Za mnoge poduzetnike početak poslovanja ili širenje djelatnosti u inozemstvo logičan je sljedeći korak i uzbudljivo iskustvo. Međutim, ono donosi brojne izazove, među kojima je jedan od najčešćih otvaranje poslovnog bankovnog računa u inozemstvu.
Postupak koji bi trebao biti završen u roku od tjedan ili dva u praksi se često pretvara u više tjedana ili mjeseci ispunjenih pitanjima, dopunama, a ponekad i odbijanjima bez jasnog objašnjenja, iako društvo posluje potpuno zakonito.
Kod stranih društava to često dovodi do višekratnog dopunjavanja dokumentacije, produljenja postupka za više tjedana te osjećaja da se postupak vrti ukrug.
U nastavku su predstavljeni najčešći izazovi s kojima se gospodarski subjekti susreću pri otvaranjuposlovnog bankovnog računa u inozemstvu, kao i praktične smjernice kako ih mogu unaprijed izbjeći.
Najčešći izazovi pri otvaranju računa u inozemstvu
- Administracija i dokumentacija
- AML/KYC zahtjevi i različite politike banaka
- Lokalna nadležnost i prisutnost
- Troškovi postupka
Administracija i dokumentacija
Otvaranje poslovnog računa u inozemstvu zahtijeva od društva dostavu opsežne dokumentacije:
- od izvatka iz sudskog ili poslovnog registra i statuta društva do podataka o stvarnim vlasnicima,
- poreznog broja,
- poslovne adrese te
- opisa poslovnog modela.
Zahtjevi se razlikuju ovisno o pojedinoj državi i banci, pri čemu dostavljeni dokumenti često moraju biti službeno prevedeni (sudski ovjeren prijevod koji izrađuje ovlašteni sudski tumač) i javnobilježnički ovjereni. Određene države zahtijevaju i dodatnu ovjeru isprave na kojoj je potpis javnobilježnički ovjeren (tzv. apostille).
Najčešći razlog za odbijanje upravo je nepotpuna ili nepravilna dokumentacija. Banka može naknadno od društva zatražiti pribavljanje i dostavu dodatnih dokumenata, primjerice:
- ugovora s ključnim klijentima,
- detaljnijeg opisa poslovnog modela ili izvora prihoda,
- ili pak jednostavno odbiti zahtjev.
Tipičan primjer je potvrda o stvarnim vlasnicima (UBO), koja kod većine banaka ne smije biti starija od tri mjeseca.
Ako društvo dostavi stariji izvadak, to može biti razlog za novi krug dopuna i produljenje postupka, a u najgorem slučaju i za odbijanje zahtjeva, ako banka procijeni da je rizik zbog neodgovarajuće dokumentacije previsok u okviru svojih obveza prema AML/KYC pravilima.
Neodgovarajuće i nedovoljno pripremljena dokumentacija društvu uzrokuje vremenska kašnjenja te dodatne troškove prijevoda i administrativnih postupaka. Dio tih poteškoća moguće je ublažiti pravodobnim planiranjem pripreme dokumentacije i uključivanjem savjetnika koji poznaje zakonske zahtjeve i specifične kriterije pojedine banke te društvu pomaže pripremiti jasan i usklađen paket dokumenata. Na taj se način smanjuje broj dopuna, skraćuje trajanje postupka, a društvo se može brže posvetiti stvarnom poslovanju.
AML/KYC zahtjevi i različite politike banaka
U okviru postupka otvaranja poslovnog bankovnog računa banka provodi dubinsku provjeru društva, odnosno svoje potencijalne stranke, u skladu s pravilima sprječavanja pranja novca i financiranja terorizma (AML).
Pritom banka mora poštovati pravila EU-a i nacionalnog zakonodavstva koja se odnose na provjeru stranke (KYC), što uključuje provjeru vlasničke strukture, poslovnog modela i izvora sredstava društva.
Kod nerezidenata i stranaka s višim rizikom od pranja novca i financiranja terorizma banke u pravilu zahtijevaju više dokumentacije i provode strožu provjeru stranke. Riječ je o iznimno važnoj fazi postupka u kojoj banke provjeravaju sve okolnosti bitne za procjenu rizika stranke.
