Pravni i porezni aspekt putnih naloga
Svakodnevno se susrećemo sa mnogo dokumentacije i papirologije, a upravo je putni nalog jedan od najčešće korištenih dokumenata u poslovanju. Putni nalog služi kao dokaz poslodavcu da je radnika uputio na službeni put te predstavlja osnovni dokument za obračun i knjiženje troškova nastalih na službenom putu.
U nastavku saznajte što se smatra službenim putovanjem, koje sve elemente mora sadržavati putni nalog i koja se dokumentacija uz njega prilaže te koji se propusti najčešće pojavljuju u praksi.
Uredbom o naknadama troškova za službena putovanja (“Službene novine Federacije BiH“ broj 44/16) utvrđuju se vrste i visine naknada za službena putovanja, kao i postupak ostvarivanja tih naknada za državne službenike, namještenike i druge organe i službe izvršne, zakonodavne i sudske vlasti u Federaciji Bosne i Hercegovine.
Iako je Uredba koncipirana za budžetske korisnike, ista se primjenjuje i za zaposlene u privrednim društvima i drugim subjektima koji imaju status pravnih lica, te kod obveznika samostalnih djelatnosti.
Pojam, vrste i visine naknada za službena putovanja
Pod službenim putovanjem smatra se putovanje na području Bosne i Hercegovine, kao i putovanje u inostranstvo na koje se zaposlenik upućuje da izvrši određeni službeni zadatak.
Pod službenim putovanjem na području Bosne i Hercegovine smatra se ono putovanje kada je zaposlenik upućen u mjesto koje je udaljeno najmanje 30 km od mjesta rada, a putovanje u inostranstvo podrazumijeva u mjesto na teritoriji van Bosne i Hercegovine.
Naknade za službeno putovanje obuhvataju naknadu za smještaj, ishranu, prevoz i druge troškove predviđene Uredbom uz uslov da se priloži najmanje jedan dokaz da je službeno putovanje u stvarnosti i obavljeno (npr. račun za hotel, karta/račun za prevoz, potvrda o prisustvovanju na kongresu/seminaru/poslovnom sastanku ili neki drugi dokument koji dokazuje da se službeno putovanje zaista obavilo).
Naknada za dnevnicu podrazumijeva naknadu za obavljeno službeno putovanje:
– Jedna dnevnica se obračunava za svaka 24 sata provedena na službenom putovanju
– Ukoliko je proveo preko 12 sati na službenom putovanju dnevnica se zaposleniku isplaćuje u punom iznosu
– Ukoliko je proveo od 8 do 12 sati na službenom putu zaposlenik ima pravo na pola dnevnice
– Ukoliko je proveo manje od 8 sati na službenom putu zaposlenik nema pravo na dnevnicu
Naknada za službeno putovanje, tj. visina dnevnice, u Bosni i Hercegovini iznosi 25,00 KM.
Naknade za službeno putovanje u inostranstvo, tj. visine dnevnice, pojedinačno su utvrđene za svaku stranu državu i čine sastavni dio Uredbe o naknadama troškova za službena putovanja – Prilog broj 1.
Dnevnice za službena putovanja u inostranstvo i na području Bosne i Hercegovine obračunavaju se od vremena polaska na službeno putovanje do vremena povratka sa službenog putovanja primjenjujući visinu dnevnice propisanu za državu u koju je zaposlenik upućen na službeni put.
U slučaju da se zaposlenik istovremeno upućuje na službeni put u dvije ili više država zbir dnevnica za svaku državu utvrđuje se proporcijalno učešću trajanja službenog putovanja u toj državi sa ukupnim trajanjem službenog putovanja.
Zaposlenik je dužan u izvještaju o obavljenom službenom putovanju (Putni nalog) evidentirati trajanje službenog putovanja koje se odnosi na svaku državu u koju je upućen gdje kao vrijeme polaska na službeno putovanje za drugu i svaku narednu državu uzima vrijeme kada je započeo putovanje iz države gdje je prethodno završen dio službenog putovanja.
Ukoliko je na službenom putovanju osigurana besplatna ishrana, odnosno tri obroka, pripadajuća dnevnica se umanjuje za 30%. Zaposlenik je dužan u izvještaju o obavljenom službenom putovanju (Putni nalog) navesti da li je i u kojoj mjeri bila osigurana ishrana u slučaju da iz priloženih računa isto nije moguće utvrditi.
