Вештачката интелигенција (ВИ) сè повеќе е присутна во деловното работење, а процесот за пресметка на плати е една од областите во која нејзините можности особено често се споменуваат. Причината е едноставна: пресметката на плати вклучува голем број податоци, строги рокови, повторливи активности и висок степен на одговорност.

Во практиката, една погрешно внесена евиденција на работни часови, задоцнета информација за боледување или неусогласен податок за надомест може да предизвика дополнителни проверки, прашања од вработените и ризик од грешка во пресметката. Токму затоа е важно да се разбере каде вештачката интелигенција може да помогне, а каде и понатаму е неопходна стручна проценка од страна на човек.

Клучното прашање веќе не е само што може да автоматизира ВИ, туку како да се користи така што процесот за пресметка на плати ќе стане побрз, посигурен и поквалитетен. За тоа во продолжение на текстот зборува Емина Бранковиќ, сметководителка за пресметка на плати од Босна.

Зошто процесот за пресметка на плати е погоден за автоматизација?

Процесот за пресметка на плати опфаќа податоци за работното време, отсуствата, боледувањата, годишните одмори, надоместоците, бенефициите, прекувремената работа и други елементи што влијаат врз примањата на вработените.

Поради големиот број повторливи чекори, одредени делови од процесот за пресметка на плати веќе со години се дигитализирани. Развојот на ВИ претставува следен чекор: побрза обработка на податоците, полесно препознавање на отстапувањата и поефикасна подготовка на извештаи.

Сепак, автоматизацијата не значи целосна замена на стручната работа. Во процесите за пресметка на плати, точноста, довербата и одговорноста се подеднакво важни како и брзината.

Каде ВИ може да им помогне на тимовите за пресметка на плати?

1. Препознавање невообичаени отстапувања

Системите со ВИ можат да анализираат големи количини податоци и да укажат на ставки што отстапуваат од вообичаениот образец, како што се невообичаено висок број прекувремени часови, промена на нето-примањата или податок што бара дополнителна проверка. Таквите предупредувања не значат нужно дека постои грешка, но му помагаат на стручното лице за пресметка на плати побрзо да го препознае она што треба да се провери пред конечната пресметка.

2. Побрза обработка и обединување на податоците

Еден од посложените делови на процесот за пресметка на плати е собирањето податоци од повеќе извори: евиденции за работното време, интерни системи, одлуки за надоместоци и евиденции за отсуства. Алатките со ВИ можат да помогнат во обединувањето и структурирањето на овие податоци, со што се намалува потребата од рачно внесување и ризикот од технички грешки. На тој начин, тимот за пресметка на плати добива повеќе простор за контрола, анализа и толкување на податоците.

3. Изработка на извештаи и анализи

ВИ може да ја забрза подготовката на прегледи на трошоците за работна сила, анализи на боледувања, прекувремена работа, отсуства и други елементи на пресметката. Наместо рачно да ги подредува податоците, тимот може побрзо да дојде до информации важни за управување со трошоците и донесување деловни одлуки. Сепак, податоците сами по себе не се доволни. Тие треба правилно да се толкуваат во согласност со прописите, интерните политики и конкретниот деловен контекст.

4. Одговори на чести прашања од вработените

Вработените често поставуваат слични прашања за платите, годишните одмори, надоместоците, задршките, даночните картички или роковите за исплата. AI асистентите можат да помогнат со брзи одговори на едноставни и повторливи прашања.

Кај посложени прашања, индивидуални случаи или теми што вклучуваат чувствителни податоци, и понатаму е потребна директна комуникација со стручно лице.

5. Поддршка при истражување на прописи и процедури

Стручните лица за пресметка на плати можат да ја користат AI за пронаоѓање информации, подготовка на нацрти на процедури, изработка на интерни објаснувања и структурирање на комплексни теми. Сепак, вештачката интелигенција не може да биде конечен извор за толкување на прописите. Информациите што ги генерира треба да се проверат, особено во областите на работните односи, даноците и придонесите, каде што последиците од погрешната примена можат да бидат значителни.

