Pravilnik o sadržaju i načinu vođenja evidencija o radnicima

Pravilnik o sadržaju i načinu vođenja evidencija o radnicima (dalje: Pravilnik) koji stupa na snagu 01. listopada 2024., već je objavljen u Narodnim novinama br. 55/2024.

Pravilnik je objavljen zbog usklade sa Zakonom o radu, Zakonom o rodiljnim i roditeljskim potporama, Zakonom o tržištu rada, Ovršnim zakonom, Zakonom o mirovinskom osiguranju, Zakonom o zaštiti na radu, GDPR-om i dr. Pravilnikom su definirani sadržaj evidencija, pristup podacima, dužnosti vođenja podataka, način pohrane, rokovi i način čuvanja podataka te prekršajne kazne za poslodavca pravnu ili fizičku osobu.

Pravilnik definira pravila i odredbe za vođenje sljedećih evidencija:

• Evidencija o radnicima koji kod poslodavca obavljaju poslove na temelju ugovora o radu;
• Evidencija o fizičkim osobama koje za poslodavca obavljaju poslove na temelju drugih ugovora ili posebnih propisa;
• Evidencija o radnom vremenu radnika;
• Evidencija o trajanju rada određenih kategorija fizičkih osoba

Evidencija o radnicima koji kod poslodavca obavljaju poslove na temelju ugovora o radu

Gledano na trenutno važeći Pravilnik, mogu se uočiti promjene u podacima koje je Poslodavac dužan voditi a da se pri tome poštuje Opća uredba o zaštiti podataka.

Obvezni elementi po novom Pravilniku su:

1. Ime i prezime
2. osobni identifikacijski broj
3. spol
4. dan, mjesec i godina rođenja
5. državljanstvo
6. prebivalište, odnosno boravište
7. dozvola za boravak i rad ili potvrda o prijavi rada, ako ih je radnik državljanin treće zemlje obvezan imati
8. stručno obrazovanje te posebni ispiti i tečajevi koji su uvjet za obavljanje posla, uvjerenja, licence, certifikati i sl.
9. datum početka rada
10. naziv radnog mjesta, odnosno narav ili vrsta rada na koje se radnik zapošljava
11. vrsta sklopljenog ugovora o radu
12. datum i razlog prestanka radnog odnosa, odnosno prestanka rada za ustupljene radnike
13. datum podnošenja prijave (početka, promjene, prestanka) na obvezna osiguranja radnika kao osiguranika po osnovi radnog odnosa, uključujući i dobrovoljno mirovinsko osiguranje, ako poslodavac sudjeluje u plaćanju istog, te obveznog zdravstvenog osiguranja tijekom rada u inozemstvu. (NOVO)

Osim ovih podataka poslodavac je dužan za svakog radnika voditi i druge podatke o kojima ovisi ostvarivanje pojedinih prava i obveza iz radnog odnosa odnosno u vezi s radnim odnosom propisanih Zakonom o radu te drugim zakonima i posebnim propisima, a osobito u području mirovinskog osiguranja, obveznog zdravstvenog osiguranja, poreza i doprinosa, rodiljnih i roditeljskih prava, socijalne skrbi, vršenja dužnosti državljana u obrani i kandidaturi za vrijeme predizbornih promidžbi.

Dužnost vođenja podataka osim točaka 11. i 13. odnosi se i na radnike koje je poslodavcu, u smislu Zakona o radu, privremeno ustupilo s njim povezano društvo i na radnike koje je poslodavcu kao korisniku ustupila agencija za privremeno zapošljavanje.

Ostale novosti:

1. Evidenciju je potrebno voditi u pisanom, papirnatom ili elektroničkom obliku, uz mogućnost pregleda obaveznih podataka o svakom radniku zasebno te mogućnost dostave podataka radniku ili ovlaštenoj osobi bez uvida o podacima ostalih radnika. Ova dužnost se odnosi i na ustupljene radnike te na radnike koje je poslodavcu kao korisniku ustupila agencija za privremeno zapošljavanje.
2. Člankom 9. novoga Pravilnika propisani su rokovi čuvanja isprava, dokumenata i akata s podacima o radniku, uključujući i rok čuvanja pisanog pregleda podataka o radniku. Prema dosad važećem Pravilniku poslodavac je bio obvezan čuvati sve podatke iz evidencije o radnicima trajno međutim sada se rokovi razlikuju ovisno o vrsti dokumentacije.

Ako zakonom ili drugim propisom nije drukčije određeno, poslodavac može u skladu s ovim Pravilnikom rokove čuvanja urediti općim aktom. Nakon isteka rokova čuvanja iz stavaka 1. i 2. članka 9, podaci o radnicima se moraju brisati ili na drugi način ukloniti.

