Hrvatski, a isto tako i Međunarodni standardi financijskog izvještavanja, zahtijevaju od financijskih izvještaja istinito i pošteno prikazivati položaj i promjene u poslovanju poduzetnika. Kako bi navedeni uvjet bio ispunjen, potrebno je da su sve stavke u izvještajima realno iskazane. To se onda, naravno, odnosi i na iznose potraživanja (ali i obveza). Zbog toga je potrebno najmanje jednom godišnje, a najčešće na kraju poslovne godine, uskladiti salda s kupcima i dobavljačima. To se radi dostavljanjem izvoda otvorenih stavaka.
Kod poduzetnika koji to ne bi napravio, pojavila bi se realna mogućnost da mu je svota potraživanja u bilanci precijenjena jer sadrži iznose potraživanja koja nikad neće biti naplaćena – npr. zastarjela su ili je njegov kupac otišao u stečaj i sl. Poduzetnik mora prema svojoj imovini, a potraživanja jesu imovina, postupati pažnjom dobrog gospodarstvenika. To znači da će, utvrdi li poteškoće u naplati potraživanja, prvo kontaktirati kupce. Ako to ne urodi plodom, poslat će im opomenu, a ako ni to ne uspije, preostaje mu ili da se naplati iz nekih od instrumenata osiguranja plaćanja, poput mjenice (ukoliko ih posjeduje) ili da pokrene postupak prisilne naplate. Poduzetnik će provesti postupak vrijednosnog usklađenja ili (trajnog) otpisa potraživanja ukoliko utvrdi da je bitno smanjena mogućnost njihove naplate. To može biti posljedica financijskih problema kod kupca/dužnika, kao što su teškoće (kašnjenje) s plaćanjem obveza ili odlaska kupca u stečaj ili likvidaciju. Razlika između vrijednosnog usklađenja i otpisa leži u mogućnosti (vjerojatnosti) naplate. Ako i dalje postoji mogućnost da će se potraživanja naplatiti (npr. ovrhom), onda ćemo provesti vrijednosno usklađenje. Ako se utvrdi definitivna nemogućnost naplate, onda se takva potraživanja otpisuju.
Knjigovodstvena je razlika u tome što se vrijednosno usklađenje provodi knjiženjem na odvojenim kontima ispravka vrijednosti, dok se otpis knjiži izravno na kontima potraživanja. U prvom slučaju, potraživanje ostaje vidljivo u brutto vrijednosti bilančne svote potraživanja, ali je korigirano na kontima ispravka vrijednosti. U oba slučaja netto vrijednost potraživanja je ista. U oba slučaja, iznos potraživanja knjižimo na trošak. Ukoliko se naknadno naplati potraživanje koje je ranije bilo vrijednosno usklađeno ili otpisano, to će se knjižiti u prihode. Ako se takvo potraživanje naknadno naplati u istoj poslovnoj godini u kojoj je bio knjižen i prihod od prodaje, dovoljno je samo stornirati vrijednosno usklađenje jer su se svi poslovni događaji dogodili u istoj poslovnoj godini. Ako za neko potraživanje koje smo prethodno vrijednosno uskladili utvrdimo da su nastupile takve okolnosti da se teško može očekivati naplata, provest ćemo otpis takvog potraživanja. Kod vrijednosnih usklađenja i otpisa potraživanja bitno je utvrditi njihov porezni tretman sa stajališta poreza na dobit. Zakon o porezu na dobit kaže da su vrijednosna usklađenja potraživanja od kupaca za isporučena dobra i usluge porezno priznati rashod ako je od dospijeća potraživanja do kraja poreznog razdoblja (31. prosinca) proteklo više od 60 dana, a ona nisu naplaćena do 15. dana prije dana podnošenja porezne prijave.
Naravno, poduzetnik se može odlučiti provesti vrijednosna usklađenja i otpise i ako ona nisu porezno priznata, ali tada za njihov iznos mora povećati osnovicu poreza na dobit u godišnjoj prijavi (u PD obrascu). Ako s potraživanjima koja smo prethodno vrijednosno uskladili kao porezno priznate rashode, nismo dalje postupali s pažnjom dobroga gospodarstvenika, morat ćemo ih uključiti u prihode, odnosno povećati poreznu osnovicu. To će se desiti ukoliko je nastupila zastara, a nisu obavljene sve radnje za osiguranje naplate duga (pokretanje ovrhe, tužbe, nagodba ili prijava u stečajni postupak). Pritom je važno naglasiti da se nagodba priznaje ako je postignuta s dužnikom koji nije povezana osoba s vjerovnikom. U slučaju da troškovi pokretanja utuženja, ovrhe i sličnih postupaka premašuju svotu potraživanja, poduzetniku se troškovi nastali otpisom takvih potraživanja priznaju u cijelosti, ukoliko se ne radi o povezanim osobama. Isto vrijedi i u slučaju da poduzetnik dokaže da je pažnjom dobroga gospodarstvenika pokrenuo određene radnje s ciljem naplate potraživanja od kupca, ali je pritom utvrdio konačnu nemogućnost naplate. Radi se o svojevrsnom izuzetku od pravila postupanja pažnjom dobrog gospodarstvenika, međutim poduzetnik je dužan osigurati evidenciju o radnjama koje je poduzeo sa svrhom naplate, troškovima daljnje naplate i dokaze o nemogućnosti naplate.
Zakon nudi mogućnost porezno priznatih otpisa za zastarjela potraživanja male vrijednosti (do 5.000,00 kn), ukoliko se radi o potraživanjima od nepovezanih osoba. To znači da su otpisi ovih potraživanja porezno priznati iako ona nisu utužena ili prijavljena u stečajnu masu. Pritom se priznaju otpisi u iznosu od najviše 5.000,00 kn po pojedinom dužniku, koji može biti obveznik poreza na dobit ili dohodak po osnovi obavljanja samostalne djelatnosti (dakle, vrijedi za sve obrtnike, ali ne vrijedi za neprofitne organizacije, korisnike državnog proračuna i slično). Svota od 5.000,00 kn godišnje može se otpisati po pojedinom dužniku u slučaju da pojedinačno zastarjelo potraživanje temeljem pojedinačnog računa ne glasi na svotu veću od 5.000,00 kn. Ako su zastarjela potraživanja na temelju više računa koji pojedinačno glase na manju svotu od 5.000,00 kn po pojedinom dužniku, porezno se priznaje otpis ukupno do 5.000,00 kn.
Kad je riječ o potraživanjima od građana, također postoji mogućnost otpisa „male vrijednosti“, za koje nije potrebno poduzeti nikakve radnje za naplatu potraživanja. Pritom se mora raditi o nepovezanim fizičkim osobama. Kod kupaca građana radi se o zastarjelim potraživanjima u iznosu do 200,00 kn, ako ukupno utvrđeno potraživanje po pojedinoj osobi na zadnji dan poreznog razdoblja ne prelazi tu svotu. Riječ je o otpisima zastarjelih potraživanja od građana čiji ukupni dug na zadnji dan poreznog razdoblja nije iznosio više od 200,00 kn. Navedeno se ne odnosi na fizičke osobe obrtnike. Kako bi računovodstvo poduzetnika moglo provesti otpis obveze, uprava društva mora o tome donijeti odluku.
