Računovodstvena dokumentacija čini veliki dio poslovne dokumentacije svakog poduzetnika. Ona obuhvaća niz knjigovodstvenih isprava, poslovne knjige poduzetnika, godišnje financijske izvještaje, godišnje konsolidirane financijske izvještaje, godišnja izvješća te godišnja konsolidirana izvješća.
Čuvanje računovodstvene dokumentacije uređeno je računovodstvenim i poreznim zakonima kao što su Opći porezni zakon (NN 115/16, 106/18), Zakon o računovodstvu (NN 78/15, 134/15, 120/16, 116/18) te neki posebni propisi.
Jedna od temeljnih obveza poduzetnika u njegovom poslovanju je redovito poduzimanje mjera zaštite računovodstvene dokumentacije od možebitnog oštećenja i gubitka iste. Također, poduzetnik je dužan osigurati zaštitu tehničke opreme, nositelja podataka i softvera od neovlaštenog ometanja i pristupa, zlouporabe, gubitka, oštećenja ili uništenja te krađe i otuđenja.
Velik dio računovodstvene dokumentacije čine knjigovodstvene isprave na temelju kojih se unose podaci o poslovnim događajima u poslovne knjige. Radi se primjerice o ulaznim i izlaznih računima, izvodima banke, kalkulacijama, dostavnicama, primkama, otpremnicama i sl. Zakon o računovodstvu određuje kako se iste čuvaju u obliku izvornog pisanog dokumenta, na nositelju elektroničkog zapisa ili mogu biti pretvorene na nositelju mikrografske obrade. Trajno se čuvaju isplatne liste i analitičke evidencije o plaćama za koje se plaćaju obvezni doprinosi. Minimalno jedanaest godina čuvaju se knjigovodstvene isprave na temelju kojih se podaci unose u dnevnik i glavnu knjigu. Isti rok čuvanja odnosi se i na isprave na temelju kojih se podaci unose u pomoćne knjige poduzetnika. Takve knjigovodstvene isprave moguće je pretvoriti iz izvornog pisanog oblika u elektronički oblik zapisa, no samo uz uvjet da se tim postupkom ne umanji vjerodostojnost i dokazna snaga isprave te ako to nije u suprotnosti s drugim propisima.
Same poslovne knjige čuvaju se minimalno jedanaest godina. Isti rok čuvanja primjenjuje se jednako na dnevnik, glavnu knjigu i pomoćne knjige. Rok čuvanja poslovnih knjiga počinje teći zadnjeg dana poslovne godine na koju se knjige odnose. Također, ako se poslovne knjige bilježe u elektroničkom obliku, propisano je kako se glavna knjiga nakon zaključivanja poslovne godine mora zaštititi na način koji sprječava izmjenu pojedinih ili svih dijelova poslovne knjige, knjigu mora biti moguće otisnuti na papir u svakom trenutku, mora biti potpisana elektroničkim potpisom i biti uvezana na način koji sprječava njene izmjene. Ista također mora biti potpisana od strane osobe ovlaštene za zastupanje poduzetnika.
Postoji mogućnost čuvanja knjigovodstvenih isprava i poslovnih knjiga izvan teritorija Republike Hrvatske, no samo uz uvjet da se čuvaju u nekoj drugoj državi članici Europske unije. Ipak, ukoliko je posebnim propisima uređeno da se neke knjigovodstvene isprave moraju čuvati u pojedinim registrima ili bazama, poduzetnik ne može bez pisane privole čuvati računovodstvenu dokumentaciju izvan granica Republike Hrvatske.
Za više informacija i pomoć o navedenoj temi, slobodno nas kontaktirajte na:
e-mail: info.zg@unija.com
tel. +385 1 6446 381
