Zašto je kontinuitet u obračunu plata ključan za svaku kompaniju

Na vaš račun je izvršena uplata. Znate li koliko posla stoji iza ove jedne, jednostavne poruke? U svakodnevnom poslovanju, obračun plata se često podrazumijeva. Trenutak kada prestaje da se podrazumijeva je kada dođe do greške u obračunu ili, preciznije rečeno, kada zaposleni ne dobije sva novčana sredstva na račun. To je jedan od razloga zašto pri obračunu plata ne smije biti prostora za greške. Kada nekome isplaćujete naknadu, nije važno da li se radi o porodiljskom odsustvu, godišnjem odmoru, bolovanju ili neočekivanom otkazu. Ono što jeste važno jeste da kompanije u Sarajevu i širom Bosne i Hercegovine moraju imati pouzdan sistem za obračun plata koji funkcioniše bez prekida.

Naša stručnjakinja i vođa tima za obračun plata pripremila je vodič koji vam donosi konkretne korake kako da izgradite rezervni sistem koji obezbijeđuje pravovremenu isplatu plata i usklađenost sa zakonima.

Šta vam je potrebno za stabilan obračun plata u Sarajevu

U nastavku sa vama dijelimo sedam, po našem mišljenju, važnih i ključnih koraka koji vam mogu pomoći da uspostavite pouzdan sistem za obračun plata u Sarajevu. Naša preporuka je da slijedite navedene korake. Ti koraci su:

1. Postavite vremenski plan
2. Obučite svoj interni ili eksterni tim i osigurajte da svako ima svoju zamjenu
3. Dokumentujte procedure
4. Uvedite dodatnu kontrolu obračuna (double-check sistem)
5. Ukoliko možete i imate resurse, automatizujte svaki tehnički dio obračuna
6. Zaštitite podatke o platama zaposlenih
7. Uključite HR prateće aktivnosti

Postavite čvrst terminski plan za obračun plata u Sarajevu

Svi smo se u životu susreli sa rečenicom na kraju e-maila: Rok za ovo je: 12. 12. 2012. godine. I jasno je da svaki siguran sistem počinje jasno postavljenim rokovima. Zato je, kada je u pitanju obračun plata, važno da unaprijed napravite godišnji plan, koji bi trebao obuhvatiti:

• Datume za slanje ulaznih podataka (prisustvo, bonusi, bolovanja),

Šta su zapravo ulazni podaci? To su informacije koje se moraju redovno dostavljati službi za obračun plata kako bi se plata mogla pravilno izračunati. Ti podaci uključuju:

1. Prisustvo zaposlenog na radnom mjestu (koliko dana je radio ili kada je koristio slobodne dane),
2. Informacije o bonusima, tj. dodatnim isplatama kao što su nagrade za rezultate, stimulacije i sl.,
3. Informacije o bolovanju – kada je zaposleni bio na bolovanju i koliko dana je bio odsutan.

• Rokove za obračun i internu kontrolu,
• Datume za slanje platnih listića, slanje instrukcija za plaćanje i prijava poreza i doprinosa.

Ukoliko u vašoj kompaniji napravite ovako strukturiran pristup, time ne samo da smanjujete mogućnost kašnjenja, već i ostavljate prostor za dodatne provjere.

Obučite tim za obračun plata i uvedite zamjene

Najlakše je imati jednu osobu za sve. Ova rečenica, možda, ima smisla ako posmatramo samo trošak. Ali, da li je ovaj način poslovanja dugoročno dobra ideja? Naš savjet, koji proizilazi iz preko 20 godina iskustva, jeste da se ne oslanjate na jednu osobu za sve. Svaki računovođa za obračun plata treba imati zamjenu – nekoga ko je obučen da preuzme posao i obračun bez gubitka kvaliteta.

Za uspješan obračun plata u Sarajevu, nisu važni samo rokovi. Vaš tim mora biti obučen i pravovremeno informisan o svim zakonskim promjenama. To može biti izazovno ako se vaš payroll tim sastoji od samo jedne osobe. Postavlja se pitanje da li ta osoba dovoljno vremena da se dodatno edukuje i prati sve zakonske promjene pored svog redovnog posla? Nama se u praksi pokazalo da je edukacija presudna i da minimalno 100 sati godišnje po osobi za stručno usavršavanje daje vidljive i konkretne rezulte.

Jasno dokumentujte procedure

Kod ovog koraka zaista nije važno da li koristite usluge eksternog računovodstvenog sistema ili imate internu službu za obračun plata. Ono što je važno jeste da svaki korak bude dokumentovan.

U praksi to znači da imate tačno zabilježeno:

• koje podatke i u kojem formatu dostavljate,
• kako izgleda validacija (provjera) podataka,
• kako se podaci unose u softver i kada se vrši obračun.

Ovakva vrsta dokumentacije će vam kao poslodavcu značajno olakšati posao u slučaju da osoba zadužena za obračun plata bude odsutna. Proces obračuna plata se može lakše nastaviti, a ujedno se na ovaj način sprječava gubitak važnih informacija.

Uvedite dodatnu kontrolu za obračun plata (double-check sistem)

Obračun je završen. Sjajno. A šta nakon toga? Nakon obračuna, potrebno je imati sistem provjere rezultata prije konačnog slanja. Ovo je važno zbog:

• tačnosti obračuna u skladu sa zakonima Bosne i Hercegovine,
• ispravnog određivanja porezne osnovice,
• eventualnih korekcija obračuna ili nedosljednosti u ulaznim podacima,
• potvrde da su svi ulazni podaci obrađeni.

