Putni nalog temelj je za pravilno evidentiranje službenog puta, obračun dnevnica i refundaciju troškova zaposleniku. U članku donosimo pregled ključnih pravila:
- što putni nalog mora sadržavati,
- koji se troškovi priznaju,
- kako se obračunavaju dnevnice te
- na što treba paziti kod korištenja privatnog automobila u službene svrhe.
Pravilna evidencija troškova službenog puta važna je za svakog poslodavca. Putni nalog nije samo administrativni dokument, već temelj za obračun dnevnica, refundaciju troškova i dokazivanje poslovne svrhe putovanja.
U praksi upravo detalji često stvaraju najviše pitanja: koji se troškovi priznaju, kada se dnevnica umanjuje, što vrijedi za inozemna putovanja i kako pravilno evidentirati korištenje privatnog automobila u službene svrhe.
Za tvrtke koje žele imati urednu dokumentaciju, pravilno obračunate naknade i sigurniju internu evidenciju, kvalitetno vođenje putnih naloga važan je dio šireg procesa obračuna plaća i drugih isplata zaposlenicima.
Što je službeni put?
Službenim putovanjem smatra se odlazak zaposlenika iz mjesta rada ili uobičajenog boravišta u drugo mjesto radi obavljanja poslovnih zadataka povezanih s djelatnošću poslodavca.
Da bi se troškovi službenog puta mogli pravilno obračunati, putovanje mora biti odobreno i evidentirano putem putnog naloga. Prema tumačenju Porezne uprave, dnevnice se odnose na službeno putovanje u drugo mjesto, osim mjesta prebivališta ili uobičajenog boravišta radnika, udaljeno najmanje 30 kilometara. Izvor: Porezna uprava.
Zašto je putni nalog važan?
Putni nalog potvrđuje da je zaposlenik upućen na službeno putovanje i omogućuje praćenje svih povezanih troškova.
Troškovi službenog puta priznaju se na temelju urednog i vjerodostojnog putnog naloga te priloženih dokumenata kojima se dokazuju izdaci. U praksi to znači da uz putni nalog treba priložiti sve relevantne račune, karte, potvrde o plaćanju i drugu dokumentaciju povezanu sa službenim putovanjem.
Uredna dokumentacija važna je i za računovodstvenu obradu poslovnih troškova, jer omogućuje jasnu povezanost između poslovne svrhe puta, nastalih izdataka i obračuna prema zaposleniku.
Koji se troškovi službenog puta mogu priznati?
Troškovi službenog puta priznaju se ako su povezani s poslovnom svrhom putovanja, pravilno dokumentirani i odobreni u skladu s internim pravilima poslodavca.
Najčešći priznati troškovi uključuju:
- troškove prijevoza,
- troškove smještaja,
- cestarine, mostarine i parkiranje,
- karte za javni prijevoz,
- troškove goriva, ako su povezani s odobrenim putovanjem,
- troškove najma dvorana ili opreme za sastanke,
- troškove telefona i poštanskih usluga,
- druge troškove izravno povezane sa službenim putovanjem.
Ako je riječ o inozemnom službenom putovanju, potrebno je priložiti i podatke o primijenjenom tečaju strane valute. Sva dokumentacija mora biti usklađena s podacima navedenima u putnom nalogu kako bi obračun bio valjan.
Troškovi reprezentacije na službenom putu
Na službenom putu mogu nastati i troškovi reprezentacije, primjerice poslovni ručak, večera, domjenak ili sastanak s klijentima.
Takvi troškovi mogu se priznati ako su opravdani poslovnom svrhom, pravilno dokumentirani i usklađeni s internim pravilima poslodavca te važećim poreznim propisima.
Ako je zaposleniku na službenom putu osiguran ručak ili večera, dnevnica se umanjuje:
- za 30 % ako je osiguran jedan obrok,
- za 60 % ako su osigurana dva obroka.
Doručak uključen u cijenu smještaja u pravilu ne utječe na iznos dnevnice jer se kod umanjenja dnevnice uzimaju u obzir ručak i/ili večera. Pravilnik o porezu na dohodak navodi da se dnevnica umanjuje za 30 % ako je osiguran jedan obrok, odnosno za 60 % ako su osigurana dva obroka. Izvor: Narodne novine.
Za dodatna pitanja o poreznom tretmanu troškova, korisno je uključiti i stručnu podršku u području poreznog savjetovanja.
