Popravljanje napak v računovodstvu

Kljub vsem računovodskim in drugih kontrolam se lahko primerijo napake, ki jih je treba popraviti. Napake so lahko posledica pomot pri prepisovanju podatkov, njihovem povzemanju, seštevanju podatkov in drugih povsem človeških zmot, lahko so posledica neznanja, slabe komunikacije, nedostopnosti listin o pravem času, napačnih nastavitev v programu in mnogih drugih človeških dejavnikov. Način odprave napak je odvisen od njihove teže. Ločiti je seveda treba napake (pomote) od prevar, ki jih v članku ne obravnavamo.

Če gre za nepomembne, formalne napake v letnem poročilu, jih bomo gotovo pustili in odpravili v naslednjem letnem poročilu. Če so napake v računovodskih izkazih posledica napačne predstavitve, razvrščanja podatkov, ki so v poslovnih knjigah sicer pravilno knjiženi, če so podatki prikazani narobe, zavajajoče za uporabnika, je treba te pomote odpraviti. Novo, popravljeno letno poročilo je mogoče kadarkoli oddati tudi Ajpesu za namene javne objave.

Če pa je napačno ugotovljena davčna obveznost, je treba ustrezno popraviti knjiženje, ob pomembnih napakah tudi računovodske izkaze.

Če popravljamo napake, storjene v tekočem letu, ni težav: v mesecu, ko smo odkrili napako, storniramo stare knjižbe in opravimo nove. Način popravljanja napak ni predpisan, še vedno ga je mogoče izvesti z rdečim ali črnim stornom, v računalniški dobi pa s knjižbo s predznakom minus in novo knjižbo na novem kontu in v pravilni višini v plus.

Kako pa je s popravljanjem napačnih knjiženj ali neopravljenih knjiženj poslovnih dogodkov, ki so se zgodili v preteklih letih? Tako po MSRP kot po SRS se napake popravljajo glede na njihovo težo.

V uvodnih določbah SRS najdemo naslednje zapise:

• Napake so opustitve postavk in napačne navedbe v računovodskih izkazih za pretekla obdobja, ki izhajajo iz neupoštevanja ali napačne uporabe zanesljivih informacij, ki so bile na voljo v času, ko so bili računovodski izkazi odobreni za objavo, in za katere se je upravičeno domnevalo, da bodo pridobljene in upoštevane pri sestavitvi računovodskih izkazov.
• Organizacija popravi pomembne napake iz preteklih obdobij za nazaj v prvih računovodskih izkazih, odobrenih za objavo, po odkritju napak. Napake popravi s preračunavanjem primerjalnih zneskov sredstev, dolgov in vseh vpletenih sestavin kapitala predstavljenega preteklega obdobja.
• Napake iz preteklega obdobja se popravijo s preračunavanjem za nazaj (kot da do njih v preteklem obdobju sploh ne bi prišlo), razen če je to neizvedljivo; v takem primeru se to dejstvo razkrije.
• Učinek popravkov pomembnih napak iz preteklih obdobij se ne vključi v poslovni izid obdobja, v katerem je prišlo do odkritja napak, popravki napak, ki ne presegajo praga pomembnosti, pa učinkujejo na tekoči poslovni izid.

V zvezi z napakami je torej najprej treba ločevati med pomembnimi in nepomembnimi napakami. Novi SRS 2016 ne uporabljajo več pojma bistveni, torej govorimo le še o pomembnih napakah, nič več o bistvenih napakah; po vsebini pa gre za isto stvar, in kdor bere slovenske prevode MSRP, bo še vedno imel opraviti z bistvenimi napakami. Skratka popravljanja napak je odvisen od tega, ali je napaka pomembna ali ne; to merilo imamo zapisano v pravilniku o računovodstvu.

Pri presoji, ali je napaka pomembna ali ne, ne imejmo pred očmi le posameznega dogodka ali listine. Neknjižen račun po eni listini je lahko nepomemben, vendar če smo takih napak naredili več, lahko vsota nepomembnih zneskov naenkrat postane pomembna…

V nadaljevanju si oglejmo primere knjiženja pomembnih in nepomembnih napak, v zgledih pa bomo zanemarili vpliv davka na dodano vrednost.

Knjiženje nepomembnih napak iz preteklih let

Standardi določajo, da nepomembne napake iz preteklih obdobij popravljamo v tekočem obdobju na način, da jih, če vplivajo na poslovni izid, vključimo kar v tekoči poslovni izid.

Primer 1: Pri usklajevanju odprtih postavk ali drugih računovodskih kontrolah ugotovimo, da prejeti račun v preteklem letu ni bil knjižen.

