Na vaš račun je izvršena uplata. Da li znate koliko posla stoji iza ove jedne, jednostavne poruke?
U svakodnevnom poslovanju, obračun zarada se često samo podrazumijeva. Momenat kada prestaje da se podrazumijeva je kada dođe do greške u obračunu zarade ili da se bolje izrazimo – onda kada zaposleni ne primi sva novčana sredstva na račun. To je jedan od razloga zašto ne smije biti prostora za grešku pri obračunu zarade. Kada nekome isplaćujete naknadu, nije važno da li se radi o porodiljskom odsustvu, godišnjem odmoru, bolovanju ili neočekivanom otkazu. Važno je da kompanije u Podgorici, Nikšiću i širom Crne Gore moraju imati pouzdan sistem za obračun zarada koji funkcioniše bez prekida. Obračun zarada u Crnoj Gori može biti komplikovan, ali ukoliko nastavite da čitate, vjerujemo da ćete uspjeti da napravite sistem koji će da funkcioniše.
Naš stručnjak i vođa tima za obračun zarada napravila je vodič koji vam donosi konkretne korake kako da izgradite rezervni sistem koji obezbjeđuje pravovremenu isplatu zarada i usklađenost sa zakonima.
Šta vam je potrebno za stabilan obračun zarada u Crnoj Gori
U nastavku sa vama dijelimo sedam, prema našem mišljenju, važnih i ključnih koraka koji vam mogu pomoći da uspostavite pouzdan sistem za obračun zarada u Crnoj Gori. Naša preporuka je da slijedite dole navedene korake. Ti koraci su:
- Postavite terminski plan
- Obučite svoj interni ili eksterni tim i osigurajte da svako ima svoju zamjenu
- Dokumentujte procedure
- Uvedite dodatnu kontrolu obračuna (double-check sistem)
- Ukoliko možete i imate resurse, automatizujte svaki tehnički dio obračuna
- Zaštitite podatke o zaradama zaposlenih
- Uključite HR prateće aktivnosti
Postavite čvrst terminski plan za obračun zarada
Svi smo se u životu susreli sa rečenicom na kraju mejla: Rok za ovo je: 12. 12. 2012. godina. I jasno je da svaki siguran sistem počinje jasnim rokovima. Zato je kod obračuna zarada važno da unaprijed napravite godišnji plan koji bi trebalo da obuhvata:
- datume za slanje input podataka (prisustvo, bonusi, bolovanja),
Šta su zapravo input podaci? To su informacije koje se moraju redovno dostavljati službi za obračun zarada kako bi oni mogli pravilno da obračunaju zaradu. Ti podaci uključuju:
- prisustvo zaposlenog na radnom mjestu (koliko je dana radio ili kada je koristio slobodne dane),
- informacije o bonusima, tj. dodatnim isplatama kao što su nagrade za rezultate, stimulacije i slično,
- informacije o bolovanju – kada je zaposleni bio na bolovanju i koji broj dana je bio odsutan.
Dalje, plan treba da sadrži:
- rokove za obračun i internu kontrolu,
- datume za slanje isplatnih lista i prijava poreza i doprinosa, kao i slanje instrukcija za plaćanje.
Ukoliko u svojoj kompaniji uspostavite ovako strukturiran pristup vi na taj način smanjujete mogućnost kašnjenja, ali i sebi ostavljate prostor za dodatne provjere.
Obučite tim za obračun zarada i obezbijedite zamjene
Najlakše je imati jednu osobu za sve. Ovo ima smisla kada gledamo troškove. Ali da li je to dugoročno dobra ideja? Naš savjet, koji proizilazi iz više od 20 godina iskustva, jeste da se ne oslanjate na jednu osobu za sve zadatke. Svaki računovođa koji se bavi obračunom zarada treba da ima zamjenu. Potrebno je da postoji neko ko je obučen da preuzme posao i obračun, bez gubitka u kvalitetu.
Za uspješan obračun zarada u Crnoj Gori ili bilo kom drugom gradu, nijesu bitni samo rokovi. Vaš tim mora biti obučen i blagovremeno informisan o svim zakonskim promjenama. Ovo može predstavljati izazov ukoliko vaš tim za obračun zarada čini samo jedna osoba. Postavlja se pitanje da li ta osoba ima vremena da se dodatno edukuje i prati sve zakonske izmjene pored svog redovnog posla. Nama se u praksi pokazalo da je edukacija presudna i da minimum 100 sati godišnje po osobi za stručno usavršavanje daje vidljive rezultate.
Jasno dokumentujte procedure
Kod ovog koraka zaista nije bitno da li koristite usluge eksternog računovodstvenog servisa ili imate sopstvenu internu službu za obračun zarada. Ono što je zaista važno jeste da svaki korak bude dokumentovan. U praksi to znači da imate jasno zabilježeno:
- koje podatke i u kojem formatu dostavljate,
- kako izgleda validacija (provjera) podataka,
- kako se podaci unose u softver i kada se vrši obračun.