Taksi prijevoz na službenom putu
Trošak taksi prijevoza može se priznati kao poseban trošak ako se odnosi na prijevoz od zračne luke do odredišta službenog putovanja i obrnuto.
Ostali troškovi taksi prijevoza unutar mjesta u koje je zaposlenik upućen na službeni put u pravilu se podmiruju iz dnevnice, osim ako internim pravilima poslodavca nije drukčije uređeno.
Korištenje privatnog automobila u službene svrhe
Ako zaposlenik za službeni put koristi privatni automobil, poslodavac mu može neoporezivo isplatiti naknadu do 0,50 € po prijeđenom kilometru. Taj iznos uključuje troškove povezane s vozilom, kao što su gorivo, amortizacija, osiguranje i održavanje. Aktualne izmjene Pravilnika o porezu na dohodak potvrđuju neoporezivu naknadu za korištenje privatnog automobila u službene svrhe do 0,50 € po prijeđenom kilometru. Izvor: Narodne novine.
Zbog toga se po istoj osnovi ne priznaju dodatne naknade za troškove vozila. Međutim, cestarine, mostarine i drugi putni troškovi mogu se refundirati zasebno, na temelju vjerodostojnih računa.
Kod korištenja privatnog automobila na putnom nalogu potrebno je navesti:
- marku vozila,
- registarsku oznaku vozila,
- početno stanje kilometraže,
- završno stanje kilometraže,
- ukupan broj prijeđenih kilometara.
Dnevnice za službeni put u tuzemstvu
Dnevnica služi za pokriće troškova prehrane, pića i prijevoza u mjestu u koje je zaposlenik upućen na službeni put.
Za službeni put u tuzemstvu neoporezivi iznosi dnevnica ovise o trajanju putovanja:
- do 30,00 € za putovanja dulja od 12 sati,
- do 15,00 € za putovanja koja traju više od 8 sati, a manje od 12 sati,
- za putovanja kraća od 8 sati zaposlenik nema pravo na dnevnicu.
Pravilnik o porezu na dohodak navodi neoporezive iznose dnevnica za službeno putovanje u tuzemstvu do 30,00 € za putovanja dulja od 12 sati i do 15,00 € za putovanja dulja od 8, a kraća od 12 sati. Izvor: Narodne novine.
Dnevnice za službeni put u inozemstvu
Kod službenog puta u inozemstvo dnevnica se obračunava prema trajanju putovanja i iznosu propisanom za pojedinu državu.
Za putovanja u inozemstvo primjenjuju se sljedeća pravila:
- za putovanja dulja od 12 sati priznaje se puni iznos dnevnice za pojedinu državu,
- za putovanja u trajanju od 8 do 12 sati priznaje se 50 % iznosa dnevnice,
- iznos dnevnice određuje se prema važećim propisima za službena putovanja u inozemstvo.
Kod putovanja zrakoplovom dnevnica se obračunava od dva sata prije predviđenog polijetanja iz posljednje zračne luke u Republici Hrvatskoj do trenutka povratka, odnosno slijetanja u prvu zračnu luku u Republici Hrvatskoj.
Kod putovanja brodom dnevnica se obračunava od trenutka polaska iz luke u Republici Hrvatskoj do povratka broda u prvo pristanište u Republici Hrvatskoj.
Putni nalog i njegovi obavezni elementi
Putni nalog potrebno je otvoriti prije početka službenog puta. Da bi bio potpun, treba sadržavati ključne podatke o putovanju, zaposleniku, poslodavcu i obračunu troškova.
Putni nalog treba sadržavati:
- datum izdavanja,
- ime i prezime osobe koja se upućuje na službeni put,
- mjesto i svrhu putovanja,
- vrijeme trajanja putovanja,
- vrijeme kretanja i povratka,
- podatke o prijevoznom sredstvu,
- kod osobnog automobila: marku, registarsku oznaku te početno i završno stanje kilometraže,
- potpis ovlaštene osobe,
- obračun i likvidaciju troškova,
- izvješće s puta,
- pripadajuće račune i drugu dokumentaciju.
Dodatni podaci povezani s obračunom primitaka
Od 1. listopada 2023. poslodavci su morali uskladiti obračunske isprave s Pravilnikom o sadržaju obračuna plaće, naknade plaće, otpremnine i naknade za neiskorišteni godišnji odmor. Pravilnik propisuje sadržaj obračuna isplaćene plaće, naknade plaće i primitaka na temelju radnog odnosa. Izvor: Narodne novine.
