Zakonski propisi Republike Srbije ne uređuju bliže sam pojam službenog putovanja u privatnom sektoru, kao ni njegovo trajanje, niti definišu bliže odredbe u vezi sa naknadom troškova.
Iz tog razloga poslodavcima – privrednim subjektima ostaje da sami (internim aktima, ugovorom o radu) bliže urede sve detalje u vezi sa upućivanjem zaposlenih na službeni put u zemlji.
Zarad sigurnosti (i jednostavnosti) poslodavci u privatnom sektoru mogu da se opredele takođe i za primenu Uredbe o naknadi troškova i otpremnini državnih službenika i nameštenika (dalje u tekstu: Uredba).
U nastavku možete pronaći informacije koje vam mogu pomoći pri opredeljivanju za način regulisanja službenih putovanja u svojoj firmi.
Trajanje službenog putovanja
Kada je reč o službenom putovanju u zemlji, gorenavedenom Uredbom je predviđeno trajanje do 15 dana neprekidno. Ako potrebe službenog posla to zahtevaju ili ako započeti službeni posao iz opravdanih razloga ne može da se prekine, službeno putovanje, uz saglasnost ovlašćenog lica, može da traje i duže od 15 dana, ali najviše 30 dana neprekidno.
Službeni put i rad i boravak na terenu
Prilikom regulisanja službenog puta u zemlji, ako vaše poslovne aktivnosti to zahtevaju, savetujemo da najpre razgraničite šta je službeni put, a šta rad i boravak na terenu.
Pojam terenskog rada, kao ni pojam službenog putovanja, nije detaljnije uređen zakonskim propisima. Stoga je potrebno da opštim aktom, odnosno ugovorom o radu, detaljno utvrdite šta se smatra službenim putovanjem u zemlji, a šta radom i boravkom na terenu.
U te svrhe možete iskoristiti Mišljenje Ministarstva rada, zapošljavanja i socijalne politike, br. 011-00-429/2006-02 od 26.5.2006. godine:
“rad i boravak na terenu podrazumeva rad i boravak zaposlenih van sedišta poslodavca, odnosno njegovog organizacionog dela, koji zahteva neprekidno duže odsustvo zaposlenih van tog sedišta.”
Dakle, za ostvarivanje prava na naknadu troškova smeštaja i ishrane prilikom rada i boravka na terenu moraju biti istovremeno ispunjena oba uslova – da zaposleni radi i boravi na terenu.
Samim tim, ako bi se terenski rad obavljao u mestu prebivališta zaposlenog, odnosno, ukoliko biste kao poslodavac obezbedili zaposlenima koji rade na terenu da se svakog dana vraćaju svojoj kući, u tom slučaju se ne bi se moglo govoriti o radu na terenu kao osnovu za ostvarivanje prava na naknadu troškova.
Nalog za službeni put
Kada zaposlenog upućujete na službeni put, vi ili ovlašćeno lice za taj tip poslova izdajete nalog za službeni put.
Sadržaj naloga za službeni put nije uređena zakonskim propisima, ali bi nalog trebao da sadrži osnovni elemente kao što su:
- Podaci o licu koje se upućuje na službeni put (ime i prezime, JMBG i/ili broj pasoša, radno mesto),
- cilj odnosno svrha putovanja,
- mesto odnosno državu u koju se zaposleni upućuje na službeni put,
- planirani vremenski period u kome će se obaviti službeni put (planirani datum polaska na putovanje i datum povratka s putovanja),
- vrsta prevoznog sredstva kojim se putuje,
- podatke o troškovima službenog putovanja, ko snosi troškove službenog putovanja i način obračuna istih, iznos akontacije, ukoliko se ista isplaćuje).
Troškovi službenog putovanja
Prema odredbama člana 118. stav 1. tačka 2) i tačka 3) Zakona o radu, zaposleni ima pravo na naknadu troškova za vreme provedeno na službenom putu u zemlji i u inostranstvu, u skladu sa opštim aktom i ugovorom o radu.
