Зошто континуитетот во пресметката на плати е клучен за секоја фирма

На вашата сметка е извршена уплата. Дали знаете колку работа стои зад оваа една, едноставна порака? Во секојдневното работење, пресметката на плати често само се подразбира. Моментот кога престанува да се подразбира е кога ќе дојде до грешка во пресметката – или подобро кажано, тогаш кога вработениот нема да ги добие сите парични средства на својата сметка. Тоа е една од причините зошто не смее да има простор за грешки во пресметката на плати. Кога некому исплаќате надоместок, не е важно дали се работи за породилно отсуство, годишен одмор, боледување или неочекуван отказ. Важно е компаниите во Скопје да имаат сигурен систем за пресметка на плати кој функционира без прекин.

Нашиот експерт и водач на тимот за пресметка на плати изработи водич кој ви нуди конкретни чекори како да изградите резервен систем што обезбедува навремена исплата на плати и усогласеност со законите.

Што ви е потребно за стабилна пресметка на плати во Македонија

Во продолжение споделуваме седум, според нашето мислење, важни и клучни чекори кои можат да ви помогнат да воспоставите сигурен систем за пресметка на плати во Скопје. Нашата препорака е да ги следите долунаведените чекори. Тие чекори се:

• Поставете временски план
• Обука за вашиот интерен или екстерен тим и обезбедете замени
• Документирајте ги процедурите
• Воведете дополнителна контрола на пресметката (double-check систем)
• Доколку можете и имате ресурси, автоматизирајте го секој технички дел од пресметката
• Заштитете ги податоците за платите на вработените
• Вклучете ги HR-активностите што ја пратат пресметката

Поставете цврст временски план за пресметка на плати

Сите сме се во животот сретнале со реченицата на крајот од е-пошта: „Рок за ова е: 12.12.2012 година“. И јасно е – секој сигурен систем започнува со јасно утврдени рокови. Затоа е и кај пресметката на плати важно однапред да се направи годишен план кој треба да ги опфати:

• датуми за испраќање на влезни податоци (присуство, бонуси, боледувања),

Што всушност се влезни податоци? Тоа се информации кои мора редовно да се доставуваат до службата за пресметка на плати за таа правилно да ги пресмета платите. Овие податоци вклучуваат:

1. присуство на вработениот на работа (колку дена работел или кога користел слободни денови),
2. информации за бонуси, односно дополнителни исплати како награди за резултати, стимули и слично,
3. информации за боледувања – кога бил вработениот отсутен и колку денови траело отсуството.

• рокови за пресметка и внатрешна контрола,
• датуми за исплата на плати, пријава на даноци и придонеси, испраќање на упатства за плаќање, како и испраќање на платни списоци.

Доколку во вашата компанија воспоставите ваков структуриран пристап, на тој начин ја намалувате можноста за доцнење, а си оставате и простор за дополнителни проверки.

Обука на тимот за пресметка на плати и воспоставување замени

Најлесно е една личност да биде задолжена за сè. Тоа изгледа логично ако гледаме од аспект на трошоци. Но, дали е тоа долгорочно добра идеја? Нашиот совет, кој се темели на над 20 години искуство, е да не се потпирате само на една личност за целата пресметка. Секој сметководител за плати треба да има замена – некој кој е обучен и може без проблем да ја преземе работата, без загуба на квалитетот.

За успешна пресметка на плати во Скопје, не се важни само роковите. Вашиот тим мора да биде обучен и навремено информиран за сите законски промени. Тоа може да биде предизвик ако вашиот payroll тим се состои од само една личност. Прашањето што логично се поставува е: дали таа личност има доволно време и за едукација и за следење на сите измени покрај секојдневната работа?

Во нашата пракса се покажа дека едукацијата е клучна – минимум 100 часа годишно по лице за стручно усовршување дава видливи резултати.

Јасна документација на процедурите

Во овој чекор не е важно дали користите надворешен сметководствен систем или имате интерна служба за плати. Важно е секој чекор да биде документиран. Во пракса, тоа значи дека точно е запишано:

• кои податоци и во каков формат се доставуваат,
• како се валидираат податоците,
• како се внесуваат во софтверот и кога се врши пресметката.

Ваков тип на документација значително ви олеснува доколку лицето задолжено за плати е отсутно. Пресметката може полесно да продолжи и на овој начин се избегнува губење на информации.

Воедете дополнителна контрола за пресметка на плати (double-check систем)

Пресметката е завршена. Одлично. Но што следува по тоа? По завршената пресметка, неопходно е да имате систем за проверка на резултатите пред да се испратат податоците. Ова е важно поради:

• точноста на пресметката во согласност со законите на Македонија,
• правилна даночна основа,
• можност за корекција на пресметката или недоследности во влезните податоци,
• потврда дека сите влезни податоци се обработени.

