Što je poslovna dokumentacija
Dokumente koristimo kao dokaz o nastalom poslovnom događaju, te su temelj za knjiženje u poslovnim knjigama i osnova za evidentiranja u poreznim knjigama. Bez dokumentacije ne bi bila moguća niti naknadna provjera istinitosti poslovnih događaja, te njihov porezni učinak. Upravo iz toga razloga svaki porezni obveznik dužan je čuvati poslovnu dokumentaciju koja se ostvari tijekom poslovanja u rokovima propisanim računovodstvenim, poreznim, carinskim, deviznim, i dr. propisima pa se tu često i postavlja pitanje koji su rokovi čuvanja pojedine poslovne dokumentacije.
Za pojedinu dokumentaciju različitim propisima propisani su različiti rokovi čuvanja. Ukoliko imamo takav slučaj dokumentaciju treba čuvati u najduže propisanom roku. Za dokumentaciju čiji rok čuvanja nije propisan zakonskom regulativom poduzetnik treba rok čuvanja utvrditi sam internim aktom.
Rokovi za čuvanje
Za utvrđivanja rokova čuvanja porezne i računovodstvene dokumentacije kod poduzetnika možemo reći da su najznačajniji propisi:
- Zakon o računovodstvu
- Opći porezni zakon
- Pravilnik o računovodstvu
Rokovi čuvanja knjigovodstvenih isprava:
- isprave na temelju kojih su podaci uneseni u dnevnik i glavnu knjigu te pomoćne knjige čuvaju se najmanje 11 godina,
- isplatne liste, analitička evidencija o plaćama za koje se plaćaju obvezni doprinosi čuvaju se trajno.
Rok za čuvanje knjigovodstvenih isprava počinje teći zadnjeg dana poslovne godine na koju se odnose poslovne knjige u koje su isprave unesene.
Poslovne knjige (dnevnik i glavna knjiga, te pomoćne knjige) čuvaju se najmanje 11 godina.
Rok čuvanja poslovnih knjiga počinje teći zadnjeg dana poslovne godine na koju se iste odnose.
Financijski izvještaji, godišnje izvješće i revizorsko izvješće (ako je poduzetnik obveznik revizije) čuvaju se trajno u izvorniku.
Bitno je također znati da je za nepoštivanje rokova čuvanja knjigovodstvenih isprava, poslovnih knjiga i financijskih izvještaja propisana kazna do 13.270,00 eura za poduzetnika pravnu ili fizičku osobu.
Porezni obveznik se može odlučiti na čuvanje dokumentacije izvan granica Republike Hrvatske. Ovo pravilo vrijedi samo ako je država u kojoj želi čuvati dokumentaciju članica Europske unije. Bez obzira gdje porezni obveznik dokumentaciju čuva, u svakom trenu je odgovoran za nju, te ju je dužan u svakom trenutku omogućiti tijelima nadležnima za nadzor, na njihov zahtjev.
Poduzetnik poslovnu dokumentaciju može čuvati i u elektroničkom obliku. Poduzetnik koji poslovne knjige pohranjuje pomoću elektroničkih uređaja kojima se jamči online pristup podatcima mora na zahtjev omogućiti tijelu koje obavlja nadzor pravo pristupa, preuzimanja i korištenja tih poslovnih knjiga.
Nakon što istekne rok za čuvanje dokumentacije, porezni obveznici ne smiju svojevoljno dokumentaciju uništiti, a sve je definirano Zakonom o arhivskom gradivu i arhivama pa je to potrebno uzeti u obzir prije nego se odlučite na uništavanje dokumentacije i proučiti spomenuti Zakon.
Po isteku roka za čuvanje dokumentacije porezni obveznik mora nadležnom arhivu podnijeti na odobrenje prijedlog za uništavanje određene dokumentacije. Taj prijedlog mora sadržavati popis o vrsti, količini i vremenu nastanka gradiva te o osnovi za izlučivanje (propisane rokove čuvanja). Nakon što porezni obveznik dobije službeno odobrenje, tek tada se dokumentacija smije uništiti. Također, veoma je bitno poduzeti mjere zaštite tajnosti podataka prilikom uništavanja, kao i mjere zaštite okoliša. Postoji još jedan trenutak koji je potrebno istaknuti a to je nakon što društvo prestane poslovati likvidacijom društva, ili skraćenim postupkom, poslovne knjige i dokumentacija društva za koju nisu istekli rokovi čuvanja (i ona koja se čuva trajno), predaje se na čuvanje Hrvatskoj gospodarskoj komori. Za pohranu i čuvanje poslovnih knjiga i dokumentacije društva plaća se naknada na teret društva prije njegova brisanja koja je utvrđena Pravilnikom o iznosu naknade za pohranu i čuvanje poslovnih knjiga i dokumentacije društva nakon njegovog brisanja iz sudskog registra.