Ovakva vrsta dokumentacije će vam kao poslodavcu u velikoj mjeri olakšati ukoliko vam je osoba zadužena za obračun zarada odsutna. Obračun zarada se tada može nastaviti, a na ovaj način sprječavate i gubitak važnih informacija.
Uvedite dodatnu kontrolu za obračun zarada (double-check sistem)
Obračun je završen. To je odlično. A šta slijedi nakon toga? Nakon obračuna, trebate da imate sistem provjere rezultata prije konačnog slanja. Ovo je važno zbog:
- tačnosti obračuna u skladu sa zakonima Crne Gore,
- pravilnog utvrđivanja poreske osnovice,
- eventualnih korekcija obračuna ili nedosljednosti u ulaznim podacima,
- potvrde da su svi ulazni podaci obrađeni.
Tek kada se svi podaci potvrde kao tačni, šalju se finalni izvještaji, podnose poreske prijave i pripremaju instrukcije za plaćanje.
Automatizujte tehnički dio obračuna zarada
Automatizacija bi trebalo svima nama da olakša, ubrza i pojednostavi posao. Jednostavno rečeno, automatizacija znači uštedu vremena. Preporučujemo da automatizujete proces obračuna zarada tako što ćete:
- koristiti softver koji kreira .txt i .xml fajlove za uvoz u elektronsko bankarstvo,
- unaprijed definišete šablone za plaćanje,
- slati sve dokumente u unaprijed dogovorenom formatu.
Na ovaj način klijent ili interni tim ne mora da unosi uplate ručno. Upravo to i jeste svrha automatizacije – da se zadaci koji su se ranije obavljali ručno sada automatizuju, čime se izbjegavaju greške i nepotrebno gubljenje vremena.
Za uspješnu implementaciju automatizacije, važno je da imate osobu koja zna da se time bavi. Preporučujemo da angažujete interni ili eksterni IT tim koji može da prilagodi sisteme i pruži tehničku podršku u radu. Ukoliko nemate svoj interni tim, a želite da radite na ovom segmentu, više informacija možete pronaći na sajtu Unija ETL IT Solutions.
Zaštitite podatke o zaradama
Podaci o zaradama su izuzetno osjetljivi. Ukoliko podaci o zaradama nijesu zaštićeni, lako mogu postati javni i tada može doći do problema. Naša preporuka je da uvedete sljedeće bezbjednosne protokole, kako biste zaštitili i sebe i svoje zaposlene:
- zaštitite lozinkom dokumenta, kao što su obračuni zarada, kada ih šaljete zaposlenima,
- koristite bezbjednosne portale ili šifrovane platforme. To su specijalizovani digitalni alati i sistemi koji omogućavaju sigurnu razmjenu i čuvanje osjetljivih podataka (bonusi, zarade zaposlenih, ugovori i sl.),
- definišite ovlašćena lica koja imaju pravo uvida u podatke.
Vrlo važan korak u zaštiti podataka o zaradama je da tačno znate kome se podaci o zaradama šalju. Ukoliko upit stigne sa nepoznate adrese, važno je da se identitet te osobe provjeri.
HR zadaci koji prate svaki obračun zarada
Danas mnogim kompanijama nedostaju ključni resursi, a to su vrijeme i ljudi. Ukoliko je to slučaj i u vašoj kompaniji, razmislite o angažovanju računovodstvenog servisa u Podgorici koji već ima razvijen rezervni sistem, obučene ljude i bezbjednosne protokole.
Upravo ovakav pristup, koji smo opisali u ovom vodiču, primjenjujemo i u Uniji ETL. Razvili smo ga, testirali i primijenili. Znamo da funkcioniše.
Naš tim godišnje uloži preko 100 sati u edukaciju i stručno usavršavanje. Ovo radimo kako bismo bili u toku sa svim zakonskim izmjenama. Samo na taj način možemo našim klijentima da pružimo tačne, ažurne i zakonite obračune. Svaki naš klijent ima svog računovođu za zarade, ali i jasno definisanu zamjenu. Na ovaj način se obračun i usluga se nikada ne prekidaju zbog odsustva pojedinca. Iako klijenti komuniciraju sa jednom osobom, u pozadini radi više stručnjaka. Oni djeluju timski i osiguravaju da sve funkcioniše besprekorno i na vrijeme.
Usluga koju smo opisali u ovom vodiču može vam pomoći da se više fokusirate na rast poslovanja, dok obračun zarada u Crnoj Gori funkcioniše precizno.
Zaključak: Stabilan obračun zarada u Crnoj Gori ne zavisi od pojedinca
Već smo pomenuli, ali vrijedi ponovo naglasiti da pouzdan obračun zarada u Crnoj Gori ne bi trebalo da zavisi od prisustva jedne osobe. Važno je da izgradite sistem koji funkcioniše u svim okolnostima. Onog momenta kada imate:
- jasno dokumentovane procedure,
- obučene ljude,
- bezbjednosne protokole i precizno planirane rokove
tada možete biti sigurni da će proces obračuna zarada, a mi vjerujemo i bilo koji drugi poslovni proces, teći bez kašnjenja i grešaka. A Upravo ta stabilnost postaje vaša konkurentska prednost.
