Prošle godine nam je već jednom, dok su mnoge stvari bile samo pretpostavke, naknada za dolazak i odlazak sa rada bila goruća tema, a u tom tekstu smo pobrojali i relevantna mišljenja Ministarstva koja su nažalost kontradiktorna u nekim stavovima.
Sada, izmenom člana 18. Zakona o porezu na dohodak građana koji je u primeni od 01.01.2020. godine, precizirano je da se ne plaća porez na naknade dokumentovanih troškova prevoza za dolazak i odlazak sa rada.
U tekst ovog člana dodata je reč „dokumentovanih“ da bi se naglasio zahtev da samo postojanje verodostojne računovodstvene isprave omogućava poslodavcima knjiženje i isplatu naknade troškova za dolazak i odlazak sa rada zaposlenima, uz korišćenje pomenutog poreskog oslobođenja.
Saznajte u nastavku teksta kako se dokumentuju naknade i troškovi, kao i koji su to najčešći problemi pri dokumentovanju i kako se rešavaju.
Verodostojna računovodstvena isprava
U procesu bilo kakve kontrole nadležnih organa, bitno je da sebi maksimalno umanjite rizike od negativnih procena i stavova. U ovom slučaju, potrebno je da imate verodostojnu računovodstvenu ispravu.
Da se podsetimo, prema Zakonu o računovodstvu, računovodstvena isprava je
„pisani dokument ili elektronski zapis o nastaloj poslovnoj promeni, koja obuhvata sve podatke potrebne za knjiženje u poslovnim knjigama tako da se iz računovodstvene isprave nedvosmisleno može saznati osnov, vrsta i sadržaj poslovne promene.”
Možda će vas interesovati: 12 najvažnijih izmena u Zakonu o računovodstvu
Da li je novi Zakon o računovodstvu dobar za računovodstvo u Srbiji
Način dokumentovanja nadoknađenih troškova prevoza zaposlenih za dolazak i povratak sa rada treba interno odrediti. Samo dobrim dokumentovanjem i dobrom računovodstvenom ispravom stičete uslov za korišćenje propisanog neoporezivog iznosa koji iznosi do 3.914 dinara mesečno.
Moguća rešenja za dokumentovanje troškova prevoza
Jasno nam da je da mogu postojati nedoumice kako da dokumentujete troškove prevoza. Evo nekoliko ideja kako možete na jedan legalan način da iskoristite poresko oslobođenje:
- Kupovina mesečnih pretplatnih karata direktno od strane poslodavca, u slučajevima kada je to moguće; smatraće se da je poslodavac obavezu dokumentovanja troškova ispunio na osnovu objedinjenog računa na ime poslodavca, uz propratnu specifikaciju po zaposlenima.
- Korišćenje kompanijskih kartica, vaučera, bonova za kupovinu goriva od strane zaposlenih na benzinskim pumpama sa kojima poslodavac ima zaključen ugovor; smatraće se da je poslodavac obavezu dokumentovanja troškova ispunio na osnovu objedinjenog računa na ime poslodavca, uz propratnu specifikaciju po zaposlenima.
- Dokumentovanje nastalih troškova prevoza od strane zaposlenih na osnovu izjave zaposlenog i priloženih pratećih računa u zavisnosti od vrste prevoza i to:
- računa za pretplatne karte u slučaju korišćenja javnog prevoza (mesečne, dnevne, pojedinačne karte)
- računa za gorivo u slučaju korišćenja sopstvenog prevoza
- računa za taksi prevoz u slučaju korišćenja taksi prevoza za dolazak i povratak sa rada.
Možda će vas interesovati: Kako da regulišete službena putovanja u zemlji
Ako ne biste da koristite ova rešenja za dokumentovanje troškova, u svakom slučaju možete da na ukupno isplaćene iznose naknada za prevoz obračuna uplatite porez na zarade po stopi od 10% i time ispunite svoju zakonsku obavezu, što će vam pak povećati troškove poslovanja.
Kako i gde sa dokumentacijom
Nova pravila će doneti najmanje problema firmama sa malim brojem zaposlenih. Dokumentacija neće biti obimna i neće biti potrebno angažovati dodatnog radnika.
Pitanje je kako će se prilagoditi veliki sistemi. Za velike sisteme je svaka dodatna fizička dokumentacija još jedna komplikacija u procesu koja će možda zahtevati novog zaposlenog za samo taj vid poslova.
Postavlja se pitanje da li će njima biti jednostavnije da plate 10% poreza umesto da se bave tolikom dodatnom administracijom i snose rizik od mogućih negativnih rezultata kontrole.