Navedene zakonske odredbe ne preciziraju na koje troškove zaposleni tačno ima pravo, ali uobičajni troškovi koji nastaju u vezi sa službenim putovanjem su:
- Naknada troškova ishrane i gradskog prevoza u mestu u kojem se vrši službeni posao (dnevnica),
- troškovi smeštaja,
- troškovi prevoza.
Prilikom uređivanja prava zaposlenog na naknadu troškova službenog putovanja treba imati u vidu i odredbe Zakona o porezu na dohodak građana koje uređuju poreski tretman naknada troškova službenih putovanja, najpre zbog optimalizacije troškova.
Isplata akontacije za službeno putovanje
Ukoliko je internim pravilima isplatioca utvrđena mogućnost isplate akontacije u visini procenjenih troškova službenog putovanja, onda možete da isplatite akontaciju na osnovu naloga za službeno putovanje zaposlenom (licu koje se upućuje na službeni put).
Dakle, isplata akontacije za službeni put nije predviđena kao zakonska obaveza isplatioca nego kao mogućnost koju je pri tome potrebno definisati internim aktima koji se odnose na službena putovanja.
Isplata dnevnice
Budući da Zakonom nije preciziran pojam dnevnice za službeno putovanje, u praksi se dnevnica vezuje za naknadu troškova ishrane i gradskog prevoza u mestu u koje je zapsoleni upućen na službeni put.
Kao poslodavac, dnevnicu isplaćujete u visini koju ste odredili opštim aktom odnosno ugovorom o radu. Za službeno putovanje u zemlji visina dnevnice utvrđuje se u dinarskom iznosu, dok se za službeno putovanje u inostranstvo visina dnevnice najčešće određuje ili u evrima ili u valuti zemlje u koju se zaposleni upućuje.
Uobičajeno je da pravo na dnevnicu zaposleni ostvaruje u zavisnosti od trajanja službenog putovanja pa bi opštim aktom trebalo precizirati način obračuna dnevnica.
Dnevnica za službeno putovanje računa se od časa polaska na službeno putovanje do časa povratka sa službenog putovanja. Zaposleni stiče pravo na dnevnicu u punom iznosu ukoliko je na službenom putu proveo između 12 i 24 časa, odnosno na polovinu dnevnice za službeno putovanje koje je trajalo između 8 i 12 časova.
Prema odredbama Uredbe, za službeno putovanje u zemlji koje je trajalo kraće od osam časova zaposleni nema pravo na isplatu dnevnice. Ukoliko u ovom slučaju poslodavac u skladu sa opštim aktom i ugovorom o radu zaposlenom ipak isplaćuje dnevnicu, na celi njen iznos obračunava se porez na zarade.
Ukratko rečeno, u ovom slučaju se ne može primeniti neoporezivi iznos za dnevnicu.
Troškovi smeštaja na službenom putu
Zaposleni ima pravo na naknadu troškova smeštaja na službenom putu ukoliko zbog trajanja službenog puta postoji potreba da prenoći u mestu boravka u koje je upućen na službeni put, odnosno ukoliko mu već nije obezbeđen besplatan smeštaj na službenom putu.
Vi možete internim aktima ograničiti kategoriju smeštaja na službenom putu za koju će zaposleni ostvariti pravo na naknadu troškova. Na primer, možete predvideti da će zaposleni imati pravo na naknadu troškova smeštaja, izuzev za prenoćište i doručak u hotelu prve kategorije (pet zvezdica).
Prema odredbama člana 18. stav 1. tačka 4) Zakona o porezu na dohodak građana, porez na zarade ne plaća se na primanja zaposlenog na dokumentovane naknade troškova smeštaja na službenom putovanju u zemlji i inostranstvu.
Ukoliko zaposleni ne dokumentuje troškove smeštaja na službenom putu, možete da priznate troškove smeštaja ako je to predviđeno opštim aktom, ali biste imali obavezu plaćanja poreza na ukupni iznos naknade.
Troškovi prevoza na službenom putu
Prema odrebi člana 18. stava 1. tačka 5) Zakona o porezu na dohodak građana, porez na zarade ne plaća se na naknade prevoza na službenom putovanju, prema priloženim računima prevoznika u javnom saobraćaju.
