Zašto je kontinuitet u obračunu zarada ključan za svaku firmu

Na vaš račun je izvršena uplata. Da li znate koliko posla stoji iza ove jedne, jednostavne, poruke? U svakodnevnom poslovanju, obračuna zarada se često samo podrazumeva. Momenat kada prestaje da se podrazumeva je kada dođe do greške u obračunu zarade ili da se bolje izrazimo onda kada zaposleni ne primi sva novčana sredstva na račun. To je jedan od razloga zašto ne sme biti prostora za grešku pri obračunu zarade. Kada nekome isplaćujete naknadu nije važno da li se radi o porodiljskom odsustvu, godišnjem odmoru, bolovanju ili neočekivanom otkazu. Važno je da kompanije u Beogradu i širom Srbije moraju imati pouzdan sistem za obračun zarada koji funkcioniše bez prekida.

Detaljnije na temu porodiljskog odustva smo pisali u tekstu Razumevanje zakonodavstva u vezi sa porodiljskim odsustvom. Ukoliko vam ova tema zvuči zanimljivo i imate dodatna pitanja preporučujemo vam da pročitate i tekst Prava i obaveze kompanija u slučaju trudničkog i porodiljskog odsustva.

Naš stručnjak i vođa tima za obračun zarada napravila je vodič koji vam donosi konkretne korake kako da izgradite rezervni sistem koji obezbeđuje pravovremenu isplatu zarada i usklađenost sa zakonima.

Šta vam je potrebno za stabilan obračun zarada u Beogradu – korak po korak

U nastavku sa vama delimo sedam, prema našem mišljenju, važnih i ključnih koraka koji vam mogu pomoći da uspostavite pouzdan sistem za  obračun zarada u Beogradu. Naša preporuka je da sledite dole navedene korake. Ti koraci su:

• Postavite terminski plan
• Obučite svoj interni ili eksterni tim i  osigurajte da svako ima svoju zamenu
• Dokumentujte procedure
• Uvedite dodatnu kontrolu obračuna (double-check sistem)
• Ukoliko možete i imate resurse, automatizujte svaki tehnički deo obračuna
• Zaštitite podatke o zaradama zaposlenih
• Uključite HR prateće aktivnosti

Postavite čvrst terminski plan za obračun zarada u Beogradu

Svi smo se u životu susreli sa rečenicom na kraju mejla: Rok za ovo je: 12. 12. 2012. godina. I jasno je svaki siguran sistem počinje jasnim rokovima. Zato je za obračunu zarada važno da napravite unapred godišnji plan koji  bi trebalo da obuhvata:

• datume za slanje input podataka (prisustvo, bonusi, bolovanja),

Šta su zapravo input podaci? To su informacije koje se moraju redovno dostavljati službi za obračun zarada kako bi oni mogli pravilno da obračunaju zaradu. Ti podaci uključuju:

1. prisustvo zaposlenog na radnom mestu (koliko je dana radio ili kada je koristio slobodne dane).
2. informacije o bonusima tj. dodatnim isplatama kao što su nagrade za rezultate, stimulacije i sl.
3. informacije o bolovanju i kada je zaposleni bio na bolovanju i koji broj dana je bio odsutan.

• rokove za obračun i internu kontrolu,
• datume za slanje isplatnih lista i prijava poreza i doprinosa i slanje instrukcija za plaćanje.

Ukoliko u svojoj kompaniji napravite ovako strukturiran pristup vi na taj način smanjuje mogućnost kašnjenja, ali i sebi ostavljate prostor za dodatne provere.

Obučite tim za obračun zarada i uvedite zamene

Najlakše je imati jednu osobu za sve. Ovo ima smisla ukoliko gledamo trošak. Ali da li je ovo dugoročno dobra ideja? Naš savet, koji proizilazi iz preko 20 godina iskustva, je da se ne oslanjate na jednu osobu za sve. Svaki računovođa za obračun zarada treba da ima zamenu. Potrebo je da ima nekog ko je obučen da preuzme posao i obračun, bez gubitka kvaliteta.

Za uspešan obračun zarada u Beogradu, nisu samo važni rokovi. Vaš tim mora biti obučen i pravovremeno informisan o svim zakonskim promenama. Ovo može da bude izazov ukoliko se vaš tim za payroll sastoji samo od jedne osobe. Postavlja se pitanje da li ta jedna osoba ima vremena da se edukuju dovoljno i prati zakonske promene pored svog redovnog posla. Nama se u praksi pokazalo da je edukacija presudna i da minimum 100 sati godišnje po osobi za stručno usavršavanje daje vidljive rezultate.

Jasno dokumentujte procedure

Kod ovog koraka zaista nije važno da li koristite usluge eksternog računovodstvenog sistema ili imate svoju internu službu za obračun zarada. Ono što je važno je da svaki korak bude dokumentovan. Ovo u praksi znači da imate tačno zapisano:

• koje podatke i u kom formatu dostavljate,
• kako izgleda validacija podataka,
• kako se podaci unose u softver i kada se vrši obračun.

Ovakva vrsta dokumentacija će vama kao poslodavcu značajno olakšati ukoliko vam je osoba za obračun zarada odsutna. Obračun zarada se lakše može nastaviti, a i na ovaj način sprečavate gubitak informacija.

