Računovodstvo, IT rešitve in davčno svetovanje

Unija Smart Accounting d.o.o.
Tržaška cesta 515
1351 Brezovica pri Ljubljani
+386 1 360 20 00
+386 3 060 30 01

Kapucinski trg 11

4220 Škofja Loka

+386 4 506 04 00

Sončni Log 7

1370 Logatec

+386 1 360 20 47

Ljubljanska cesta 28

8000 Novo mesto

+386 1 360 20 26

Petrovče 256

3301 Petrovče

+386 3 424 43 11

Titova cesta 2a

2000 Maribor

+386 2 205 88 37

Rožna ulica 4

5280 Idrija

+386 5 777 55 00

Pristaniška ulica 8

6000 Koper

+386 5 777 40 10

+386 1 360 20 00

fb fb fb fb
28. julija, 2016

Personalna mapa zaposlenega

Izbira in zaposlovanje kandidatov je zahteven postopek v domeni kadrovske službe, zato ga je treba skrbno načrtovati in organizirati.

 

Izziv, ki se postavlja pred sodobne kadrovske službe, je v hkratni zadostitvi zakonodaji, vzpostavitvi varnosti kadrovanja in poslovanja, obenem pa v poenostavitvi operativnih kadrovskih postopkov. Ažurna in celovita kadrovska evidenca s pripadajočo dokumentacijo na enem mestu je osnoven pogoj za učinkovito delo kadrovske službe.

Organizacija je kot vedno najpomembnejša, zato je za delodajalca in kadrovika pomembno, da vnaprej pripravi potrebne obrazce in forme, ki jih je treba izpolnjevati, kjer to zahteva zakonodaja, druge pa zato, da imamo vse organizirano in pri roki, ko je potrebno.

V personalni mapi zaposlenega delodajalec vodi vse podatke, ki so pomembni za izpolnjevanje pravic in obveznosti iz delovnega razmerja. Oblika personalne mape sicer ni predpisana – priporočljivo pa je, da personalna mapa vsebuje:

  • dokumentacijo, povezano s procesom zaposlitve, vse do sprejema v delovno razmerje;
  • pogodbo o zaposlitvi in anekse;
  • dokazila o opravljenih zdravstvenih pregledih, usposabljanju iz varnosti in zdravja pri delu in požarne varnosti;
  • razno drugo dokumentacijo.

 

Vsebina personalne mape zaposlenega (ni predpisana) – primer dobre prakse

Ime in priimek:

 

1       DELOVNA DOKUMENTACIJA OB SPREJEMU V DELOVNO RAZMERJE

Prošnja zaposlenega ter življenjepis

Kopija potrdila o izobrazbi

Prijava potrebe po delavcu

Prijava v obvezna socialna zavarovanja (M-1) in izjava o prejemu kopije prijave

Izpis o obdobjih zavarovanja zaposlenega

Obrazec ER-28 (in Potrdilo nekdanjega delodajalca o koriščenju letnega dopusta in izplačilu regresa; slednje ni več obvezno, je pa priporočljivo)

Izjava o posredovanju osebnih podatkov

Kopija potrdila o višini prevoza na delo in izjava zaposlenega

Izjava zaposlenega o seznanjenosti z internimi akti družbe (vsak akt svoj podpis in datum)

2       POGODBA O ZAPOSLITVI IN ANEKSI

Predlog pogodbe o zaposlitvi in izjava o prevzemu predloga pogodbe

Podpisana pogodba o zaposlitvi in izjava o prevzemu enega izvoda pogodbe o zaposlitvi

Aneksi

obrazec Evidenčni list zaposlenega

3       ZDRAVSTVENI PREGLEDI, VARNOST PRI DELU, POŽARNA VARNOST

Potrdilo o opravljenem zdravstvenem pregledu

Potrdilo o opravljenem usposabljanju iz varnosti in zdravja pri delu ter požarne varnosti

