Za mnoge podjetnike je začetek poslovanja ali širitev dejavnosti v tujino logičen naslednji korak in vznemirljiva izkušnja. Ta pa prinaša številne izzive, med katerimi je eden najpogostejših odprtje poslovnega bančnega računa. Postopek, ki naj bi bil zaključen v tednu ali dveh, se v praksi pogosto spremeni v več tednov ali mesecev, polnih vprašanj, dopolnitev in včasih tudi zavrnitev brez jasne razlage, čeprav družba posluje povsem zakonito. Pri tujih družbah to pogosto vodi v večkratno dopolnjevanje dokumentacije, podaljšanje postopka za več tednov ter občutek, da se postopek vrti v krogu.
V nadaljevanju so predstavljeni najpogostejši izzivi, s katerimi se gospodarski subjekti (v nadaljevanju: družba/stranka) srečujejo pri odpiranju bančnega računa v tujini, ter praktični napotki, kako se jim lahko vnaprej izognejo.
Najpogostejši izzivi pri odpiranju računa v tujini
- Administracija in dokumentacija
- Zahteve AML/KYC in različne politike bank
- Lokalna pristojnost in predstavništvo
- Stroški postopka
Administracija in dokumentacija
Odprtje bančnega računa v tujini zahteva od družbe predložitev obsežne dokumentacije:
- od izpiska iz poslovnega registra in statuta družbe do podatkov o dejanskih lastnikih,
- davčne številke,
- poslovnega naslova ter
- opisa poslovnega modela.
Zahteve se razlikujejo glede na posamezno državo in banko, pri čemer morajo biti predloženi dokumenti pogosto uradno prevedeni (sodno overjeni prevod, ki ga opravi sodni tolmač) in notarsko overjeni, nekatere države pa zahtevajo še dodatno overitev listine, na kateri je podpis notarsko overjen (t.i. apostille).
Najpogostejši razlog za zavrnitev je prav nepopolna ali nepravilna dokumentacija. Banka lahko od družbe naknadno zahteva pridobitev in predložitev dodatnih dokumentov. Npr.
- pogodbe s ključnimi strankami,
- podrobnejši opis poslovnega modela ali izvora dohodkov,
- ali pa vlogo preprosto zavrne.
Tipičen primer je potrdilo o dejanskih lastnikih (UBO), ki pri večini bank ne sme biti starejše od treh mesecev. Če družba predloži starejši izpis, je lahko to razlog za nov krog dopolnjevanja in podaljšanje postopka, v najslabšem primeru pa tudi za zavrnitev vloge, če banka oceni, da je tveganje zaradi neustrezne dokumentacije previsoko v okviru svojih obveznosti po pravilih AML/KYC.
Neustrezno in pomanjkljivo pripravljena dokumentacija družbi povzroča časovne zamude ter dodatne stroške prevodov in administrativnih postopkov. Del teh težav je mogoče omiliti s pravočasnim načrtovanjem priprave dokumentacije in vključitvijo svetovalca, ki se spozna na zakonodajne zahteve in specifične kriterije posamezne banke in družbi pomaga pripraviti jasen ter usklajen paket dokumentov. Na ta način se zmanjša število dopolnitev, skrajša trajanje postopka, družba pa se lahko hitreje posveti dejanskemu poslovanju.
Zahteve AML/KYC in različne politike bank
V okviru postopka odpiranja bančnega računa banka izvede skrbni pregled družbe, njene potencialne stranke, v skladu s pravili preprečevanja pranja denarja in financiranja terorizma (AML). Banka mora pri tem upoštevati pravila EU in nacionalne zakonodaje glede pregleda stranke (KYC), kar vključuje preverjanje lastništva, poslovnega modela in izvora sredstev družbe. Pri nerezidentih in strankah z višjim tveganjem za pranje denarja in financiranje terorizma, banke običajno zahtevajo več dokumentacije in vršijo strožji pregled stranke. Gre za izredno pomembno fazo postopka, v kateri banke preverijo vse okoliščine, pomembne za oceno tveganja stranke.
