6. јула, 2019

Odluka o licu odgovornom za izdavanje računa

Nedavno nam se dogodio vrlo interesantan slučaj u praksi.

Kupcu je ispostavljena faktura na kojoj na stoji „račun sastavio Janko Janković “. Kupac je fakturu vratio dobavljaču uz dopis u kom, između ostalog, zahteva:

… faktura bez elektronskog potpisa mora sadržati jasnu identifikaciju odgovornog lica koje je vašim internim aktom definisano kao takvo za izdavanje faktura. Konkretno, oznaka da je neko sastavio dokument ne znači da je i odgovorna osoba za izdavanje faktura. U tom slučaju, molim Vas naznačite jasno na fakturama ko je odgovorno lice za fakturisanje na osnovu vašeg internog akta.

(npr. odgovorno lice Janko Janković (na osnovu odluke direktora br. 04 od 03.01.2019.).

Verovatno se pitate da li je ovakav zahtev kupca osnovan.

 

Identifikaciona oznaka

 

Zahtev kupca nije utemeljen Zakonom.

Zakonom o računovodstvu definisano je šta se smatra računovodstvenom ispravom. Prema članu 9 ovog zakona, računovodstvenom ispravom smatra se računovodstvena isprava koja je potpuna, istinita, računski tačna i prikazuje poslovnu promenu, i čiju verodostojnost odgovorno lice potvrđuje potpisom, odnosno drugom identifikacionom oznakom.

Iz ovoga proizilazi:

  • Zakon i prateći propisi ni jednom svojom odredbom ne traže „jasnu“ identifikaciju odgovornog lica već potpis, odnosno drugu identifikacionu oznaku.
  • Zakon i prateći propisi nalažu da se internim aktom odredi lice koje je odgovorno za zakonitost i ispravnost računovodstvenih isprava, ne i da se ti podaci prezentuju trećim licima (osim Državi na zahtev).
  • Zakon i prateći propisi ne uređuju formu identifikacione oznake.

Isto važi čak i kad je računovostvena isprava u elektronskom obliku.

Podsetimo se, član 7. Zakona o elektronskom dokumentu, elektronskoj identifikaciji, uslugama od poverenja u elektronskom poslovanju propisuje da se elektronskom dokumentu ne može osporiti punovažnost, dokazna snaga, kao ni pisana forma samo zato što je u elektronskom obliku.

Članom 10. stav 1. istog Zakona propisano je da se elektronski dokument koji je izvorno nastao u elektronskom obliku smatra originalom.

Naš stav potvrđuju (osim Zakona) i Mišljenja Minstarstva finansija.

 

Objašnjenje Ministarstva finansija i Ministarstva trgovine, turizma i telekomunikacija, 12.12.2017. godine

 

Celo Objašnjenje možete da pronađete na stranici Ministarstva, a mi vam prenosimo relevantne delove:

 

„Ukoliko se radi o fakturi koja je izvorno nastala u elektronskom obliku, kao i fakturi koja je nastala digitalizacijom (konverzijom dokumenta iz papirnog u elektronski oblik), napominjemo da ista ne mora da sadrži isključivo elektronski potpis već, umesto potpisa, može sadržati identifikacionu oznaku odgovornog lica, odnosno lica ovlašćenog za izdavanje te fakture.

 Pojam „identifikaciona oznaka“ predstavlja svaku oznaku koja jednoznačno određuje, odnosno upućuje na odgovorno lice, odnosno lice koje je ovlašćeno za izdavanje računovodstvene isprave. Dakle, to može biti ime i prezime, potpis, faksimil, elektronski potpis i sl, kao i kombinacija pomenutih ili drugih oznaka.

Napominjemo da su, saglasno članu 7. Zakona, pravna lica i preduzetnici u obavezi da internim aktom urede organizaciju računovodstva i odrede lica koja su odgovorna za zakonitost i ispravnost nastanka poslovnih promena i sastavljanja i kontrole računovodstvenih isprava o poslovnoj promeni.

Samim tim, ukoliko prilikom izdavanja faktura pravno lice ili preduzetnik koristi „identifikacionu oznaku“ umesto potpisa, internim aktom je neophodno bliže urediti ko je odgovorno lice, odnosno lice koje je ovlašćeno za izdavanje tih faktura i šta se smatra „identifikacionom oznakom“.