Kako treba da izgleda račun
Račun bi trebalo da glasi na fizičko lice (ukoliko postoji mogućnost da na benzinskoj pumpi izdaju gotovinski račun koji glasi na fizičko lice).
Ukoliko ne postoji mogućnost izdavanja takvog računa, u tom slučaju bilo bi prihvatljivo da fiskalni isečak (trošak goriva) prati izjava fizičkog lica (zaposlenog) kojom potvrđuje da se isečak odnosi na dokumentovanje troškova prevoza za to konkretno lice.
Preuzmite besplatno: Izjava o naknadi za dolazak i odlazak sa rada
Napomena u vezi sa dokumentovanjem
Spornim Mišljenjem Ministarstva finansija od 01.02.2019. godine zvanično nije stavljeno van snage Mišljenje Ministarstva finansija od 07.06.2016. godine kojim se kao verodostojne računovodstvene isprave u svrhu dokumentovanja troškova prevoza smatraju, osim računa, i ugovori o radu, evidencije rada, spiskovi zaposlenih koji sadrže sve podatke neophodne za isplatu.
Shodno tome, možete da se opredelite za dokumentovanje troškova prevoza zasnovano na Mišljenju Ministarstva finansija broj 011-00-00016/2016-04 od 07.06.2016. godine, uz zadržavanje rizika od mogućih negativnih stavova od strane nadležnih poreskih organa u procesu eventualnih kontrola.
Sporna mišljenja i tumačenja čitajte u tekstu: Naknade troškova prevoza zaposlenima za dolazak i odlazak sa rada – Mišljenja, Zakoni i naše tumačenje
Problemi sa kojima zaposleni i firme mogu da se susretnu
Naravno, uvek postoje i neki problemi sa kojima se možete susresti kada je u pitanju primena zakona, iako imate najbolje namere. Potrudili smo se da unapred odgovorimo na neke nedoumice na osnovu pitanja klijenata, a slobodno nam pišite ako se i vi setite nečega.
Ukoliko dvoje ljudi ide istim automobilom na posao
Za ove slučajeve moguće rešenje su dva različita računa za gorivo. Ukoliko sipate samo jednom mesečno, možete platiti pomoću dve kartice I tražiti dva računa. Jednostavno zamolite da vam izdaju dva zasebna računa.
Ukoliko sipate 2x mesečno, jedan račun može da iskoristi jedna osoba a drugi druga. Bitno je samo da iznos računa nije manji od iznosa mesečne naknade za prevoz koju primate.
U krajnjem slučaju, možete iskoristiti bilo čiji račun za gorivo a kome nije neophodan.
Ukoliko na posao zaposleni ide pešaka, biciklom, električnim trotinetom
Svi koji na posao idu peške jer rade nedaleko od svojih domova ili koriste bicikl, električni trotinet… Moraće da se snađu za račun.
Trošak se po pravilu mora dokumentovati bez obzira na to što realno ne postoji (pribavljanjem računa od druge osobe kojoj nije potreban) jer postoji obaveza poslodavca i pravo zaposlenog u skladu sa Zakonom o radu – zaposleni ima pravo na naknadu troškova prevoza ukoliko živi na udaljenosti od posla većoj od jedne autobuske stanice.
Da li mora da se dostavi jedan račun ili je moguće doneti više njih
Više računa zbirno mogu da se prilože uz prateću izjavu u kojoj bi se specificirao ukupan trošak – dokumentovano može biti više ali ne bi trebalo manje od iznosa pripadajuće naknade.
Šta će se desiti ukoliko zaposleni ne dostavi račun
Da bi se koristio neoporezivi iznos, neki dokument mora da postoji.
Vi kao poslodavac uređujete interno šta će smatrati validnim dokumentom. Trenutno su na snazi dva različita Mišljenja Ministarstva finansija što može izazvati konfuziju. Zbog toga nije na odmet da pripremite sve što smatrate da može koristiti.
Dakle, zaposleni ima pravo na naknadu i ako interno uredite dokumentovanje troškova na osnovu priloženih računa. Ako zaposleni ne dostavi račun, možete da platite porez na isplaćenu naknadu ili da obustavite isplatu naknade do dostavljanja računa uz rizik od eventualnih sporova.
Besplatni primeri izjava
Kako bismo vam olakšali primenu zakona i pomogli vam da poslujete legalno, pripremili smo za vas dve izjave za zaposlene koje možete besplatno da preuzmete tako što ćete kliknuti na linkove ispod.
Njih možete da date svojim zaposlenima (ili preuzmete za sebe) i olakšate dokumentovanje.
Izjava o naknadi za dolazak i odlazak sa rada