Največjo težavo predstavljajo zapletene lastniške strukture z več ravnmi lastništva, holdingi in hčerinskimi družbami v različnih državah, ki bankam otežujejo identifikacijo končnih dejanskih lastnikov – fizičnih oseb. Dodatno tveganje predstavljajo tudi družbe v lastniški strukturi, registrirane v t. i. offshore jurisdikcijah oziroma državah z ugodnimi davčnimi režimi. V kontekstu preprečevanja pranja denarja takšne strukture pomenijo povečano tveganje, zato banke zahtevajo dodatna pojasnila in pripravljenost za predložitev dokazil. V skrajnem primeru vlogo zavrnejo. Banke imajo pravico zavrniti stranko, ki jo ocenjujejo kot preveč tvegano, če odločitev temelji na skladnosti s predpisi.
Družba se lahko zapletom izogne tako, da pravočasno in transparentno predstavi lastniško strukturo, denarne tokove in svojo naravo poslovanja. Pripravi izjave o zakonitosti poslovanja, reference drugih bank, s katerimi posluje, ter po potrebi zagotovi lokalne poslovne kontakte.
Čeprav vse banke zavezujejo enotni AML/KYC standardi EU, se njihove praktične zahteve pri poslovanju s tujimi družbami lahko precej razlikujejo. Brez poznavanja internih pravil posameznih bank družba težko določi, kje ima sploh realne možnosti za odprtje računa. Zato je izredno pomembno, da družba v procesu izbire banke bodisi interno ali s strokovno podporo naredi analizo in primerjavo zahtev več bank ter izbere banko, ki ima izkušnje z mednarodnimi strankami ali specializirane oddelke za tuja podjetja.
Lokalna pristojnost in predstavništvo
Družbe, ki so registrirane v tujini ali nimajo dejanske poslovne prisotnosti v državi, kjer zaprosijo za odprtje bančnega računa, pogosto naletijo na dodatne težave. To velja tako za mednarodna podjetja, ki vstopajo na nov trg, kot za družbe brez fizične prisotnosti v državi. Banke take stranke obravnavajo kot bolj tvegane zaradi pomanjkanja (omejene) ekonomske vsebine, morebitnih tveganj neizpolnjevanja lokalnih predpisov in negotove dolgoročne ekonomske zavezanosti.
Družba se lahko zapletom izogne tako, da vzpostavi vsaj minimalno lokalno prisotnost z:
- ureditvijo poslovnega naslova,
- najemom poslovnega prostora,
- vzpostavitvijo lokalnega partnerstva ali ustanovitvijo podružnice,
kar praviloma zmanjšuje zaznano tveganje pri oceni stranke. Katera oblika lokalne prisotnosti je najprimernejša, je odvisno od konkretnega poslovnega modela, dejavnosti in načrtovanega vstopa na trg zato je priporočljivo, da v odločitev vključite lokalnega strokovnjaka s tega področja.
Stroški postopka
Postopek odpiranja bančnega računa v tujini je dolgotrajen in zahteven postopek, ki lahko vključuje številne dopolnitve, usklajevanja, osebne obiske poslovalnic bank itd., kar družbi jemlje čas in denarna sredstva. Nezanemarljivi so tudi razmeroma visoki začetni stroški, ki lahko med drugim vključujejo stroške vodenja računa, plačilnega prometa, storitev svetovalcev ter prevod in overitev zahtevane dokumentacije.
Da bi bil stroškovni in časovni vidik postopka čim bolj omejen, je smiselno s pripravami začeti dovolj zgodaj, omogočiti zastopanje na podlagi pooblastila ter, kjer je to mogoče, izkoristiti digitalne načine komunikacije z banko. Poleg tega je potrebna primerjava tarif in storitvenih paketov različnih bank in morebitno pogajanje o pogojih poslovanja ter razmislek o alternativnih bančnih oziroma fintech rešitvah, ki lahko prispevajo k nižjim začetnim stroškom in dolgoročni optimizaciji bančnih stroškov.
