GODIŠNJI POPIS – INVENTURA

S krajem kalendarske i poslovne godine sva trgovačka društva dužna su organizirati i provesti godišnji popis (inventuru) a obveza proizlazi iz Zakona o računovodstvu, Zakona o porezu na dobit i Općeg poreznog zakona.

ORGANIZACIJA GODIŠNJEG POPISA

Direktor donosi odluku o vremenu i osoblju u vezi s popisom. Računovođa je tu samo kao savjetodavna osoba, osoba koja može sudjelovati u pripremnim i u završnim obračunskim aktivnostima u vezi s popisom.

Vrijeme popisa  je kraj poslovne godine, što bliže datumu na koji se sastavljaju financijski izvještaji (u pravilu 31.12.).

Povjerenstvo, odnosno popisivači – osobe koje će voditi popis te povjerenstvo koje će popisivati materijalnu i nematerijalnu imovinu i obveze društva.

Povjerenstvo za popis uobičajeno čine tri osobe – voditelj i dva člana. Pri izboru popisnih povjerenstava treba imati na umu da osobe koje rukuju s materijalnim sredstvima u pojedinom prostoru (skladištu, trgovini) ne popisuju tu imovinu.

Popisne liste treba pripremiti s nazivom i šifrom imovine, ali bez količine. Popisivač će upisati stvarno stanje (količinu) te upisati druga pronađena sredstva, ako nisu na popisnoj listi.

Završno izvješće popisnih povjerenstava odnosno popisivača i donošenje odluka u vezi s manjkovima i viškovima.

 Mali i mikro poduzetnici mogu opisani organizacijski tijek popisa skratiti na one radnje koje rezultiraju izravnim popisom i utvrđivanjem popisnih razlika.  

1. DONOŠENJE ODLUKE O POPISU

Direktor donosi odluku o terminu popisa i osobama koje će to obaviti.

Odlukom o godišnjem popisu definiraju se: predmet i mjesto popisa, dan popisa, članovi popisnih povjerenstava i njihovi zadatci, rokovi za predaju izvještaja o popisu i prijedloge odluka za rješavanje inventurnih razlika te druge pojedinosti vezane za popis (npr. procjena vrijednosti popisane imovine – obveza).

Propisima nije određeno kad se donosi odluka o izvršiteljima popisa u popisnom povjerenstvu te broj osoba koje će to obaviti. Uobičajeno je da u pojedinom povjerenstvu budu dvije ili tri osobe. Racionalnost i konkretne prilike u nekim će slučajevima nalagati da to obavi jedna osoba.

Više osoba koje sudjeluju u popisu smatralo bi se pouzdanijim glede otklanjanja “namještanja” ili skrivanja manjkova. Uprava mora prosuditi postoje li takvi rizici i je li moguće racionirati broj osoba angažiranih u popisu.

Osim toga, treba odrediti da osoblje koje je zaduženo za određenu imovinu ne može istu tu imovinu popisivati. U pravilu je riječ o nespojivim poslovima (sukobu interesa), osim ako je riječ o mikro i malim poduzetnicima kada su popisivači ujedno i članovi društva. Ipak, u većim društvima te osobe (na primjer) mogu popisivati onu imovinu i obveze kojom upravljaju drugi zaposlenici.

2. ZADATCI POPISNOG POVJERENSTVA ODNOSNO POPISIVAČA – zadatak popisnog povjerenstva je i utvrditi kvalitetu odnosno uporabljivost predmeta popisa i tržišne vrijednosti, ako ona znatno odstupa od knjigovodstvene.

3. POPIS POJEDINE VRSTE IMOVINE I OBVEZA

a) Popis dugotrajne nematerijalne imovine – popisom se provjerava vrijednosni iskaz postojanja i daljnjeg priznavanja te vrste imovine u glavnoj knjizi. Na temelju uvida u knjigovodstvena stanja treba provjeriti jesu li ona utemeljena na fakturama, ugovoru ili sporazumima o uporabi i stanju uporabe računalnih programa, patenata, licencija, koncesija, franšiza i slično, popisno povjerenstvo treba provjeriti sljedeće:

• kada je nabavljena – kupljena nematerijalna imovina
• postoji li stanje danog predujma za nabavu ove imovine
• je li obračun amortizacije ispravno obavljen i postoji li još uvijek neamortizirani saldo u odnosu na ugovoreni rok uporabe prava
• jesu li za određenu nematerijalnu imovinu nastupili uvjeti za prestanak njezina priznavanja (npr. istek ugovora za franšizu, autorsko pravo i tome slično)
• postoje li ulaganja u razvoj proizvoda te ako nije realiziran na tržištu, treba ih predložiti za otpis
• postoji li goodwill i koje stanje iskazuje
• ulaganje na tuđoj imovini – treba provjeriti jesu li istekli ugovoreni termini (npr. zakupi)

S obzirom na obilježja nematerijalne imovine, možebitne razlike između popisanog i knjigovodstvenog stanja ne predstavljaju, u pravilu, klasičan manjak ili višak, ali mogu predstavljati skrivene gubitke.

b) Popis dugotrajne materijalne imovine – podrazumijeva utvrđivanje stvarnog stanja zemljišta, građevinskih objekata, opreme, postrojenja, alata, pogonskog i uredskog inventara, pokućstva, vozila i transportnih uređaja, višegodišnjih nasada i osnovnog stada.

c) Popis dugotrajne i kratkotrajne financijske imovine -povjerenstvo za popis financijske imovine treba uvidom u odgovarajuću dokumentaciju (ugovore) provjeriti osnovanost i realnost te imovine. Ako postoje zajmovni plasmani i tražbine koje se ne mogu naplatiti ili se više ne mogu ni utužiti zbog nastupa zastare i dr. okolnosti (prestanak poslovanja dužnika zbog stečaja i sl.), treba predložiti otpis. Udjeli u drugim društvima dio su financijske imovine pa treba provjeriti što sve sadržava iskazana vrijednost te ima li osnove za držanje novca u takvoj imovini? Popis te imovine se, u pravilu, provodi početkom 2019. godine nakon što su evidentirani svi poslovni događaji koji se odnose na godinu koja završava 31. prosinca (npr. zadnjih dana u godini primljen je povrat zajma i tome slično).

d) Popis dugotrajnih i kratkotrajnih potraživanja –  provodi se na temelju uvida u stanje tih potraživanja.

