može. Postoji mogućnost dodeljivanja ovlašćenja. Zakonski zastupnik pri izvršenoj registraciji može nekom drugom licu dodeliti funkciju administratora koji ima najviši nivo ovlašćenja i samim tim može odobravati E fakture. Druga funkcija je funkcija korisnika koji može i kreirati izlazna dokumenta i odobravati ulazna dokumenta. Još jedna funkcij je funkcija korisnika za ulazna dokumenta koji može samo odobravati ulazna dokumenta.

• Koje su posledice odbijanje E fakture?

Od 01. januara stupaju na snagu Izmene Zakona o PDV kojim je predviđeno da se računom smatra prihvaćena elektronska faktura. Na osnovu ovoga se zaključuje da poreski obveznici neće moći da koriste prethodni PDV po odbijenoj e-fakturi. Druge pravne posledice odbijanja elektronske fakture ne razlikuju se od posledica odbijanjem fakture u papirnom obliku.

• Da li se u SEF evidentiraju i fakture bez naknade?

Izmenama Zakona o elektronskom fakturisanju koje stupaju na snagu 01.01.2023. godine predviđeno je da ne postoji obaveza izdavanja e-faktura za promet bez naknade, bez obzira da li se na taj promet obračunava PDV ili ne. Ukoliko je obveznik koji vrši promet bez naknade u skladu sa PDV propisima dužan da obračuna PDV, a ne izdaje e-fakturu, ovako obračunat PDV će evidentirati u elektronskoj evidenciji PDV-a pri sistemu elektronskih faktura.

• Prilikom kreiranja dokumenta da li je obavezno uneti “broj ugovora”?

Ukoliko se dokument izdaje subjektu javnog sektora obavezno je uneti jedan od tri podatka: “broj ugovora”, u okviru polja “broj narudžbenice/broj fakture/broj ponude” možete da odaberete jedan od brojeva koji ćete uneti ili “broj okvirnog sporazuma”, u suprotnom sistem će vas obavestiti da niste popunili sva potrebna polja. Ukoliko je primalac dokumenta subjekat privatnog sektora, ova polja nisu obavezna.

• Da li je moguće promeniti datum slanja fakture?

Datum slanja fakture je datum koji se sistemski generiše i nije ga moguće menjati. Datum slanja je identičan datumu izdavanja kroz sistem elektronskih faktura. Treba voditi računa o tome i kada dokument izdajete putem XML datoteke. Datum izdavanja na XML datoteci mora biti identičan datumu kada ćete učitati XML datoteku na SEF.

• Da li je trenutno testno okruženje sistema za elektronsko fakturisanje identično konačnom sistemu za elektronsko fakturisanje?

Ne. Testno okruženje kao i demo verzija dostupna na portalu efaktura.gov.rs nisu identični sistemu za elektronsko fakturisanje koji tek treba da bude u produkciji. Cilj puštanja u rad demo verzije i testnog okruženja je bio da se utvrde nepravilnosti u radu i daju eventualne sugestije oko samog rada portala za elektronsko fakturisanje.

• Da li je u sistemu e faktura moguće izvršiti storniranje već prihvaćenih faktura?

Izdavalac elektronske fakture ima mogućnost da poništi izdatu elektronsku fakturu do momenta njenog prihvatanja od strane primaoca. Nakon prihvatanja elektronske fakture od strane primaoca, ukoliko izdavalac želi da stornira izdatu elektronsku fakturu, u obavezi je da stornira fakturu.

• Da li je moguće kreirati konačnu fakturu sa avansnim računom koji ima drugačiju poresku kategoriju od konačnog računa. Npr. konačni račun ima S kategoriju, a avansni račun OE kategoriju?

Nije moguće kreirati konačan račun ako avansni račun ima drugačiju poresku kategoriju.

• Da li postoji mogućnost uvoza xml datoteka za više faktura odjednom ( npr. 1.000 dokumenata) ili se uvoz svakog dokumenta vrši pojedinačno?

Trenutno ne postoji mogućnost uvoza više xml datoteka odjednom.

• Kako se generiše API ključ?

Klikom na polje Podešavanja / API menadžment. Klikom na dugme Generiši ključ možete generisati vaš API ključ i proslediti ga ERP provajderima. Bitno je i da API status bude promenjen u AKTIVAN.

• Gde možete da unesete više bankovnih računa?

U okviru detalja kompanije moguće je uneti samo jedan bankovni račun. Više bankovnih računa možete navesti u okviru Napomene prilikom kreiranja računa. napomena će biti vidljiva na dokumentu  koji izdajete.

• Poslali ste fakturu, ali ona ima status “greška prilikom slanja”, kako postupati sa takvom fakturom?

Fakturu sa statusom “greška prilikom slanja” možete otkazati i kreirati novi dokument sa istim brojem dokumenta koji ste otkazali. “Greška prilikom slanja” se odnosi na grešku u kreiranju fakture, proverite podatke i kreirajte novi dokument.

• Da li su predviđene kazne za ne-evidentiranje ili pogrešno upravljanje e-Fakturama u SEF?

Da, Zakon o elektronskom fakturisanju kaznene odredbe u slučaju neispunjavanja obaveza izdavanja, prijema i čuvanja elektronskih faktura kao i za korišćenje podataka u svrhe koje nisu propisane zakonom. Raspon kazni je od 50.000 do 2.000.000 dinara, a može se kazniti pravno lice – subjekt privatnog ili javnog sektora, preduzetnik, informacioni posrednik, kao i odgovorna lica u pravnim licima.