Upravljanje finansijama u jednom preduzeću jedan je od ključnih faktora uspjeha svakog poslovanja. Ipak, u praksi se često dešava da kompanije ponavljaju jedne te iste greške koje kasnije mogu dovesti do dodatnih troškova, poreznih kazni i pogrešnih odluka. Ove odluke su, često, bazirane na manjku informacija. Upravo zato je važno prepoznati najčešće greške u računovodstvu na vrijeme i spriječiti njihove posljedice po poslovanje.
Najčešće greške u računovodstvu
U praksi se najčešće greške u računovodstvu javljaju u nekoliko ključnih oblasti koje mogu ozbiljno uticati na poslovanje firme. Te oblasti su:
- Kašnjenje sa dostavom dokumentacije računovodstvenoj agenciji;
- Pogrešno knjiženje troškova;
- Miješanje privatnih i poslovnih troškova;
- Pogrešan obračun PDV-a.
U nastavku teksta objasnit ćemo vam na koji način možete izbjeći ove greške.
Kašnjenje sa dostavom dokumentacije računovodstvenoj agenciji
Jedna od najčešćih grešaka je neblagovremena dostava dokumentacije računovodstvu. Računi se predaju sa zakašnjenjem, bankovni izvodi se ne dostavljaju redovno, a ugovori se često „zaborave“ sve dok ne nastane problem.
Zašto je to problem?
- PDV se ne može pravilno obračunati,
- Finansijski izvještaji nisu tačni,
- Povećava se rizik od grešaka i kazni,
- Računovođa nema realnu sliku poslovanja.
Kako izbjeći ovu grešku?
- Uspostaviti mjesečni ili još bolje sedmični „ritam“ dostave dokumentacije knjigovođi;
- Koristiti digitalne alate (skeniranje, e-računi, automatska dostava izvoda od strane banke, cloud folderi itd) radi lakše razmjene dokumentacije sa računovodstvom;
- Odrediti jednu odgovornu osobu u firmi za administriranje dokumentacije.
Pravilo je jednostavno: što je dokumentacija ažurnija – to je poslovanje sigurnije.
Pogrešno knjiženje troškova
Mnogi poduzetnici nisu sigurni šta je priznat trošak a šta nije, pa dolazi do pogrešnog knjiženja ili pogrešne klasifikacije troškova.
Primjeri takvih grešaka:
- Troškovi koji nisu vezani za djelatnost firme,
- Pogrešna amortizacija osnovnih sredstava,
- Knjiženje troškova bez validne dokumentacije.
Posljedice ovakvih grešaka su mnogobrojni kao što su povećanje porezne osnovice, nepriznavanje troškova od strane poreznih inspektora, dodatne korekcije, kazne, zatezne kamate i sl.
Da bi izbjegli ovu grešku potrebno je voditi računa da svaki trošak ima jasnu poslovnu svrhu te se prije svih većih ulaganja obavezno konsultovati sa računovođom. Pravilo je da ako niste sigurni je li neki trošak porezno priznat, bolje pitajte prije nego što ga napravite.
Miješanje privatnih i poslovnih troškova
Miješanje privatnih i poslovnih troškova je izuzetno česta greška kod vlasnika obrta, start-up i manjih kompanija. Plaćanje privatnih troškova sa poslovnog računa ili obrnuto stvara ozbiljne probleme u evidenciji istih.
Najčešći primjeri:
- Privatna kupovina plaćena poslovnom karticom firme,
- Gorivo i telefon bez jasne poslovne namjene,
- Podizanje gotovine bez pravdanja troškova itd.
Ovakvi primjeri su vrlo rizični zašto što porezna uprava takve račune često osporava, stvara se netačna slika o poslovanju društva a često su moguće i dodatne porezne obaveze.
Da bi izbjegli ovakve greške potrebno je strogo razdvojiti privatni i poslovni račun, voditi evidencije korištenja vozila ili telefona te isplaćivati sredstva sa računa firme sebi kroz platu, dobit i sl, a ne „usput“.
Pogrešan obračun PDV-a
PDV je jedno od najosjetljivijih područja računovodstva i izvor mnogih grešaka. Često se javlja pogrešno razumjevanje kada nastaje PDV obaveza i koji se računi mogu koristiti kao „odbitni“ ulazni PDV.
Najčešće greške:
- Pogrešan datum obračuna PDV-a;
- Odbijanje ulaznog PDV-a bez ispunjenih uslova,
- Pogrešan tretman avansa;
- Greške kod međunarodnih transackja;
- Ino usluge, itd.
Posljedice ovakvih grešaka prilikom poreznih kontrola su najčešće razrez:
- dodatne porezne obaveze,
- novčane kazne društvu i odgovornom licu,
- zatezne kamate itd.
Da bi izbjegli ovakve greške potrebno voditi ispravne evidencije knjiga ulaznih i izlazni računa, predavati PDV prijave u propisanim rokovima te računovođi na vrijeme dostavljati dokumentaciju i konsultovati ih prije izdavanja računa.
PDV greške su često skupe a poprilično ih ja lako izbjeći uz dobru organizaciju.
Najčešće greške u računovodstvu mogu se spriječiti
Većina računovodstvenih grešaka ne nastaje zbog loše namjere već zbog neznanja, loše organizacije i nedostatka komunikacije sa računovodstvom. Dobra vijest je da se većina tih grešaka može spriječiti uz malo discipline, jasne procese, pravovremeno savjetovanje sa stručnjacima
Kvalitetno računovodstvo nije trošak, to je ulaganje u sigurnost i stabilnost poslovanja. Uvijek nas možete kontaktirati kako bismo razgovarali o tome na koji način vam možemo pomoći i smanjiti računovodstvene greške u poslovanju.