Celovita rešitev za izzive pri odpiranju računa v tujini
Izbira ustreznega bančnega partnerja ter učinkovita izvedba postopka je bistvena za nemoteno poslovanje družbe. Z razumevanjem posebnih zahtev države, v kateri želi družba poslovati, temeljito pripravo dokumentacije in vključitvijo lokalnega svetovalca je možno te izzive učinkovito premagati. UNIJA ETL Consulting družbam nudi celovito strokovno podporo – od izbire prave banke in priprave popolne dokumentacije do vodenja celotnega postopka odpiranja bančnega računa v tujini. Naš cilj je poenostaviti proces, zmanjšati zamude in zagotoviti uspešno odprtje računa, tako da se družbe lahko osredotočijo na svoj posel.
Katere dokumente mora družba predložiti za odprtje poslovnega bančnega računa v tujini?
Za odprtje bančnega računa v tujini je potrebno predložiti najmanj izpisek iz poslovnega registra, statut družbe, podatke o dejanskih lastnikih, davčne številke, poslovni naslov ter opis poslovnega modela. Zaželeno je, da priložite tudi potrdilo o dejanskih lastnikih (UBO), ki ne sme biti starejše od treh mesecev in pogodbe s ključnimi strankami. Pred začetkom postopka preverite ali morate izbrani banki dokumente predložiti prevedene in notarsko overjene, da se izognete nepotrebnim zamudam.
Kako se lahko družba v naprej ustrezno pripravi na izpolnjevanje zahtev AML/KYC pri odpiranju bančnega računa v tujini?
Poleg zgoraj navedenih dokumentov, ki jih je potrebno predložiti v postopku morate biti pozorni na transparentnost glede lastniške strukture. Predvsem družbe z zapletenimi lastniškimi strukturami, ki delujejo na več ravneh (holdingi, hčerinske družbe v več državah itd.) morajo poskrbeti, da je bankam omogočena identifikacija končne fizične osebe. Bistvenega pomena je, da je iz predložene dokumentacije razvidna substanca oziroma jasna ekonomska vsebina z državo v kateri želite odpreti poslovni bančni račun, ta naj bo razvidna tudi iz opisa poslovnega modela.
Ali mora imeti družba dejansko poslovno prisotnost v državi v kateri želi odpreti poslovni račun?
Dejanska poslovna prisotnost v obliki poslovnih prostorov in zaposlenih za odprtje bančnega poslovnega računa ni obvezna. Za lažji potek postopka pa je zaželena določena oblika lokalne prisotnosti (registriran poslovni naslov, najem poslovnega prostora, ustanovitev podružnice, poslovne enote, poslovni partner itd.) Najprimernejša oblika lokalne prisotnosti je odvisna od poslovnega modela, dejavnosti in načina vstopa na trg, ki ga načrtuje družba.
Kakšne so posledice neustrezne priprave na postopek odpiranja bančnega računa?
Posledice neustrezno priprave na postopek so predvsem stroškovne in časovne narave. Neustrezno izbrana banka, dodatne dopolnitve ali v najslabšem primeru zavrnitev s strani banke zaradi previsoke ocene tveganja v skladu z EU standardi AML/KYC kljub zakonitemu poslovanju družbe terjajo čas in denarna sredstva. Z vključitvijo svetovalca, se časovnemu vidiku popolnoma izognete, hkrati pa si zagotovite uspešno odprtje računa in nemoteno poslovanje družbe.
Kako zmanjšati stroške postopka odprtja bančnega računa v tujini?
Svetujemo vam, da se povežete z lokalnim ali regijskim svetovalcem, ki pozna postopke in zahteve različnih bank ter ima pogosto že vzpostavljene kontakte v banki. Za optimizacijo stroškov vam svetujemo, da najprej opravite temeljito analizo tarif in storitvenih paketov različnih bank, ki imajo izkušnje z mednarodnimi strankami ali specializirane oddelke za tuja podjetja. Prav tako razmislite o alternativnih bančnih rešitvah, ki lahko prispevajo k nižjim začetnim stroškom v kolikor je to skladno z načrtovanim poslovanjem.