Дури откако ќе се потврди дека сите податоци се точни, се внесува во софтверот на УЈП, по добиената потврда на маил од УЈП во вид на Прифатена декларација се подготвува плаќање.

Автоматизирајте го техничкиот дел од пресметката на плати

Автоматизацијата треба да ни го олесни, забрза и поедностави процесот. Едноставно кажано, таа е заштеда на време. Нашата препорака е да го автоматизирате процесот на пресметка на плати преку:

• користење на софтвер кој креира .txt и .xml фајлови за увоз во електронско банкарство,
• однапред дефинирање на шаблони за плаќање,
• испраќање документи во однапред договорен формат.

На овој начин, ниту клиентот ниту интерниот тим нема потреба рачно да ги внесува уплатите. Тоа е суштината на автоматизацијата – да се избегнат грешки и непотребно губење време.

За успешно имплементирање на автоматизацијата, важно е да имате лице кое се разбира во ова. Наша препорака е да имате интерен или екстерен ИТ тим кој може да ги прилагоди системите и да обезбеди поддршка. Доколку немате сопствен интерен тим, а сакате да работите на овој дел, тогаш ви препорачуваме повеќе информации да пронајдете на веб-страницата на Unija ETL IT Solutions.

Заштитете ги податоците за платите

Податоците за платите се особено чувствителни. Доколку не се заштитени, лесно можат да станат јавни, што може да доведе до сериозни проблеми. Нашата препорака е да воведете следниве безбедносни протоколи, за да ги заштитите и себе и вашите вработени:

• заштитете ги документите со лозинка, како на пример платните списоци кога ги испраќате на вработените,
• користете безбедносни портали или шифрирани платформи. Тоа се специјализирани дигитални алати и системи кои овозможуваат безбедна размена и чување чувствителни податоци (бонуси, плати на вработени, договори итн.),
• дефинирајте овластени лица кои имаат право на увид во податоците.

Многу важен чекор во заштитата на податоците за плати е да точно знаете кому ги испраќате. Доколку барањето дојде од непозната адреса, неопходно е да се провери идентитетот на лицето.

HR задачи кои го придружуваат секој процес на пресметка на плати

Пресметката на плати, како и секоја друга активност во сметководствената служба, не функционира изолирано. За процесот да тече без проблеми, потребно е да се изврши низа HR и административни задачи, како на пример:

• пријавување/одјавување на вработени,
• подготовка на договори за вработување и раскин на работен однос,
• издавање потврди за банки и други институции.

За непречена работа, препорачуваме компаниите јасно да ги распределат задачите во тимот. Процедуралните задачи може постепено да се делегираат на јуниори кои се обучуваат и стекнуваат практично искуство. За правни акти, како што се договори и прекини на работен однос, се препорачува соработка со правен советник. На тој начин ќе обезбедите правна сигурност и усогласеност со законите.

Бонус совет: Кога да ангажирате надворешна сметководствена служба

Денес, многу компании се соочуваат со недостаток на клучни ресурси – време и луѓе.
Ако ова важи и за вашата компанија, размислете за ангажирање на сметководствена служба во Македонија која веќе има:

• развиен резервен систем,
• обучен тим,
• сигурносни протоколи.

Токму ваков пристап, кој го опишавме низ овој водич, го применуваме во Унија ETL.
Го развивме, го тестиравме и го применуваме. Знаеме дека функционира. Нашиот тим годишно вложува повеќе од 100 часа во едукација и стручно усовршување. Тоа го правиме за да бидеме во тек со сите законски измени. Само на тој начин можеме на нашите клиенти да им обезбедиме точни, ажурирани и законски усогласени пресметки. Секој наш клиент има свој сметководител за плати, но и јасно дефинирана замена. На овој начин, пресметката и услугата никогаш не се прекинуваат поради отсуство на поединец. Иако клиентите комуницираат со една личност, во позадина стои тим од стручњаци кои тимски обезбедуваат беспрекорно и навремено работење.

Услугата што ја опишавме во овој водич може да ви помогне повеќе да се фокусирате на растот на бизнисот, додека пресметката на плати во Македонија функционира прецизно.

Заклучок: Стабилната пресметка на плати не треба да зависи од поединец

Веќе напоменавме, но вреди повторно: сигурната пресметка на плати во Скопје не треба да зависи од присуството на една личност. Важно е да изградите систем кој функционира во сите околности. Онолку долго колку што имате:

• јасно документирани процедури,
• обучени луѓе,
• сигурносни протоколи,
• прецизно планирани рокови

толку долго можете да бидете сигурни дека процесот на пресметка на плати – а ние веруваме и секој друг процес – ќе се одвива без доцнења и без грешки. А токму таа стабилност станува ваша конкурентска предност.

Најчесто поставувани прашања за пресметка на плати