26. априла, 2021

Zakon o arhivskoj građi i nova obaveza za privredne subjekte

Narodna skupština Republike Srbije usvojila je 2020. godine Zakon o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti („Zakon“). Primena ovog Zakona je započela 2. februara 2021. godine.

Iako je sa primenom započeto pre nekoliko meseci ovaj Zakon upravo sada privlači najveću pažnju. Razlog je predaje prepisa arhivske knjige za dokumentarni materijal nastao u prethodnoj godini obaveza. Rok za ispunjenje ove obaveze je 30.april 2021. godine.

Ovaj Zakon je zamenio Zakon o kulturnim dobrima iz 1994.godine i Zakon o arhivskoj građi SRJ iz 1998.godine. Kada se radi o značaju i zaštiti arhivske građe i dokumentarnog materijala nisu unete velike novine u ovoj oblasti.  Ipak došlo je do promene mnogobrojnih propisa i pojavio se novi oblik građe, a to je elektronski. Sve to je uticalo da dođe do novog Zakona o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti.

 

Rigorozne novčane kazne

Novim Zakonom su precizirane postojeće obaveze imaoca i stvaraoca arhivske građe i dodate nove. Jedna od značajnijih promena su i znatno rigoroznije novčane kazne. Ovo ima za cilj da podstakne privredne subjekte da ozbiljnije shvate ove obaveze. Zakon propisuje prekršajnu odgovornost sa predviđenim novčanim kaznama u iznosu od 50.000 do 2.000.000 dinara za pravno lice. Odnosno u iznosu od 5.000 do 150.000 dinara za odgovorno lice u pravnom licu.

U skladu sa odredbama Zakona pravna lica su dužna da donesu sledeće akte:

  • Opšti akt o načinu evidentiranja, klasifikovanja, arhiviranja i čuvanja arhivske građe i dokumentarnog materijala (tzv. Pravilnik o kancelarijskom i arhivskom poslovanju). Ovim pravilnikom propisuje se postupak upravljanja dokumentacijom u privrednom subjektu.
  • Listu kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja. Lista je osnov za odabiranje arhivske građe i uništavanje bezvrednog dokumentarnog materijala. Sastavni je deo Opšteg akta o načinu evidentiranja, klasifikovanja, arhiviranja i čuvanja arhivske građe i dokumentarnog materijala i potrebno je da se dobije saglasnost nadležnog Arhiva pre nego što počne da se primenjuje. Takođe, svaka promena se mora prijaviti Arhivu radi dobijanja saglasnosti.
  • Opšti akt o načinu evidentiranja, zaštite i korišćenja elektronskih dokumenata

Neke od najznačajnijih obaveza pravnih lica su:

  • Obaveza obezbeđivanja odgovarajućeg prostora i opreme za smeštaj arhivske građe i dokumentarnog materijala
  • Vođenje arhivske knjige i dostavljanje prepisa arhivske knjige na godišnjem nivou. U Zakonu je predviđeno da se prepis arhivske knjige dostavi najkasnije do 30. aprila tekuće godine za prethodnu godinu.
  • Obaveza da se imenuje odgovorno stručno lice za zaštitu arhivske građe

 

Arhivska knjiga

Arhivska knjiga predstavlja opšti inventarni popis kompletnog dokumentarnog materijala nastalog u radu privrednog subjekta. Sav dokumentarni materijal nastao u radu privrednog subjekta upisuje se u arhivsku knjigu. Ona služi kao opšti inventarni pregled celokupne dokumentacije.

Princip upisa dokumentacije u obrazac arhivske knjige je hronološki. Ona obuhvata popis dokumentacije od godine nastanka stvaraoca i imaoca zaključno sa poslednjom završenom kalendarskom godinom i obuhvata celokupnu dokumentaciju. Može se voditi u formi knjige ili elektronskom obliku.

Prilikom dostavljanja kopije arhivske knjige nadležnom Arhivu, potrebno je da kopija sadrži potpis od strane zaduženog lica. Takođe, mora sadržati popis dokumentacije od godine nastanka pravnog lica, a zaključno sa kalendarskom godinom za koju se dostavlja prepis i mora obuhvatati celokupnu dokumentaciju.  

Napomena: Preduzetnici, udruženja čiji su osnivači isključivo fizička lica i predstavništva stranog privrednog društva ili ogranka nemaju obavezu dostavljanja arhivske knjige.