Evidencija o radnom vremenu radnika

Članak 13. Pravilnika daje uvid koji su obvezni elementi evidencije o radnim vremenu:

1. ime i prezime radnika

2. datum u mjesecu

3. početak rada

4. završetak rada

5. vrijeme i sati zastoja, prekida rada i sl. do kojega je došlo krivnjom poslodavca ili uslijed drugih okolnosti za koje radnik nije odgovoran

6. ukupno dnevno radno vrijeme

7. sati terenskog rada

8. sati pripravnosti

9. vrijeme nenazočnosti na radu:

a) sati korištenja odmora (dnevnog, tjednog i godišnjeg)

b) neradni dani i blagdani utvrđeni zakonom

c) sati spriječenosti za rad zbog privremene nesposobnosti za rad

d) sati plaćenog dopusta i odsutnosti s rada – odsutnost s rada je novi podatak od 01.10.2024.

e) sati očinskog dopusta i dopusta drugog posvojitelja – novi podatak od 01.10.2024.

f) sati neplaćenog dopusta za pružanje osobne skrbi – novi podatak od 01.10.2024.

g) sati neplaćenog dopusta kandidata za Predsjednika Republike Hrvatske, zastupnika u Hrvatski sabor, člana županijske skupštine, gradskog ili općinskog vijeća, župana, gradonačelnika ili načelnika općine i njihove zamjenike – novi podatak od 01.10.2024.

h) sati nenazočnosti u tijeku dnevnog rasporeda radnog vremena po zahtjevu radnika

i) sati nenazočnosti u tijeku dnevnog rasporeda radnog vremena u kojima radnik svojom krivnjom ne obavlja ugovorene poslove

j) sati nenazočnosti zbog vojne obveze ili služenja u ugovornoj pričuvi – novi podatak od 01.10.2024.

k) sati provedeni u štrajku

l) sati isključenja s rada (lockout).

Osim gore navedenih podataka, poslodavac je dužan voditi i posebne podatke o radnom vremenu od kojih ovisi ostvarenje pojedinih prava iz radnog odnosa odnosno u vezi s radnim odnosom (sati rada noću, prekovremeni rad, smjenski rad, dvokratni rad, rad u dane blagdana ili neradnih dana utvrđenih zakonom i sl.).

Poslodavac koji se u smislu propisa kojim se propisuje zajamčena razina zaštite uvjeta rada i prava upućenih radnika smatra stranim poslodavcem i koji u okviru prekograničnog pružanja usluga upućuje radnika na ograničeno vrijeme na rad u Republiku Hrvatsku, dužan je za vrijeme trajanja upućivanja u Republici Hrvatskoj, voditi u pisanom ili elektroničkom obliku evidenciju iz članka 13. stavka 1. ovoga Pravilnika, a osobito podatke o početku, trajanju i završetku radnog vremena upućenoga radnika.

Za vođenje i čuvanje evidencije inozemni poslodavac je dužan ovlastiti i imenovati odgovornu osobu u Republici Hrvatskoj. Obveza je imenovane osobe da evidenciju na zahtjev nadležnog tijela pokaže te da im istu dostavi s prijevodom na hrvatski jezik. Nakon prestanka razdoblja upućivanja radnika na rad u Republiku Hrvatsku, evidencija se čuva u razdoblju od pet godina te eventualno dostavlja na zahtjev nadležnog tijela Republike Hrvatske.

Uz to je propisano da poslodavac nije dužan voditi evidenciju o radnom vremenu radnika u skladu s ovim Pravilnikom za one kategorije radnika za koje se radno vrijeme i obveza vođenja evidencije o radnom vremenu posebnim propisom drukčije uređuje.

U takve kategorije, primjerice, ubrajamo: mobilne radnike, radnike na pomorskim ribarskim plovilima, TE radnike školskih ustanova.

Poslodavac je dužan zaštititi i pohraniti podatke o radniku iz evidencije o radnom vremenu te evidenciju čuvati najmanje šest godina računajući od isteka godine u kojoj je dokumentacija nastala, odnosno do pravomoćnog okončanja spora, ako poslodavac ima saznanja da je pokrenut radni spor u pogledu ostvarenja prava iz radnog odnosa odnosno u vezi s radnim odnosom.