Provjerava se kako su nastala, uvidom u isprave kojima se koristilo prilikom evidentiranja u poslovnim knjigama kao i njihova izvjesnost u naplati te se predlaže vrijednosno usklađenje ili otpis onih potraživanja koja su procijenjena kao neutuživa i nenaplativa, ili zbog nastupa zastare. Prilikom popisivanja potraživanja trebalo bi ih klasificirati prema starosti, tj. dospijeću. Bitno je imati informacije o financijskom stanju dužnika i na temelju toga procijeniti mogućnost naplativosti tražbine.

Neka potraživanja treba uskladiti s dužnikom na temelju izvoda otvorenih stavaka. Time se može prekinuti zastaru, što je vrlo bitno (ako dužnik prizna dug, a usklađenje potpiše zakonski odgovorna osoba). Neke zastarjele tražbine mogu se čak i “vratiti” u izvjesnost naplate ako dužnik pisano potvrdi dugovanje.

e) Popis dugoročnih i kratkoročnih obveza – provodi se u siječnju nakon što su evidentirane sve knjigovodstvene isprave koje se odnose na prethodnu poslovnu godinu. Popis se obavlja uvidom u račune (konta) obveza, a u temeljitom pregledu trebalo bi provjeriti isprave (račune, ugovore) na osnovi kojih su dvojbene obveze nastale. Treba provjeriti jesu li dobro provedena plaćanja obveza (jesu li smanjene).

f) Popis zaliha robe, inventara, materijala, poluproizvoda i gotovih proizvoda – obuhvaća popis zaliha sirovina i materijala, rezervnih dijelova, sitnog inventara, ambalaže, proizvodnje u tijeku, gotovih proizvoda te trgovačke robe i nekretnina za prodaju.

Ako je popisom utvrđeno da je stvarno stanje zaliha manje nego što je iskazano u knjigovodstvenim evidencijama, razlika predstavlja manjak. Za utvrđeni se manjak u skladišnoj evidenciji smanjuje količinsko stanje zaliha, dok se u materijalnom knjigovodstvu smanjuje i stanje i novčana vrijednost. U financijskom knjigovodstvu utvrđeni manjak predstavlja trošak.

Višak će se utvrditi kada je knjigovodstveno stanje manje od stvarnog stanja. To znači da će se u skladišnoj evidenciji zalihe količinski povećati (zadužiti), dok će se u materijalnom knjigovodstvu zalihe zadužiti količinski i vrijednosno. U financijskom knjigovodstvu višak predstavlja prihod.

U pravilu se viškovi s manjkovima ne prebijaju nego se utvrđuje vrijednosni (financijski) višak ili manjak koji se kao takav i knjiži.

Treba odvojiti neuporabljivu robu, oštećenu, zastarjelu, nekurentnu, robu kojoj je istekao rok uporabe i tome slično. Potrebno je izdvojiti tuđu robu koja još nije preuzeta ili je u reklamaciji, a prikazuje se na posebnim popisnim listama.

4. IZVJEŠĆE O OBAVLJENOM GODIŠNJEM POPISU

Nakon što je popis obavljen, povjerenstvo odnosno popisivači trebaju sastaviti Izvješće o obavljenom popisu. Izvješće sadržava popisne liste i opis obavljenog popisa – obračunane razlike i objašnjenja.

Izvješće o obavljenom godišnjem popisu trebalo bi obuhvatiti:

• popisne razlike – viškove i manjkove kod pojedinih roba, odnosno materijala
• prijedlog rješenja za popisne razlike s obzirom na okolnosti nastanka tih razlika
• utvrditi – izračunati koliko se manjka odnosi na prekomjerni rasip, kvar i lom te na škart
• mišljenja o sumnjivim, spornim i zastarjelim potraživanjima
• mišljenja o obvezama kojima je rok plaćanja (dospijeća) prošao, a još nije nastupila zastara
• objašnjenja popisnih razlika koje su nastale kao posljedica moguće pogreške ili zbog zamjene pojedine imovine
• izjave djelatnika koji rukuju materijalnim i novčanim vrijednostima o utvrđenim popisnim razlikama
• druge prijedloge i primjedbe u vezi s popisom (prijedlozi za uklanjanje uočenih nedostataka, odnosno za promjene poslovnih politika prema poslovnim partnerima i tome slično).

Na sličan bi se način sastavilo izvješće povjerenstva za popis zaliha materijala i gotovih proizvoda, odnosno ostale imovine i obveza.

5. KAZNENE ODREDBE

Neizvršenje obveze popisa je lakši porezni prekršaj (čl. 194. st. 1. t. 2.) s novčanom kaznom za poduzetnika od 2.000,00 kn do 200.000,00 kn, a za odgovornu osobu od 2.000,00 kn do 20.000,00 kn.

Čl. 42. st. 1. t. 13. Zakona o računovodstvu propisuje kazne od 10.000,00 kn do 100.000,00 kn za poduzetnika i 5.000,00 kn do 20.000,00 kn za odgovornu osobu.