U poslovanju poduzetnika mogu se dogoditi troškovi kazni zbog povrede propisa, učinjenih prijestupa i prekršaja te zbog propusta izvršenja propisanih obveza. Kazne izriču mjerodavna upravna i sudska tijela rješenjima, odlukama i sl. Bitno je razlikovati kome je izrečena kazna, da li prema trgovačkom društvu i/ili odgovornoj osobi (direktor i/ili zaposlenik).
Troškovi kazni i prekršaja iskazuju se u Računu dobiti i gubitka na poziciji II.8. – Ostali poslovni rashodi. Troškovi obavezno terete rashode obračunskog razdoblja, tj. ne mogu se vremenski razgraničiti niti uključiti u vrijednost zaliha ili drugih oblika imovine.
Kod plaćanja, troškovi se mogu knjižiti direktno na trošak bez potrebe knjiženja obveze za plaćanje kazne (dugovno konto razreda 4, potražno – plaćanje sa žiro računa). Ukoliko društvo plati kaznu u ime zaposlenika, knjižit će se Potraživanje od zaposlenika. Time društvo neće iskazati trošak već potraživanje. Društvo navedeno potraživanja može naplatiti ustegom na plaći samo ako ima pismenu privolu zaposlenika. Zaposlenik također sam može uplatiti kaznu, bilo direktno nadležnom tijelu bilo uplatom poslodavcu ako je poslodavac u njegovo ime podmirio kaznu.
Troškovi kazni su porezno nepriznati rashodi prema čl. 7. st. 1. t. 7. Zakona o porezu na dobit. Zbog toga je poduzetnik obvezan za iznos troška kazni knjiženih na konta razreda 4 uvećati osnovicu za porez na dobit na poziciji red. br. 11 Obrasca PD. Kazne su trajno porezno nepriznati trošak. Osnovica se ne uvećava za iznos kazne ako kaznu podmiri osoba zbog koje je izrečena kazna. Bitno je razlikovati trošak kazne od mogućih sudskih troškova i zateznih kamata. Naime, sudski troškovi i zatezne kamate su porezno priznati troškovi.
Ukoliko društvo plaća kaznu umjesto odgovorne osobe tada se iznos plaćene kazne smatra neto primitkom odgovorne osobe i podliježe obračunu poreza i doprinosa. U tom slučaju to više nije trošak kazne već trošak plaće u naravi odgovorne osobe (direktora i/ili zaposlenika). Takav trošak je porezno priznati trošak društva.
Ministarstvo financija je 05.03.2008. izdalo mišljenje (MF KLASA: 410-01/07-01/1723) u kojem se navodi da …kazne koje plaća društvo za prometne prekršaje koje počine radnici društva obavljanjem poslova svojeg radnog mjesta za to društvo, ne mogu se smatrati njihovim (izravnim ili neizravnim) priljevima koji im pritječu na temelju rada po osnovi radnog odnosa za to društvo, pa se po toj osnovi radnicima ne utvrđuje i ne oporezuje dohodak od nesamostalnog rada… . Međutim, društvo je u ovom slučaju obvezno uvećati poreznu osnovicu jer se plaćena kazna i dalje smatra porezno nepriznatim troškom.
Također je dobro razlikovati radi li se o kazni za parkiranje ili od dnevnoj parkirnoj karti jer je Ministarstvo financija izdalo mišljenje 25.05.2018. (MF KLASA: 410-01/18-01/836) u kojem stoji da se dnevna parkirna karta ne smatra priljevom radnika tako da nije na istu potrebno obračunavati poreze i doprinose, te se trošak dnevne parkirne karte smatra porezno priznatim troškom društva.