Primer 2: Pri pregledu registra osnovnih sredstev ugotovimo, da smo nabavljeni računalnik v preteklem letu amortizirali po 5-odstotni stopnji namesto po 50-odstotni.

…

Pomembne napake

Pomembne napake iz preteklih let poknjižimo tako, da ustrezno poknjižimo sredstva ali obveznosti, protiknjižba, ki bi sicer morala biti izkazana v poslovnem izidu (razred 4 ali 7), pa se izkaže na prenesenem poslovnem izidu. Za pretekla leta namreč ne odpiramo knjig, ne doknjižujemo manjkajočih knjižb, saj so poslovne knjige zaključene, zato je edina možnost ta, da se ustrezno popravi preneseni poslovni izid, v računovodskih izkazih pa ustrezno preračunamo podatke za pretekla poslovna leta, kot da do njih sploh ne bi prišlo (popravljamo torej stolpce za pretekla leta).

Primer 3: Pri pregledu registra osnovnih sredstev ugotovimo, da smo nabavljeno nepremičnino pozabili aktivirati in amortizacije nismo obračunali. Amortizacijo nepremičnine za preteklo leto poknjižimo v tekočem letu tako:

…

Primer 4: Pri pregledu knjiženj za določen projekt ugotovimo, da smo pozabili knjižiti storitev podizvajalca:

…

Primer 5: Po oddaji letnega poročila je družba izstavila dobropis za letni superrabat, ki se nanaša na prodajo blaga temu kupcu v preteklem letu. Gre za napako (podjetje pri sestavi izkazov ni upoštevalo zanesljivih informacij, ki jih je imelo), ker podatki o upravičenjih novega kupca na podlagi sklenjene pogodbe iz oddelka prodaje niso prispeli do oddelka računovodstva:

…

Primer 6: Davčni inšpektor podjetju z odločbo odmeri plačilo dohodnine in prispevkov za boniteto, ki je podjetje v preteklih treh letih ni obračunalo.

…

Kaj ni napaka?

Napake je treba ločiti od sprememb računovodskih usmeritev in računovodskih ocen.

Računovodske usmeritve so načela, temelji, dogovori, pravila in navade, ki jih organizacija upošteva pri sestavljanju računovodskih izkazov. Računovodske usmeritve popravimo:

• ker tako narekujejo spremenjeni računovodski predpisi (npr. dobro ime ni več neopredmeteno sredstvo z nedoločeno dobo koristnosti temveč amortizirljivo sredstvo) ali
• ker tako želimo sami, saj bi računovodski izkazi na ta način vsebovali zanesljivejše in ustreznejše informacije o poslovanju (opustitev modela revaloriziranja in prehod na model nabavne vrednosti).

Pri spremembi računovodskih usmeritev organizacija opravi knjiženja, prerazvrstitve in računovodske izkaze tako, kot določajo prehodne določbe spremenjenega predpisa. Če spreminjamo računovodske usmeritve na lastno pobudo, se nova usmeritev uporabi za nazaj (kot da bi jo vedno uporabljali). Preračunajo se primerjalni zneski kategorije, za katero se spreminja računovodska usmeritev, in vse vpletene sestavine kapitala (običajno preneseni poslovni izid) za predstavljeno primerjalno preteklo obdobje.

Sprememba računovodskih ocen je prilagoditev knjigovodske vrednosti sredstev oziroma obveznosti zaradi ocene sedanjega stanja sredstev in obveznosti do virov sredstev ter predvidenih bodočih koristi iz sredstev in obveznosti. Temelji na novih informacijah ali novih dogodkih, zato se ne šteje za popravek napak niti za spremembo računovodskih usmeritev…

Primer 7: Tožbo delavca smo pred sodiščem izgubili, prej smo ocenjevali, da je verjetnost za to manjša od 50 odstotkov, zato za tožbo nismo knjižili rezervacije, temveč možen znesek izgub iz tožbe izkazali na zunajbilančnih kontih.

Primer 8: Podjetje na podlagi novih informacij in izkušenj ugotovi, da se stroj obrablja počasneje, kot je bilo prvotno ocenjeno, zato stroju podaljša dobo amortiziranja oziroma zniža amortizacijsko stopnjo. Začasno obračunano amortizacijo na podlagi končnega obračuna amortizacije popravi (za tekoče leto). V preteklih letih obračunane amortizacije ne popravlja, novo amortizacijsko stopnjo torej uporabi za tekoče leto in prihodnja leta.

…

Celoten članek je na voljo v februarski številki biltena Unikum.

Pripravila: Kristinka Vukovič