Da bi dobili odgovor na pitanje kako smo poslovali ove godine, potrebno je izvšiti provjeru knjigovostvenih evidencija koje su se desile tokom godine i uskladiti stanje u poslovnim knjigama sa stvarnim stanjem. Najvažniji alat za ove svrhe je popis.
Na osnovu člana 21 stava 3 Zakona o računovodstvu (Sl. list CG broj 52/16) Ministarstvo finasije donijelo je pravilnik o načinu i rokovima za vršenje popisa imovine i obaveza pravnog lica (Sl. list CG, br. 37/2017). Sva pravna lica i preduzetnici koji vode knjige dužni su da popišu imovinu i obaveze na kraju poslovne godine i da usklade stanje u knjigama sa stvarnim stanjem dobijenim popisom, kao pripremu za izradu završnog računa (bilansa stanja i uspeha).
Odluku o spovođenju popisa donosi organ upravljanja koji imenuje komisiju. Komisija za popis čine lica koja nisu zadužena za imovinu koju popisuju i koja ne vode evidenciju imovine. Kod mikro privrednih subjekata popis može da vrši jedno lice. Nezavisni procentielj se može angažovati za imovinu kojoj se ne može utvrditi njena stvarna vrijednost.
Postupak popisa po Pravilniku obuhvata:
- utvrđivanje stvarnih količina imovine koja se popisuje mjerenjem, brojanjem, procjenom i sličnim postupcima, bliži opis popisane imovine i unošenje podataka u popisne liste;
- upisivanje u popisne liste naturalnih promjena nastalih u periodu vršenja popisa prije i poslije 31. decembra godine za koju se vrši popis i svođenje na stanje na dan 31.12. te godine;
- unošenje knjigovodstvenog naturalnog stanja imovine u popisne liste;
- utvrđivanje naturalnih razlika izmeđju stanja utvrđenog popisom i knjigovodstvenog stanja;
- unošenje cijena popisane imovine;
- vrijednosno obračunavanje popisane imovine;
- sastavljanje izvještaja o izvršenom popisu.
Imovina čija je vrijednost umanjena zbog oštećenja upisuje se u posebne liste radi lakšeg utvrđivanja manjkova i viškova. Popis gotovinskih ekvivalenata i gotovine u blagajni, hartija od vrijednosti i stranih sredstava plaćanja vrši se brojanjem prema apoenima i upisivanjem utvrđenih iznosa u posebne popisne liste.
Popis finansijskih plasmana, potraživanja i obaveza vrši se prema stanju u poslovnim knjigama, pod uslovom da je njihovo usklađivanje sa dužnicima i povjeriocima izvršeno najmanje jednom godišnje i da o tome postoji vjerodostojna isprava.
O izvršenom popisu sastavlja se izvještaj koji sadrži:
- stvarno i knjigovodstveno stanje imovine i obaveza;
- razlike između stvarnog stanja utvrđenog popisom i knjigovodstvenog stanja;
- uzroke neslaganja između stanja utvrđenog popisom i knjigovodstvenog stanja;
- predloge za likvidaciju utvrđenih razlika (prebijanje manjkova i viškova nastalih po osnovu zamjena);
- način nadoknade manjkova i prihodovanja viškova, otpisivanje zastarjelih potraživanja, prihodovanja zastarjelih obaveza i dr;
- primjedbe i objašnjenja lica koji rukuju, odnosno koja su zadužena materijalnim i novčanim vrijednostima o utvrđenim razlikama, kao i druge primjedbe i predloge Komisije za popis;
- način knjiženja utrđenih manjkova odnosno viškova;
- visinu otpisa vrijednosti sumnjivih i spornih potraživanja, nenaplativih i zastarjelih potraživanja direktnim otpisom ili otpisom putem ispravke vrijednosti;
- podatke o rashodovanoj dotrajaloj opremi; i
- podatke o kalu, rasturu i lomu.
Izvještaj o izvršenom popisu, sa popisnim listama dostavlja se nadležnom organu pravnog lica.
Na osnovu izvršenog popisa vrši se usklađivanje knjigovodstvenog stanja sa stvarnim stanjem utvrđenim popisom. Viškovi i manjkovi koji proističu kao razlika između knjigovodstvenog i stvarnog stanja sredstava knjiže se kao vanredni prihodi, odnosno vanredni rashodi. Za iste iznose povećavaju se, ili smanjuju, pozicije sredstava kod kojih je utvrđen višak ili manjak po popisu.
Manjkovi utvrđeni popisom najčešće se knjiže na teret računa rashoda 574 – Manjkovi, kada padaju na teret pravnog lica, dok ukoliko za iznos manjka teretite zaposlenog, treba zadužiti konto 221.Viškovi utvrđeni popisom knjiže se na konto prihoda 674. Za iznos manjka i viška potražuju odnosno duguju odgovarajuća konta imovine.
U slučajevima kada je utvrđen manjak, potrebno je voditi računa o poreskoj obavezi za PDV, koja zavisi od vrste manjka, za šta upućujemo na Pravilnika o količini rashoda na koji se ne plaća porez na dodatu vrijednost (“Službeni list RCG”, 74/06).