Isplata dnevnice i toplog obroka se međusobno isključuje.
Naknada za smještaj se obračunava u visini priloženog plaćenog hotelskog računa.
Ukoliko u mjestu službenog putovanja nema hotelskog smještaja ili se on ne koristi, pripadajuća dnevnica se uvećava za 70%, i to samo u slučaju da je prebivalište ili boravište udaljeno više od 30 km od mjesta u koje je upućen na službeni put.
Naknada za troškove prevoza se obračunava u visini stvarno plaćene karte uz priloženi račun za prijevoz sredstvom one vrste i razreda odobrenom u putnom nalogu.
Ako se za potrebe službenog putovanja koristi putnički automobil u ličnom vlasništvu, naknada se obračunava u visini 15% cijene litre benzina BMB 95 na teritoriji BiH, po pređenom kilometru na odobrenoj relaciji.
Naknada za upotrebu vlastitog automobila u službene svrhe predstavlja naknadu troškova za gorivo i amortizaciju automobila. Ova naknada ne isključuje troškove nastale po osnovu plaćene cestarine, putarine, mostarine, naknade za korištenje tunela, parkinga i drugih troškova nastalih u vezi sa prijevozom na službenom putovanju.
Kod obračuna se koristi najkraća udaljenost koju zaposlenik mora prijeći prevoznim sredstvom, a koja se može utvrditi (izmjeriti) na geografskoj karti namijenjenoj vozačima i ona je mjerodavna prilikom određivanja stvarne udaljenosti službenog putovanja.
Pod ostalim vrstama naknada podrazumijevaju se izdaci koji nastanu u svrhu obavljanja službenog putovanja i obračunavaju se i isplaćuju prema priloženom računu.
Obračun troškova službenog putovanja – Putni nalog
Svako službeno putovanje u zemlji ili inostranstvu vrši se i pravda na osnovu naloga za službeno putovanje, koji obavezno treba da sadrži: broj putnog naloga, datum izdavanja, pravni osnov, ime i prezime zaposlenika koji se upućuje na službeno putovanje, poziciju zaposlenika, mjesto u koje putuje, svrhu službenog putovanja, vrijeme trajanja službenog putovanja, visinu odobrenih troškova, podatke o prevoznom sredstvu kojim se putuje, potpis ovlaštenog lica i pečat.
Na osnovu naloga za službeno putovanje može se isplatiti akontacija u visini procijenjenih troškova za službeno putovanje i to isključivo u nacionalnoj valuti Bosne i Hercegovine.
Zaposlenik je dužan u roku od pet radnih dana od dana kada je službeno putovanje završeno podnijeti izvještaj sa obavljenog službenog puta, zajedno sa putnim nalogom i dokazima o iznosima plaćenih za sve troškove koji se pravdaju.
Uz putni nalog obvezno se prilažu isprave kojima se dokazuju nastali izdaci, i to: računi za cestarine, računi za parking, putne karte ili, u iznimnim i opravdanim slučajevima, preslike putnih karata, računi za smještaj i drugo, bez obzira na način podmirenja izdataka. Napominje se da je porezni propis odredio samo obvezne elemente putnog naloga, ali ne i njegov konačni izgled. Stoga svaka organizacija može, ovisno o svojoj složenosti i/ili specifičnosti, napraviti predložak vlastitog putnog naloga koji odgovara potrebama organizacije.
Vezano uz izvještaj sa službenog putovanja, koje je netom prije navedeno kao obavezni element putnog naloga, potrebno je imati na umu da isto mora biti razumljivo i sažeto napisano te sadržavati kratak opis službenog putovanja iz kojeg se vidi svrha i rezultat odlaska na službeno putovanje.
Neoporezivi iznos troškova službenog puta
Prema članu 14. Pravilnika o primjeni Zakona i porezu na dohodak prihodi koji ne ulaze u dohodak od nesamostalne djelatnosti i koji ne podliježu oporezivanju su i naknade troškova službenog putovanja i naknade za rad na terenu.
Ove naknade se smatraju neoporezivim prihodom ako su isplaćene fizičkom licu koje kod isplatioca ima status zaposlenika i ako su utvrđene po kriterijima i isplaćene pod uvjetima, na način i najviše do iznosa propisanih u skladu sa Uredbom o naknadama troškova za službena putovanja.