Ukoliko ste zaposlenom odobrili taksi prevoz, ukoliko je on opravdan i u skladu sa putnim nalogom, može se smatrati vrstom prevoza u javnom saobraćaju i za nju zaposleni može ostvariti pravo na naknadu troškova prevoza na službenom putovanju.
Pogledajte naš tekst o naknadama troškova prevoza zaposlenima za dolazak i odlazak sa rada.
Kada je, u skladu sa zakonom i drugim propisima, zaposlenom odobreno korišćenje sopstvenog automobila za službeno putovanje ili u druge službene svrhe, neoporezivi iznos po osnovu naknade prevoza predstavlja iznos 30% cene jednog litra benzina (ili nekog drugog goriva) x broj potrošenih litara, a najviše do 6.850 dinara mesečno (pogledajte našu tabelu usklađenih dinarskih neoporezivih iznosa).
Ukoliko zaposlenom isplatite naknadu po osnovu korišćenja sopstvenog automobila za službeno putovanje u iznosu većem od neoporezivog iznosa do 6.850 dinara mesečno, deo iznad propisanog neoporezivog iznosa bio bi predmet oporezivanja porezom na dohodak građana na zaradu.
Naknada za utrošeno gorivo za upotrebu sopstvenog automobila na službenom putu predstavlja trošak poslovanja poslodavca i ne čini deo zarade zaposlenog odnosno u celosti je neoporeziva. Naravno, neophodno je utvrditi i kriterijume za način utvrđivanja naknade u konkretnom slučaju:
- prosečna potrošnja pogonskog goriva za konkretni tip automobila,
- vremenski period u kome se javlja prosečna potrošnja goriva za tip automobila,
- vremenski period u kome se službeno putovanje odvija,
- kao i druge okolnosti koje utiču na visinu potrošnje goriva za službeno putovanje.
Ukoliko zaposleni na službenom putu kao prevozno sredstvo koristi službeni automobil, ima pravo na naknadu dokumentovanih troškova goriva prema priloženim računima ili na osnovu kartice za nabavku goriva. Takođe zaposleni po ovom osnovu ima pravo na naknadu drugih dokumentovanih troškova kao što su putarine ili parking.
Pored pomenutih troškova na službenom putu mogu nastati i drugi troškovi kao na primer:
- reprezentacija,
- troškovi fotokopiranja dokumentacije,
- vanredne popravke,
- kancelarijski materijal i sl.
Ovi troškovi su direktno povezani sa organizacijom službenog puta tako da ne predstavljaju trošak zaposlenog, već trošak vas kao poslodavca. Uslov je da su opravdani, dokumentovani i predviđeni opštim aktom koji se odnosi na naknadu troškova službenog putovanja.
Isplata umanjene dnevnice za službeno putovanje
Isplata umanjene dnevnice za službeno putovanjeInternim aktom u firmi možete utvrditi i slučajeve za koje isplaćujete umanjenu dnevnicu. To može biti, na primer, slučaj kada zaposleni na službenom putu ima obezbeđen jedan od obroka. Tada se iznos dnevnice umanjuje za cenu obezbeđenog obroka (izuzimajući trošak doručka koji je uglavnom već uključen u cenu u hotelskom računu za prenoćište).
Isto tako, ukoliko je vašem zaposlenom obezbeđena besplatna ishrana, može da definišete i da zaposleni ne ostvaruje pravo na dnevnicu. Smatra se da je zaposlenom obezbeđena besplatna ishrana ako se ona ne finansira iz vaših sredstava kao poslodavca nego, na primer, iz sredstava poslovnog partnera kod koga se zaposleni upućuje na službeni put. Ove informacije treba navesti u samom nalogu za službeni put.
Neoporezivi iznos dnevnice za službeni put u zemlji
Odredbama člana 18. Zakona o porezu na dohodak građana propisan je neoporezivi iznos dnevnice za službeni put u zemlji do 2.349 dinara (pogledajte našu tabelu usklađenih dinarskih neoporezivih iznosa).
Da bi se primenjivao neoporezivi iznos dnevnice za službeni put u zemlji, potrebno je utvrditi visinu pripadajuće dnevnice u skladu sa opštim aktom i ugovorom o radu, ali se neoporezivi iznos utvrđuje na način i u skladu sa Uredbom koja predviđa određivanje dnevnice prema trajanju službenog putovanja.