Najveći problem predstavljaju složene vlasničke strukture s više razina vlasništva, holding društvima i društvima kćerima u različitim državama, koje bankama otežavaju identifikaciju krajnjih stvarnih vlasnika – fizičkih osoba. Dodatni rizik predstavljaju i društva u vlasničkoj strukturi registrirana u tzv. offshore jurisdikcijama odnosno državama s povoljnim poreznim režimima.
U kontekstu sprječavanja pranja novca takve strukture znače povećan rizik, pa banke zahtijevaju dodatna pojašnjenja i spremnost na dostavu dokaza. U krajnjem slučaju zahtjev odbijaju. Banke imaju pravo odbiti stranku koju procjenjuju kao previše rizičnu, ako se odluka temelji na usklađenosti s propisima.
Društvo može izbjeći takve komplikacije tako da pravodobno i transparentno predstavi vlasničku strukturu, novčane tokove i prirodu svog poslovanja. Može pripremiti izjave o zakonitosti poslovanja, reference drugih banaka s kojima posluje te, prema potrebi, osigurati lokalne poslovne kontakte.
Iako su sve banke obvezane jedinstvenim AML/KYC standardima EU-a, njihovi se praktični zahtjevi pri poslovanju sa stranim društvima mogu znatno razlikovati. Bez poznavanja internih pravila pojedinih banaka društvo teško može procijeniti gdje uopće ima realne mogućnosti za otvaranje računa.
Zato je iznimno važno da društvo u procesu odabira banke, bilo interno bilo uz stručnu podršku, napravi analizu i usporedbu zahtjeva više banaka te odabere onu koja ima iskustva s međunarodnim klijentima ili specijalizirane odjele za strana društva.
Lokalna nadležnost i prisutnost
Društva koja su registrirana u inozemstvu ili nemaju stvarnu poslovnu prisutnost u državi u kojoj podnose zahtjev za otvaranje poslovnog bankovnog računa često nailaze na dodatne poteškoće.
To vrijedi i za:
- međunarodna poduzeća koja ulaze na novo tržište i za
- društva bez fizičke prisutnosti u toj državi.
Banke takve stranke smatraju rizičnijima zbog nedostatka odnosno ograničene ekonomske prisutnosti, mogućih rizika nepoštivanja lokalnih propisa i neizvjesne dugoročne gospodarske povezanosti.
Društvo može izbjeći komplikacije tako da uspostavi barem minimalnu lokalnu prisutnost kroz:
- uređenje poslovne adrese,
- najam poslovnog prostora,
- uspostavu lokalnog partnerstva ili osnivanje podružnice.
Takva prisutnost u pravilu smanjuje percipirani rizik u procjeni stranke.
Koji je oblik lokalne prisutnosti najprimjereniji, ovisi o konkretnom poslovnom modelu, djelatnosti i planiranom ulasku na tržište. Stoga je stoga je preporučljivo u odluku uključiti lokalnog stručnjaka iz tog područja.
Troškovi postupka
Postupak otvaranja bankovnog računa u inozemstvu dugotrajan je i zahtjevan. On može uključivati brojne dopune, usklađivanja, osobne posjete poslovnicama banaka i slično, što društvu oduzima vrijeme i novčana sredstva.
Nisu zanemarivi ni razmjerno visoki početni troškovi, koji među ostalim mogu uključivati troškove:
- vođenja računa,
- platnog prometa,
- usluga savjetnika
- prijevoda
- i ovjere tražene dokumentacije.
Kako bi troškovni i vremenski aspekt postupka bili što više ograničeni, smisleno je s pripremama započeti dovoljno rano. Omogućiti zastupanje na temelju punomoći te, gdje je to moguće, iskoristiti digitalne načine komunikacije s bankom.
Osim toga, potrebna je usporedba tarifa i paketa usluga različitih banaka.
Moguće i eventualno pregovaranje o uvjetima poslovanja te razmatranje alternativnih bankarskih odnosno fintech rješenja, koja mogu pridonijeti:
- nižim početnim troškovima i
- dugoročnoj optimizaciji bankarskih troškova.
Cjelovito rješenje za izazove pri otvaranju računa u inozemstvu
Odabir odgovarajućeg bankarskog partnera te učinkovita provedba postupka ključni su za neometano poslovanje društva.