Ukoliko se naknade isplate u iznosu većim od propisanog smatrat će se, shodno članu 10. stav 2 Zakona o porezu na dohodak, oporezivim prihodom primatelja naknade po osnovu nesamostalne djelatnosti, tj. biće u obavezi uplate poreza na dohodak i doprinosa koji su propisani Zakonom kao i u slučaju isplate redovne plaće. Pod plaćom, odnosno prihodom od nesamostalne djelatnosti, u smislu člana 10. stav 2 Zakona o porezu na dohodak smatra se bruto plaća koju poslodavac isplaćuje zaposleniku po osnovu ugovora o radu, odnosno radnog odnosa, ili daje u stvarima, koristima, protuuslugama i/ili u vidu premija i drugih prihoda, za rad obavljen po njegovim uputama (osim prihoda iz člana. 5 i 6. Zakona).
Ukoliko se naknade za službeno putovanje isplate fizičkom licu koje kod isplatioca nema status zaposlenika smatrat će se prihodima primaoca naknade po osnovu drugih samostalnih djelatnosti odnosno naknadom isplaćenom po osnovu ugovora o djelu ili autorskim honorarom.
Svaka isplata putnih troškova, prema Uredbi, direktorima firmi koji obavljaju poslove po osnovu menadžerskog ugovora se opterećuje sa doprinosima kao da se radi o ugovoru o djelu (doprinos za PIO 6%, Zdravstveno osiguranje 4%, Porez 10% i naknada za nesreće 0,5% i vode 0,5%).
Česta pitanja:
– Koje Odluke treba da prate putni nalog?
Ono što treba da prati nalog za službeno putovanje jeste Odluka o upućivanju na službeni put i Odluka o priznavanju putnih troškova ovjerena i potpisana od strane ovlaštenog lica. Odluka o korištenju privatnog vozila sa podacima o istom (ukoliko se koristi privatno vozilo)
Inspektori nerijetko traže i evidenciju o pređenoj kilometraži (početno i krajnje stanje), obrazac PN4, iako Zakonom o cestovnom prijevozu FBiH je definisano da taksi prijevoznici, rent a kar i putnički automobili kojim se vrši prijevoz za vlastite potrebe nisu u obavezi popunjavati PN4 obrazac
– Kako ispuniti putni nalog ukoliko je dio troškova plaćen sa transakcijskog računa firme?
Na putnom nalogu treba naznačiti ukoliko su neki od troškova plaćeni biznis karticom ili preko transakcijskog računa firme a sve radi lakšeg dokazivanja i pregleda u slučaju kontrole od strane poreskih inspektora.
Na primjer:
Ukoliko je avionska karta plaćena preko transakcijskog računa firme uz obračun putnih troškova priložiti boarding karte i naznačiti da je avionska karta plaćena preko transakcijskog računa.
Hotelski smještaj plaćen biznis karticom – kopiju računa priložiti uz putni nalog uz napomenu da je isti plaćen biznis karticom i da iznos nije uključen u obračun troškova za isplatu – a original uz izvod bankovnog računa – biznis kartice, itd.
Skrećemo pažnju da se najčešći propusti odnose na nepotpun sadržaj putnih naloga, pogreške u obračunima i računovodstvenom tretmanu isplata i napominjemo da je za priznavanje putovanja potrebno imati i račune, vjerodostojne isprave kojima se opravdavaju troškovi službenog putovanja, jer njihov izostanak može dovesti do osporavanja istog.
Putne naloge vrlo često u predmetima porezne kontrole tretiraju kao korist zaposlenog, plaćom, uz puni obračun pripadajućih poreza i doprinosa, ukoliko izvještaj o službenom putovanju ne pokazuje nedvojbeno i vjerodostojno vrstu i obim nastale promjene, karakter poslovne promjene u knjigovodstveno-tehničkom smislu, tehnička obilježja s mogućnošću pravovremenog nadzora.
Za više informacija i pomoć kod obračuna putnih naloga možete nas kontaktirati na email info.sa@unija.com
Izvori:
– Pravilnik o primjeni zakona o porezu na dohodak:
http://www.pufbih.ba/v1/public/upload/zakoni/9824c-pravilnik-o-primjeni-zakona-o-porezu-na-dohodak-.pdf
– Uredba o naknadama troškova za službena putovanja
http://www.pufbih.ba/v1/public/upload/zakoni/18b1d-uredba-o-naknadama-troskova-za-sluzbena-putovanja2.pdf
