28. јануари, 2022

Рокови за чување на финансиска деловна документација

Правните и одговорните лица (меѓу кои и сметководителите), се соочуваат со проблемот на утврдување на рокот за чување на деловните документи, се соочуваат  со  проблемот  на  утврдување на рокот на чување на деловните документи, односно моментот на дозволено уништување на  одделна  документација  (особено  финансиско‐сметководствена  документација,  деловни книги  и финансиски  извештаи),  најмногу поради фактот што сметководствените документи  имаат  обележја  и  на  други  видови документи,  согласно  други  прописи  (даночни прописи,  прописи  од  областа  на  архивското работење  итн.).  Роковите  за  чување  на  деловната документација уредени се со повеќе прописи  поради  што  некои  од  роковите  за еден  ист  документ може  да  не  се  совпаѓаат, бидејќи за еден ист документ со одделни закони може да бидат утврдени различни рокови на чување (пр: годишната сметка и финансиските извештаи согласно Законот за даночната постапка се чуваат 10 години, а согласно Законот за трговски друштва, трајно). Во таков случај треба да се почитува најдолгиот пропишан рок за чување на одделни документи. Роковите за чување на финансиската деловна документација во нашето законодавство  се  уредени  главно  со:  Законот  за  архивски  материјал  („Службен  весник  на РСМ“  бр.  95/12…11/18),  Законот  за  трговските  друштва  („Службен  весник  на  РСМ“ бр.28/04…215/21), Законот за даночната постапка („Службен весник на РСМ“ бр.13/06‐…290/20) и соодветни подзаконски акти.

Роковите  за  чување  на  деловната документација (финансиска, организациска,  канцелариско‐архивска,  работни односи  итн.),  се уредени  со Законот  за архивски  материјал и подзаконските акти, со кои меѓу другото е уредена постапката за чување на:

  • јавен  архивски  и  документарен  материјал (создаден од страна на државните органи,  јавни  институции  и  служби,  јавни претпријатија, единиците на локалната самоуправа  и  градот  Скопје,  трговските друштва основани од државата или во кои доминантен  капитал  има  државата,  единиците на локалната самоуправа и  градот Скопје  и  физичките  лица  на  кои  со  закон им се доверени јавни овластувања), и
  • приватен архивски и документарен материјал (што настанал кај приватните правни физички  лица,  односно кој  го  поседуваат приватни правни и физички лица).

Приватен  архивски  и  документарен  материјал е материјалот кој настанал во работата  на  приватните  правни  и физички  лица кои вршат дејност, услуги или слободни занимања,  односно е  во  сопственост  на  приватни  правни  и  физички  лица  кои  вршат дејност, услуги слободни занимања.

Согласно член 32 од Законот за архивски материјал, имателите на приватен документарен материјал имаат обврска за:

  • водење  основна  или  сопствена  евиденција за архивскиот и документарниот  материјал (деловодник  или  да  ги  заведуваат  актите  според  сопствена  номенклатура); 
  • донесување План  на архивски  знаци  со листа  на  архивски  и  документарен  материјал.  Правните  и  физички  лица  кои имаат до 49 вработени, имаат обврска да донесат  План  на  архивски  материјал  со листа на архивски и документарен материјал само доколку имаат архивски материјал и трајно да  го чуваат архивскиот материјал;
  • тековно одбирање на архивскиот од документарниот  материјал,  но  дадена  е можност  оваа  услуга  за  нив  да  ја  врши Државниот архив за соодветен надоместок и 
  • трајно чување на архивскиот материјал, бидејќи немаат обврска за негово предавање во Државниот архив.



Во  случај  на  престанок  на  имателот  на приватен архивски материјал, неговиот правен следбеник е должен да го преземе материјалот,  а  доколку  нема  правен  следбеник,  имателот е  должен во  рок  од  15  дена од престанокот, да го предаде на Државниот архив.