Tek kada se svi podaci potvrde kao tačni, šalju se finalni podaci, instrukcije za plaćanje i podnose  porezne prijave.

Automatizujte tehnički dio obračuna plata

Automatizacija bi svima nama trebala olakšati, ubrzati i pojednostaviti posao. Jednostavno rečeno automatizacija je ušteda vremena. Naša preporuka je da automatizujete proces obračuna plata tako što ćete:

• koristiti softver koji kreira .txt fajlove za uvoz u e-bank i i .xml fajlove za uvoz u sisteme poreznih uprava,
• unaprijed definisati šablone za plaćanje,
• slati sve dokumente u dogovorenom formatu.

Na ovaj način, klijent ili interni tim ne mora ručno unositi uplate. Upravo to je i osnovna ideja automatizacije. Da se zadaci koji su se ranije obavljali ručno automatizuju i da se na taj način izbjegavaju greške i štedi dragocjeno vrijeme.

Za uspješnu implementaciju automatizacije, važno je imati nekoga ko ovo zna da radi. Mi preporučujemo da imate interni ili eksterni IT tim koji može prilagoditi sisteme i pružiti podršku u radu. Ukoliko nemate vlastiti interni tim, a želite unaprijediti ovaj segment poslovanja, preporučujemo da više informacija potražite na sajtu Unija ETL IT Solutions.

Zaštitite podatke o platama

Podaci o platama su izuzetno osjetljivi. Ukoliko ti podaci o platama nisu adekvatno zaštićeni, lako mogu postati javni, što može dovesti do problema. Naša preporuka je da uvedete sljedeće sigurnosne protokole, kako biste zaštitili i sebe i svoje zaposlene:

• zaštitite lozinkom dokumente, kao što su platne liste kada ih šaljete zaposlenima,
• koristite sigurnosne portale ili šifrirane platforme. To su specijalizirani digitalni alati i sistemi koji omogućavaju sigurnu razmjenu i pohranu osjetljivih podataka (bonusi, plate zaposlenih, ugovori i sl.),
• definišite ovlaštene osobe koje imaju pravo uvida u te podatke.

Vrlo važan korak u zaštiti podataka o platama jeste da tačno znate kome se podaci o platama šalju. Ako upit dođe sa nepoznate e-mail adrese ili kontakta, važno je provjeriti identitet te osobe prije bilo kakvog slanja podataka.

HR zadaci koji prate svaki obračun plata

Obračun plata, kao i većina poslova u računovodstvenoj kući, ne funkcioniše izolovano. Kako bi sve na ovom polju teklo nesmetano, potrebno je obaviti niz HR i administrativnih zadataka, kao što su:

• prijave i odjave zaposlenih,
• izrada ugovora o radu i prestanku radnog odnosa,
• izdavanje potvrda za banke i druge institucije.

Za nesmetan rad, preporučujemo da kompanije jasno podijele zadatke unutar tima. Poslovi proceduralne prirode mogu se s vremenom delegirati i na juniore, koji se obučavaju i stiču praktično iskustvo. Kada je riječ o pravnim aktima, poput ugovora o radu i raskida radnog odnosa, preporučuje se saradnja sa pravnim savjetnikom. Na taj način osiguravate da su svi dokumenti usklađeni sa zakonima i bez pravnih rizika.

Bonus savjet: Kada angažovati eksterni računovodstveni servis

Danas mnogim kompanijama nedostaju ključni resursi, a to su vrijeme i ljudi. Ukoliko je to slučaj i u vašoj kompaniji, razmislite o angažovanju računovodstvenog servisa u Sarajevu koji već ima razvijen rezervni sistem, obučen kadar i sigurnosne protokole.

Upravo ovakav pristup, koji smo opisali u ovom vodiču, primjenjujemo u Uniji ETL. Razvili smo ga, testirali i implementirali. Znamo da funkcioniše. Naš tim godišnje uloži preko 100 sati u edukaciju i stručno usavršavanje. Ovo radimo kako bismo uvijek bili u toku sa svim zakonskim promjenama. Samo tako možemo našim klijentima pružiti tačne, ažurirane i zakonite obračune plata. Svaki naš klijent ima svog računovođu za plate, ali i jasno definisanu zamjenu. Na taj način se obračun i usluga se nikada ne prekidaju zbog odsustva pojedinca. Iako klijent komunicira sa jednom osobom, u pozadini se nalazi tim stručnjaka koji rade zajedno i osiguravaju da sve funkcioniše besprijekorno i na vrijeme.

Usluga koju smo opisali u ovom vodiču može vam pomoći da se više fokusirate na rast poslovanja, dok obračun plata u Sarajevu funkcioniše precizno, pouzdano i zakonito.

Zaključak: Stabilan obračun plata u Sarajevu ne zavisi od pojedinca

Već smo to spomenuli, ali vrijedi ponovo naglasiti da pouzdan obračun plata u Sarajevu ne bi trebao zavisiti od prisustva jedne osobe. Važno je da napravite sistem koji funkcioniše u svim okolnostima. Onog trenutka kada imate:

• jasno dokumentovane procedure,
• obučen tim,
• sigurnosne protokole i precizno planirane rokove,

tada možete biti sigurni da će proces obračuna plata, a mi vjerujemo i bilo koji drugi proces, teći bez kašnjenja i grešaka. A upravo ta stabilnost postaje vaša konkurentska prednost.