Propisani neoporezivi iznos dnevnice do 2.349 dinara primenjuje se samo kad zaposleni ostvaruje pravo dnevnicu u punom iznosu odnosno srazmerno ostvarenom pravu zaposlenog na naknadu troška prema vremenu provedenom na službenom putovanju ukoliko zaposleni ostvaruje pravo na pola dnevnice.
Obračun troškova službenog putovanja
Po povratku sa službenog putovanja, zaposleni (drugo lice upućeno na službeni put) na putnom nalogu podnosi izveštaj o troškovima službenog putovanja i prilaže dokumentaciju o njima.
Rok za podnošenje konačnog izveštaja treba da utvrdite opštim aktom, a poželjno bi bilo da rok bude na dan povratka odnosno završetka službenog putovanja ili naredni dan, a najkasnije u roku od dva dana.
Ovaj rok bi svakako trebalo da bude kratak, imajući u vidu odredbu člana 10. Zakona o računovodstvu
“lica koja sastavljaju i vrše prijem računovodstvenih isprava, dužna su da računovodstvenu ispravu i drugu dokumentaciju u vezi sa nastalom promenom dostave na knjiženje najkasnije u roku od tri radna dana od dana kada je poslovna promena nastala, odnosno u roku od tri radna dana od datuma prijema.”
To znači da bi zaposleni trebalo da po povratku sa službenog puta, a najkasnije u roku od tri radna dana, dostavi popunjen nalog za službeni put u kome će izvršiti konačan obračun putnih troškova i priložiti odgovarajući dokaz o postojanju i visini troškova (karta za prevoz, račun za prenoćište i doručak, računi za ostale troškove i dr.).
Prekovremeni rad na službenom putu
Često postavljano pitanje u praksi u vezi sa službenim putovanjima i njihovim trajanjem jeste pitanje evidentiranja radnog vremena zaposlenog za vreme trajanja službenog putovanja kao i pitanje prekovremenog rada zaposlenog na službenom putu.
S tim u vezi Ministarstvo za rad, zapošljavanje, boračka i socijalna pitanja dalo je Mišljenje br. 011-00-91/2016-02 od 8.3.2016. godine:
“Zakonom o radu (“Sl. glasnik RS”, br. 24/2005, 61/2005, 54/2009, 32/2013 i 75/2014 – dalje: Zakon), između ostalog, uređuju se radno vreme (čl. 50. i 51), odmor u toku dnevnog rada, dnevni i nedeljni odmor (čl. 64. do 67), preraspodela radnog vremena (čl. 57. do 61) i prekovremeni rad (član 53). Zakonom nije posebno uređeno pitanje radnog vremena zaposlenog za vreme službenog puta, već se shodno primenjuju napred navedene odredbe Zakona, pri čemu se moraju imati u vidu specifičnosti službenog puta.
Zaposlenom na službenom putu po pravilu se računa i evidentira redovno radno vreme (8 časova) ako je službeni put trajao jednako ili duže od redovnog radnog vremena zaposlenog, bez obzira na to koliko je efektivno radio za vreme službenog puta. Izuzetno, zaposlenom koji je na službenom putu efektivno radio duže od punog radnog vremena, takav rad se posebno evidentira i računa kao rad u preraspodeli radnog vremena ili kao prekovremeni rad u zavisnosti od konkretnog slučaja, odnosno od toga da li je vreme provedeno na efektivnom radu dužem od punog radnog vremena unapred planirano ili se radi o iznenadnom i neplaniranom poslu. Ostalo vreme provedeno na službenom putu preko redovnog (punog) radnog vremena, a koje je provedeno u putovanju, odmoru i dr, ne računa se u radno vreme, odnosno prekovremeni rad ili preraspodelu radnog vremena.”
Ako imate nedoumice, slobodno nam se obratite. Ove vesti i edukativne članke pišemo kako bismo vam pomogli da poslujete bezbedno. Pratite nas na društvenim mrežama LinkedIn i Facebook i budite uvek u toku.