U praksi je zato važno da dokumentacija o nadoknadi troškova službenog puta bude jasna, potpuna i povezana s obračunom isplate.
Kod isplate naknade troškova službenog puta preporučuje se navesti i:
- podatke o poslodavcu,
- podatke o radniku,
- razdoblje za koje se primitak isplaćuje,
- datum isplate,
- vrstu i iznos nadoknađenog troška,
- napomenu da putni nalog s prilozima predstavlja obračun nadoknade troškova službenog puta, ako se koristi takav interni model dokumentacije.
Povezane teme koje vam mogu biti korisne
Ako se u poslovanju često susrećete sa službenim putovanjima, dnevnicama i nadoknadama troškova zaposlenicima, korisno je povezati ovu temu s drugim područjima računovodstva, obračuna plaća i poreznog savjetovanja.
Preporučujemo i sljedeće povezane sadržaje:
- Obračun plaća i kadrovske usluge za tvrtke — jer su dnevnice, putni troškovi i druge naknade zaposlenicima dio šireg procesa obračuna primitaka.
- Računovodstvo za tvrtke — jer se troškovi službenog puta moraju pravilno evidentirati u poslovnim knjigama.
- Porezno savjetovanje — za tumačenje neoporezivih primitaka, priznavanje troškova i porezni tretman isplata.
- Novosti iz obračuna plaća — za praćenje povezanih tema iz područja plaća, naknada i radnih odnosa.
- Porezne novosti i savjetovanje — za aktualnosti vezane uz porezne propise i poslovanje.
Zaključak
Uredno vođenje putnih naloga ključno je za točan obračun troškova službenog puta, dnevnica i naknada zaposlenicima.
Dobro pripremljen putni nalog smanjuje rizik od pogrešaka, olakšava računovodstvenu obradu i osigurava usklađenost s važećim propisima. Zato je važno da svaki službeni put bude pravovremeno odobren, pravilno dokumentiran i obračunat na temelju vjerodostojnih priloga.
Ako želite biti sigurni da su vaši putni nalozi, dnevnice i nadoknade troškova pravilno evidentirani i obračunani, pošaljite nam upit.
Naš tim vam može pomoći u organizaciji računovodstvenih i obračunskih procesa.
Česta pitanja o putnim nalozima i dnevnicama
Kada je potrebno otvoriti putni nalog?
Putni nalog potrebno je otvoriti prije početka službenog puta. Na taj način poslodavac formalno odobrava putovanje, definira njegovu svrhu, trajanje, odredište i način prijevoza. Putni nalog je osnova za kasniji obračun dnevnica i refundaciju troškova.
Ima li zaposlenik pravo na dnevnicu za put kraći od 8 sati?
Ne. Za službeni put u tuzemstvu koji traje manje od 8 sati zaposlenik nema pravo na dnevnicu. Za putovanje koje traje više od 8, a manje od 12 sati može se isplatiti pola dnevnice, dok se za putovanje dulje od 12 sati može isplatiti puna dnevnica.
Mora li se dnevnica umanjiti ako je zaposleniku osiguran obrok?
Da. Ako je zaposleniku na službenom putu osiguran jedan obrok, primjerice ručak ili večera, dnevnica se umanjuje za 30 %. Ako su osigurana dva obroka, dnevnica se umanjuje za 60 %. Doručak uključen u smještaj u pravilu ne utječe na umanjenje dnevnice.
Može li se korištenje privatnog automobila isplatiti neoporezivo?
Da. Ako zaposlenik koristi privatni automobil u službene svrhe, poslodavac mu može neoporezivo isplatiti naknadu do 0,50 € po prijeđenom kilometru. Na putnom nalogu potrebno je navesti podatke o vozilu, registarsku oznaku te početno i završno stanje kilometraže.
Što ako putni nalog nema priložene račune?
Ako putni nalog nema priloženu odgovarajuću dokumentaciju, troškovi se mogu dovesti u pitanje prilikom računovodstvene ili porezne provjere. Zato je važno priložiti sve račune, karte, potvrde o plaćanju i druge dokaze koji potvrđuju da su troškovi nastali u poslovne svrhe.