Evidencija o fizičkim osobama koje za poslodavca obavljaju poslove na temelju drugih ugovora ili posebnih propisa;

Osim evidencije o radnicima, poslodavac je dužan voditi i posebnu evidenciju podataka o fizičkim osobama koje kod poslodavca obavljaju poslove na temelju drugih ugovora ili posebnih propisa, a osobito o:

1. osobama koje se kod poslodavca nalaze na stručnom osposobljavanju za rad bez zasnivanja radnog odnosa

2. studentima koji kod poslodavca rade posredstvom ovlaštenih posrednika u skladu s posebnim propisom

3. redovitim učenicima koji kod poslodavca obavljaju povremeni rad posredstvom ovlaštenih srednjoškolskih ustanova u skladu s posebnim propisom

4. redovitim učenicima ustanova za strukovno obrazovanje koji kod poslodavca kao polaznici provode učenje temeljeno na radu

5. djeci i maloljetnicima koji uz naplatu sudjeluju u aktivnostima u skladu sa Zakonom o radu, ako je poslodavac organizator tih aktivnosti

6. osobama koje kod poslodavca u skladu s propisima u području socijalne skrbi i propisima o izvršavanju kazneno pravnih i prekršajno pravnih sankcija obavljaju rad za opće dobro.

Pisani pregled podataka o fizičkim osobama sadrži sljedeće podatke:

1. ime i prezime

2. osobni identifikacijski broj

3. spol

4. dan, mjesec i godina rođenja

5. državljanstvo (NOVINA)

6. prebivalište, odnosno boravište

7. naziv ugovora ili akta temeljem kojeg osoba iz stavka 1. ovoga članka radi kod poslodavca, te dokaz o udovoljavanju propisanim uvjetima za obavljanje tih poslova

8. mjesto rada

9. datum početka rada

10. datum prestanka rada

11. datum podnošenja prijave (početka, promjene, prestanka) na obvezna osiguranja fizičke osobe, ako je obveza osiguranja po toj osnovi propisana posebnim propisima. (NOVINA)

Evidencija o trajanju rada određenih kategorija fizičkih osoba (NOVINA)

Poslodavac je dužan za fizičke osobe iz članka 10. stavka 1. točaka 1. do 4. i točke 6. ovoga Pravilnika, koje kod poslodavca obavljaju poslove na temelju drugih ugovora ili posebnih propisa, voditi evidenciju trajanja rada koja sadrži sljedeće podatke:

1. ime i prezime fizičke osobe
2. datum u mjesecu
3. početak rada i završetak rada te ukupno dnevno trajanje rada
4. vrijeme i sati zastoja, prekida rada i sl. do kojega je došlo krivnjom poslodavca ili uslijed drugih okolnosti za koje fizička osoba nije odgovorna
5. vrijeme nenazočnosti na radu:
6. sati korištenja odmora (dnevnog, tjednog i godišnjeg)
7. neradni dani i blagdani utvrđeni zakonom
8. sati spriječenosti za rad zbog privremene nesposobnosti za rad
9. sati nenazočnosti u kojima fizička osoba svojom krivnjom ne obavlja ugovorene poslove
10. dopusti, ako su određenoj fizičkoj osobi priznati prema posebnom propisu.

Poslodavac je dužan za djecu i maloljetnike koji uz naplatu sudjeluju u aktivnostima u skladu sa Zakonom o radu, ako je poslodavac organizator tih aktivnosti, voditi evidenciju trajanja tih aktivnosti i trajanja odmora, uz naznaku imena i prezimena te određenog datuma na kojeg se podatak odnosi.

Skrećemo pažnju da Zakon o radu u čl. 229 navodi da će se novčanom kaznom od 8.090,00 do 13.270,00 eura kazniti  poslodavac pravna osoba ako ne vodi evidenciju o radnicima i o radnom vremenu ili je ne vodi na propisan način, ili ako na zahtjev inspektora rada ne dostavi podatke o radnicima i o radnom vremenu, dok će se novčanom kaznom od 920,00 do 1.320,00 eura kazniti poslodavac fizička osoba i odgovorna osoba pravne osobe.

Za sve klijente koji su s Data-Link Unijom SA ugovorili poslove koji obuhvaćaju uslugu vođenja evidencije o radnicima i ostalim fizičkim osobama, podložak evidencije sati u excelu ili programsko rješenje vođenja evidencije sati, Data-Link Unija SA će preuzeti odgovornost da se evidencije usklade s novim propisima.

Klijente koji sami vode evidencije o radnicima i radnom vremenu, molimo da  obrate pažnju na novine, prilagode svoje evidencije te da se povratno jave svojem referentu za obračun plaće do 31.08. kako bi se pravovremeno dogovorile promjene oko prihvata podataka i sve bilo spremno za listopad.