Imajući u vidu navedeno, a u cilju razjašnjenja nedoumica koje su se pojavile u praksi a odnose se na način na koji se izdaju i knjiže fakture u poslovnim knjigama pravnih lica i preduzetnika, nastale u papirnom ili elektronskom obliku, ukazujemo na sledeće:

  • Zakonom nije propisano da faktura koja je izvorno nastala u papirnom obliku mora sadržati pečat i potpis odgovornog lica, već je dovoljno da ista sadrži „identifikacionu oznaku“ koja upućuje na odgovorno lice, odnosno lice koje je ovlašćeno za izdavanje te fakture a kojom potvrđuje verodostojnost iste u smislu člana 9. Zakona;
  • faktura koja je izvorno nastala u elektronskom obliku, kao i faktura nastala digitalizacijom (konverzijom dokumenta iz papirnog u elektronski oblik npr. skenirana faktura) takođe ne mora biti potpisana (elektronskim) potpisom već je dovoljno da ista sadrži pomenutu „identifikacionu oznaku“;

 

Mišljenje Ministarstva finansija od 19.07.2018.

 

(Kliknite ovde da biste pristupili Mišljenju Ministarstva)

  • „Opis problema: U pitanju je odnos između kupca (podnosioca ovog zahteva) i dobavljača (multinacionalna kompanija) sa sedištem u Srbiji. Kupac dobija od dobavljača dokumetaciju koja nije potpisana na osnovu njihove interne odluke iz 2018. godine u kojoj je navedeno sledeće: Računi/fakture, knjižna odobrenja, knjižna zaduženja, predračuni, avansni računi i kamatni obračuni (dalje: dokumenta), čiji je izgled kreiran i odštampan iz SAP sistema, umesto pečata i potpisa sadržaće broj dokumenta, odnosno SAP referencu dokumenta kao identifikacionu oznaku kojom se kroz SAP sistem potvrđuje verodostojnost isprave i ona upućuje na lice koje je ovlašćeno za izdavanje dokumenta / proces fakturisanja…“;
  • Kupac smatra da navedeni stav dobavljača nije ispravan i ukazuje na sledeće: U konkretnom slučaju kod izdavaoca računa broj računa se smatra identifikacionom oznakom i broj računa upućuje na odgovorno lice za njegovo izdavanje, a da kupac pri tome, kao primalac računa nema uvid u njegov sistem, tj. za primaoca računa je nepoznat podatak o odgovornom/ovlašćenom licu koje ga je izdalo;
  • Pitanje: Da li se račun koji nema potpis dobijen u štampanoj ili elektronskoj formi smatra validnom računovodstvenom ispravom?

Zakonom nije propisano da faktura koja je izvorno nastala u papirnom obliku mora sadržati pečat i potpis odgovornog lica, već je dovoljno da ista sadrži „identifikacionu oznaku“ koja upućuje na odgovorno lice, odnosno lice koje je ovlašćeno za izdavanje te fakture, a kojom potvrđuje verodostojnost iste u smislu člana 9. Zakona.

Faktura koja je izvorno nastala u elektronskom obliku, kao i faktura nastala digitalizacijom (konverzijom dokumenata iz papirnog u elektronski oblik, npr. skenirana faktura) takođe ne mora biti potpisana (elektronskim) potpisom već je dovoljno da ista sadrži pomenutu „identifikacionu oznaku“.

Imajući u vidu navedeno, ovim putem ukazujemo da, račun u papirnom obliku bez pečata i potpisa mora da sadrži identifikacionu oznaku, ali ni Zakon ni Objašnjenje ne uređuju pitanje izgleda identifikacione oznake u samom računu.“

 

 

Zaključak je da ( u slučajevima izdavanja računa bez pečata i potpisa) dovoljno je  da internom odlukom pravni subjekt odredi lice odgovorno/ovlašćeno za izdavanje fakture. Tom istom odlukom treba da definiše izgled identifikacione oznake koja će se koristiti pri izdavanju računa.

Dakle, forma identifikacione oznake nigde nije propisana, već nju uređuje svaki pravni subjekt za sebe, internim aktom.

Primer odluke o odgovornom licu za izdavanje računa možete preuzeti ako kliknete ovde: Primer odluke o licu odgovornom za izdavanje računa