Uz razumijevanje posebnih zahtjeva države u kojoj društvo želi poslovati, temeljitu pripremu dokumentacije i uključivanje lokalnog savjetnika, te je izazove moguće učinkovito prevladati.
UNIJA ETL Consulting društvima pruža cjelovitu stručnu podršku od odabira:
- odgovarajuće banke
- pripreme potpune dokumentacije
- do vođenja cijelog postupka otvaranja bankovnog računa u inozemstvu.
Naš je cilj pojednostavniti proces, smanjiti kašnjenja i osigurati uspješno otvaranje računa kako bi se društva mogla usredotočiti na svoje poslovanje
Koje dokumente društvo mora dostaviti za otvaranje poslovnog bankovnog računa u inozemstvu?
Za otvaranje bankovnog računa u inozemstvu potrebno je dostaviti najmanje izvadak iz poslovnog registra, statut društva, podatke o stvarnim vlasnicima, porezni broj, poslovnu adresu te opis poslovnog modela. Poželjno je priložiti i potvrdu o stvarnim vlasnicima (UBO), koja ne smije biti starija od tri mjeseca, kao i ugovore s ključnim klijentima. Prije početka postupka provjerite morate li odabranoj banci dokumente dostaviti prevedene i javnobilježnički ovjerene kako biste izbjegli nepotrebna kašnjenja.
Kako se društvo može unaprijed odgovarajuće pripremiti za ispunjavanje AML/KYC zahtjeva pri otvaranju bankovnog računa u inozemstvu?
Uz gore navedene dokumente koje je potrebno dostaviti u postupku, treba obratiti pozornost i na transparentnost vlasničke strukture. Posebno društva sa složenim vlasničkim strukturama, koja djeluju na više razina (holdinzi, društva kćeri u više država i sl.), moraju osigurati da bankama bude omogućena identifikacija krajnje fizičke osobe kao stvarnog vlasnika. Od ključne je važnosti da iz dostavljene dokumentacije bude vidljiva stvarna gospodarska povezanost odnosno jasna ekonomska supstanca s državom u kojoj želite otvoriti poslovni bankovni račun, a to treba biti razvidno i iz opisa poslovnog modela.
Mora li društvo imati stvarnu poslovnu prisutnost u državi u kojoj želi otvoriti poslovni račun?
Stvarna poslovna prisutnost u obliku poslovnih prostora i zaposlenih nije obvezna za otvaranje poslovnog bankovnog računa. Međutim, radi lakšeg tijeka postupka poželjan je određeni oblik lokalne prisutnosti (registrirana poslovna adresa, najam poslovnog prostora, osnivanje podružnice, poslovne jedinice, poslovni partner i sl.). Najprimjereniji oblik lokalne prisutnosti ovisi o poslovnom modelu, djelatnosti i načinu ulaska na tržište koje društvo planira.
Koje su posljedice neodgovarajuće pripreme za postupak otvaranja bankovnog računa?
Posljedice neodgovarajuće pripreme za postupak prije svega su troškovne i vremenske prirode. Neodgovarajuće odabrana banka, dodatne dopune ili, u najgorem slučaju, odbijanje od strane banke zbog previsoke procjene rizika u skladu s AML/KYC standardima EU-a, unatoč zakonitom poslovanju društva, zahtijevaju vrijeme i novac. Uključivanjem savjetnika moguće je u velikoj mjeri izbjeći vremenska kašnjenja te istodobno osigurati uspješno otvaranje računa i neometano poslovanje društva.
Kako smanjiti troškove postupka otvaranja bankovnog računa u inozemstvu?
Savjetujemo vam da se povežete s lokalnim ili regionalnim savjetnikom koji poznaje postupke i zahtjeve različitih banaka te često već ima uspostavljene kontakte u banci. Radi optimizacije troškova preporučujemo da najprije provedete temeljitu analizu tarifa i paketa usluga različitih banaka koje imaju iskustva s međunarodnim klijentima ili specijalizirane odjele za strana društva. Također, razmotrite alternativna bankarska rješenja koja mogu pridonijeti nižim početnim troškovima, ako je to u skladu s planiranim poslovanjem.
Za dodatna pitanja slobodno se obratite na info.zg@unija.com.
