Personalne (osebne) mape pri delodajalcu

ZDR je temeljni zakon, ki določa pravice in obveznosti delavca in delodajalca – ureja delovna razmerja med delavcem in delodajalcem. Obveznosti delavca v zvezi z izdajo kadrovskih dokumentov določa v več različnih členih. Naj navedemo samo nekatere:

osebni podatki delavcev (in kandidatov) se lahko zbirajo, obdelujejo, uporabljajo in dostavljajo tretjim osebam samo, če je to določeno z ZDR ali drugim zakonom ali če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem (46. člen ZDR);

osebne podatke delavcev (in kandidatov) lahko zbira, obdeluje, uporablja in dostavlja tretjim osebam samo delodajalec ali delavec, ki ga delodajalec za to posebej pooblasti (46. člen ZDR);

osebni podatki delavcev (in kandidatov), za zbiranje katerih ne obstoji več zakonska podlaga, se morajo takoj izbrisati in prenehati uporabljati (46. člen ZDR);

delodajalec je dolžan neizbranemu kandidatu na njegovo zahtevo vrniti vse dokumente, ki mu jih je predložil kot dokaz za izpolnjevanje zahtevanih pogojev za opravljanje dela (28. člen ZDR);

delodajalec sme od kandidata zahtevati le predložitev dokazil o izpolnjevanju pogojev za opravljanje dela (26. člen ZDR);

delodajalec pri sklepanju pogodbe o zaposlitvi ne sme od kandidatov zahtevati podatkov o družinskem oziroma zakonskem stanu, podatkov o nosečnosti, o načrtovanju družine oziroma drugih podatkov, če niso v neposredni zvezi z delovnim razmerjem (26. člen ZDR);

delodajalec ne sme pogojevati sklenitve pogodbe o zaposlitvi s pridobitvijo v prejšnji alinei navedenih podatkov ali z dodatnimi pogoji v zvezi s prepovedjo nosečnosti ali odlogom materinstva ali z vnaprejšnjim podpisom odpovedi pogodbe o zaposlitvi s strani delavca (26. člen ZDR).

ZVOP določa, kako in za kakšne potrebe lahko delodajalec-upravljavec osebnih podatkov zbira določene podatke ter predvsem način zavarovanja osebnih podatkov delavca.

ZEPDSV določa evidence, ki so jih dolžni voditi delodajalci, način vodenja in povezovanja evidenc, katere podatke morajo te evidence vsebovati ter način posredovanja podatkov uporabnikom, ki te podatke potrebujejo:

evidenca o zaposlenih delavcih,

evidenca o stroških dela,

evidenca o izrabi delovnega časa,

evidenca o oblikah razreševanja kolektivnih delovnih sporov pri delodajalcu,

evidence s področja varnosti in zdravja pri delu.

Za vsako od teh evidenc ZEPDSV natančno navaja podatke, ki jih mora v evidenco vpisovati delodajalec, ne določa pa oblike evidence. Ker oblika oziroma obrazec za vodenje evidence o zaposlenih delavcih ni predpisan, se lahko delodajalec sam odloči, kako jo bo vodil. Pri tem lahko uporabi tudi matično knjigo zaposlenih, ki je bila predpisana po stari zakonodaji (Zakon o evidencah na področju dela), paziti mora le, da se v skladu s 13. členom ZEPDSV vanjo vpisujejo vsi podatki, ki jih mora evidenca o zaposlenih delavcih vsebovati.

Delodajalcu pa so na voljo tudi druge možnosti oziroma oblike; navsezadnje so lahko vsi podatki zbrani in urejeni v obliki personalnih map posameznih delavcev, ki so skupaj evidenca zaposlenih.