Што не може да замени вештачката интелигенција?

Иако технологијата може значително да ги унапреди процесите за пресметка на плати, клучните делови од оваа работа и понатаму бараат стручно знаење, искуство и професионална проценка. Значи, вештачката интелигенција во пресметката на плати не може да преземе:

• Толкување на законските прописи – Прописите од областа на работните односи, даноците и придонесите често не се едноставни ниту еднозначни. Нивната примена зависи од конкретната ситуација, видот на ангажманот, статусот на вработениот, интерните акти на работодавачот и важечките локални правила. Стручното лице за пресметка на плати не ги применува само правилата, туку проценува како правилно да ги примени во конкретен случај.
• Управување со ризици – Грешките во процесот за пресметка на плати можат да имаат сериозни последици: незадоволство кај вработените, дополнителни обврски, инспекциски наоди и финансиски санкции. ВИ може да укаже на потенцијални неправилности, но не може да ја преземе одговорноста за одлуките што влијаат врз законитоста и точноста на пресметката.
• Донесување стручни препораки – Менаџментот често очекува од стручните лица за пресметка на плати препораки за начинот на исплата на надоместоците, организацијата на бенефициите, наградувањето на вработените или оптимизацијата на трошоците за работна сила. Квалитетната препорака бара разбирање на законодавната рамка, деловните цели, даночниот третман и можните ризици.
• Комуникација со вработените – Зад секоја пресметка на плата стои човек со свои прашања, очекувања и специфични околности. Кога вработениот има прашање за платата, боледувањето, надоместокот или промената на примањата, често не му е потребен само технички одговор, туку и јасно објаснување и сигурност дека неговиот случај е внимателно разгледан.
• Конечна контрола на пресметката – Без оглед на степенот на автоматизација, одговорноста за точноста на пресметката останува кај работодавачот и стручните лица кои управуваат со процесот. ВИ може да помогне при проверките, но конечната контрола бара човечка одговорност.

Како ќе се менува payroll професијата?

Најголемата промена веројатно нема да биде исчезнувањето на payroll работните места, туку промената на фокусот на работата. Рутинските активности, како што се внесувањето податоци, основните проверки и подготовката на стандардни извештаи, сè повеќе ќе се автоматизираат.

Истовремено, улогата на стручното лице за пресметка на плати ќе се насочува кон анализа, контрола на процесите, советување и управување со ризици. Професионалците за пресметка на плати сè помалку ќе се занимаваат со самото внесување податоци, а сè повеќе со разбирањето на она што го покажуваат податоците.

Тоа значи дека, покрај познавањето на работното и даночното законодавство, сè поважни ќе бидат дигиталните компетенции, аналитичкото размислување и подготвеноста за работа со нови алатки.

Заклучок

Вештачката интелигенција во пресметката на плати нема да ги замени стручните лица, но значително ќе го промени начинот на кој тие работат. Таа може да ја забрза обработката на податоците, да го олесни откривањето на отстапувања и да го намали дел од административното оптоварување. Сепак, конечната одговорност, стручната интерпретација и односот на доверба со вработените остануваат кај луѓето. Иднината на процесите за пресметка на плати затоа не е избор помеѓу човекот и технологијата. Најдобрите резултати се постигнуваат кога дигиталните алатки се користат како поддршка на стручните лица, а не како замена за нивното знаење, искуство и одговорност. Оние што знаат да ја користат технологијата ќе имаат поважна стратешка улога од порано.

Во Unija ETL Accounting веруваме дека довербата на клиентите е основа на секој успешен деловен однос. Затоа континуирано ги унапредуваме нашите процеси, следејќи ги современите трендови и технолошкиот развој, додека стручноста и знаењето на нашиот тим остануваат клучни за квалитетот на услугата што ја обезбедуваме. Доколку ви е потребна сигурна пресметка на плати, контактирајте нè.

Најчесто поставувани прашања