Uvedite dodatnu kontrolu za obračun zarada (double-check sistem)

Obračun je gotov. To je sjajno. Šta nakon ovoga? Nakon obračuna, trebate da imate sistem provere rezultata pre konačnog slanja. Ovo je važno zbog:

• tačnost obračuna u skladu sa zakonima Srbije,
• poreske osnovice,
• eventualne korekcije obračuna ili nedoslednosti u inputima,
• potvrde da su svi input podaci obrađeni.

Tek nakon što se svi podaci potvrde kao tačni, šalju se finalni podaci, podnose poreske prijave i pripremaju instrukcije za plaćanje.

Automatizujte tehnički deo obračuna zarada

Automatizacija bi trebala svima nama da olakša, ubrza i pojednostavi posao. Jednostavno rečeno automatizacija je ušteda vremena. Mi preporučujemo da automatizujete proces obračun zarada tako što ćete:

• koristite softver koji kreira .txt i .xml fajlove za uvoz u e-bank,
• unapred definišite šablone za plaćanje,
• šaljite sve dokumente u dogovorenom formatu.

Na ovaj način klijent ili interni tim ne mora da unosi uplate ručno. Kod automatizacije to i jeste ideja. Da se zadaci koji su se ranije obavljali ručno automatizuju i da se na taj način izbegavaju i greške i nepotrebno gubljenje vremena.

Za uspešnu implementaciju automatizacije, važno je da imate nekoga ko ovo za da radi. Mi preporučujemo da imate interni ili eksterni IT tim koji može da prilagodi sisteme i pruži podršku u radu. Ukoliko nemate svoj interni tim, a želite da radite na ovom delu onda va preporučujemo da više informacija pronađete na sajtu Unija ETL IT Solutions.

Zaštitite podatke o zaradama

Podaci o zaradama su izuzetno osetljivi. Ukoliko podaci o zaradama nisu zaštićeni lako mogu da postanu javni i onda može doći do problema. Naša preporuka je da uvedite sledeće bezbednosne protokole, kako biste zaštitili i sebe i svoje zaposlene:

• zaštitite lozinkom dokumente, kao što su isplatne liste kada ih šaljete zaposlenima,
• koristite  sigurnosne portale ili šifrovane platforme. To su specijalizovani digitalni alati i sistemi koji omogućavaju bezbednu razmenu i čuvanje osetljivih podataka (bonusi, zarade zaposlenih, ugovori i sl.)
• definišite ovlašćena lica koja imaju pravo uvida u podatke.

Jako važan korak u zaštiti podataka o zarada je da tačno znate kome se podaci o zaradama šalju. Ukoliko upit dođe sa nepoznate adrese važno je da se identitet te osobe proveri.

HR zadaci koji prate svaki obračun zarada

Obračun zarada, kao ni jedan posao u računovodstvenoj kući, ne funkcioniše izolovano. Kako bi sve na ovom polju teklo nesmetano potrebo je obaviti niz HR i administrativnih poslova kao što su:

• prijave/odjave zaposlenih,
• izrada ugovora o radu i prestanku radnog odnosa,
• izdavanje potvrda za banke i druge institucije.

Za nesmetan rad, preporučujemo da kompanije jasno podele zadatke unutar tima. Poslovi koji su proceduralne prirode mogu se vremenom delegirati i na juniore koji se obučavaju i stiču praktično iskustvo. Za pravne akte, kao što su ugovori i prestanci radnog odnosa, preporučljivo je sarađivati sa pravnim savetnikom. Na ovaj način ćete obezbediti da svi dokumenti bili u skladu sa zakonima i bez pravnih rizika.

Bonus savet: Kada angažovati eksterni računovodstveni servis

Danas mnogim kompanijama nedostaju ključni resursi, a to su vreme i ljudi. Ukoliko je ovo slučaj i u vašoj kompaniji onda razmislite o angažovanju računovodstvenog servisa u Beogradu koji već ima razvijen rezervni sistem, obučene ljude i sigurnosne protokole.

Upravo ovakav pristup koji smo vam opisali u ovom vodiču primenjujemo u Uniji ETL. Razvili, probali i primenili. Znamo da funkcioniše.
Naš tim godišnje uloži preko 100 sati u edukaciju i stručno usavršavanje. Ovo radimo kako bismo bili u toku sa svim zakonskim izmenama. Samo na ovaj način našim klijentima možemo da pružimo tačne, ažurne i zakonite obračune. Svaki naš klijent ima svog računovođu za zarade, ali i jasno definisanu zamenu. Na ovaj način se obračun i usluga nikada ne prekidaju zbog odsustva pojedinca. Iako klijenti komuniciraju sa jednom osobom u pozadini se nalazi više osoba sa stručnim znanjem. Oni rade timski i osiguravaju da sve funkcioniše besprekorno i na vreme.

Usluga koju smo opisali u ovom vodiču vam može pomoći da se više fokusirate na rast poslovanja, a da obračun zarada u Beogradu funkcioniše precizno.

Zaključak: Stabilan obračun zarada u Beogradu ne zavisi od pojedinca

Već smo rekli, ali treba napomenuti da pouzdan obračun zarada u Beogradu ne bi trebalo da zavisi od prisustva jedne osobe. Važno je da napravite sistem koji funkcioniše u svim okolnostima. Onog momenta kada imate:

• jasno dokumentovane procedure,
• obučene ljude,
• sigurnosne protokole i precizno planirane rokove 

tada možete biti sigurni da će proces obračuna zarada, a mi verujemo i bilo koji drugi proces, teći bez kašnjenja i grešaka. A upravo ta stabilnost postaje vaša konkurentska prednost.