Namen vodenja personalnih map ni samo zadostiti zakonskim zahtevam in zahtevam inšpektorja za delo, pač pa delodajalec potrebuje številne dokumente in podatke o zaposlenih tudi za namene uveljavljanja pravic iz sistema socialnega zavarovanja in socialnega varstva, za namen zagotavljanja statističnega spremljanja ter za obračun plač in urejanje kadrovskih zadev.

Delodajalec mora za posameznega delavca razpolagati z določenimi dokazili, ki so v neposredni zvezi z delovnim razmerjem, ne sme pa jih voditi v nasprotju z zakonom in dlje časa, kot je to potrebno.

Pri zbiranju vseh podatkov je pomembna predvsem vsebina evidence o zaposlenih delavcih, ki je določena z ZEPDSV, saj bi lahko rekli, da naj vse te podatke vsebuje tudi personalna mapa:

a) Podatki o delavcu:
– osebno ime,

            – datum rojstva, če oseba nima EMŠO,

            – kraj rojstva,

            – država rojstva, če je kraj rojstva v tujini,

            – enotna matična številka občana,

            – davčna številka,

            – državljanstvo,

            – naslov stalnega prebivališča,

            – naslov začasnega prebivališča,

            – izobrazba,

            – ali je delavec invalid,

            – kategorija invalidnosti,

            – ali je delavec delno upokojen,

            – ali delavec opravlja dopolnilno delo pri drugem delodajalcu,

            – ime in naslov drugega delodajalca, pri katerem delavec opravlja dopolnilno delo.

b) Podatki o delovnem dovoljenju delavca (tujci):
– vrsta delovnega dovoljenja,

            – datum izdaje delovnega dovoljenja,

            – datum izteka delovnega dovoljenja,

            – številka delovnega dovoljenja,

            – organ, ki je izdal delovno dovoljenje.

c) Podatki o sklenjeni pogodbi o zaposlitvi:
– datum sklenitve pogodbe o zaposlitvi,

            – datum nastopa dela,

            – vrsta sklenjene pogodbe o zaposlitvi,

            – razlog za sklenitev pogodbe o zaposlitvi za določen čas,

            – poklic, ki ga opravlja delavec,

            – strokovna usposobljenost, potrebna za opravljanje del in nalog delovnega mesta, za katero je delavec sklenil
pogodbo o zaposlitvi,

            – naziv delovnega mesta oziroma podatki o vrsti dela, za katerega je delavec sklenil pogodbo o zaposlitvi,

            – število ur tedenskega rednega delovnega časa,

            – razporeditev delovnega časa,

            – kraj, kjer delavec opravlja delo,

            – ali pogodba o zaposlitvi delavca vsebuje konkurenčno klavzulo.

č) Podatki o prenehanju pogodbe o zaposlitvi:
– datum prenehanja pogodbe o zaposlitvi,

            – način prenehanja pogodbe o zaposlitvi.

Evidenca o zaposlenih delavcih se začne voditi z dnem, ko delavec in delodajalec skleneta pogodbo o zaposlitvi, preneha pa z dnem, ko pogodba o zaposlitvi preneha veljati. Delavec mora delodajalcu prijaviti spremembe osebnih podatkov v osmih dneh po nastanku spremembe. Delodajalec pa mora podatke iz evidence o zaposlenih delavcih posredovati Zavodu za zdravstveno zavarovanje Slovenije ravno tako v osmih dneh po spremembi. Podatke delodajalec sporoči ob prijavi v zavarovanje na predpisanih obrazcih.

Inšpekcijski nadzor nad izvrševanjem določb ZEPDSV in ZDR izvaja organ, pristojen za inšpekcijo dela. V okviru nadzora lahko inšpektor za delo izreka globe, določene v členih 229. do 231. ZDR in v 23. členu ZEPDSV.

Inšpekcijski nadzor nad izvrševanjem določb ZVOP izvaja informacijski pooblaščenec. V okviru nadzora lahko informacijski pooblaščenec izreka globe, določene v členih 91. do 103. ZVOP.

Mag. Katja Topovšek