Obvestila o priznanju pravice do porodniškega dopusta ter za nego in varstvo otroka

Odločba ZZZS, ZPIZ

4       RAZNO

Obvestila o dolžini letnega dopusta za posamezno koledarsko leto

Kopija police za dodatno pokojninsko zavarovanje

Druge izjave, soglasja, obvestila

Karierna mapa:

–        Poročilo o rezultatih psihometričnih testov

–        Testi strokovnih znanj

–        360-stopinjski testi veščin

–        Ocene kompetenc

–        Pogodbe ter potrdila o usposabljanjih in izobraževanjih

 

Zakonska podlaga

Pri vodenju evidenc mora delodajalec spoštovati določila Zakona o delovnih razmerjih (ZDR-1) in Zakona o evidencah na področju dela in socialne varnosti (ZEPDSV). Zakona podrobno določata način vodenja in seznam evidenc, ki jih mora o delavcih voditi delodajalec, in katere podatke morajo te evidence vsebovati.

ZDR-1 v 48. členu določa način varovanja delavčevih osebnih podatkov:

  • osebni podatki delavcev (in kandidatov) se lahko zbirajo, obdelujejo, uporabljajo in dostavljajo tretjim osebam, samo če je to določeno z ZDR-1 ali drugim zakonom ali če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem;
  • osebne podatke delavcev (in kandidatov) lahko zbira, obdeluje, uporablja in dostavlja tretjim osebam samo delodajalec ali delavec, ki ga delodajalec za to posebej pooblasti;
  • osebni podatki delavcev (in kandidatov), za zbiranje katerih ni več zakonske podlage, se morajo takoj izbrisati in nehati uporabljati.

 

Posebej velja opozoriti še, da zaradi varovanja osebnih podatkov ni dovoljeno shranjevanje fotokopij osebnih dokumentov.

V skladu z ZEPDSV (12. člen) morajo delodajalci voditi naslednje evidence:

  • evidenco o zaposlenih delavcih;
  • evidenco o stroških dela;
  • evidenco o izrabi delovnega časa;
  • evidenco o oblikah reševanja kolektivnih delovnih sporov pri delodajalcu.

 

Evidenca o zaposlenih delavcih (13. člen)

V evidenci o zaposlenih delavcih morajo biti za vsakega delavca, ki je v delovnem razmerju, vpisani:

a) podatki o delavcu:

– osebno ime;

– datum rojstva, če oseba nima EMŠO;

– kraj rojstva;

– država rojstva, če je kraj rojstva v tujini;

– enotna matična številka občana;

– davčna številka;

– državljanstvo;

– naslov stalnega prebivališča;

– naslov začasnega prebivališča;

– izobrazba;

– ali je delavec invalid;

– kategorija invalidnosti;

– ali je delavec delno upokojen;

– ali delavec opravlja dopolnilno delo pri drugem delodajalcu;

– ime in naslov drugega delodajalca, pri katerem delavec opravlja dopolnilno delo;

 

b) podatki o delovnem dovoljenju delavca (tujci):

– vrsta delovnega dovoljenja;

– datum izdaje delovnega dovoljenja;

– datum izteka delovnega dovoljenja;

– številka delovnega dovoljenja;

– organ, ki je izdal delovno dovoljenje;

 

c) podatki o sklenjeni pogodbi o zaposlitvi:

– datum sklenitve pogodbe o zaposlitvi;

– datum nastopa dela;

– vrsta sklenjene pogodbe o zaposlitvi;

– razlog za sklenitev pogodbe o zaposlitvi za določen čas;

– poklic, ki ga opravlja delavec;

– strokovna usposobljenost, potrebna za opravljanje del in nalog delovnega mesta, za katero je delavec sklenil pogodbo o zaposlitvi;

– naziv delovnega mesta oz. podatki o vrsti dela, za katero je delavec sklenil pogodbo o zaposlitvi;

– število ur tedenskega rednega delovnega časa;

– razporeditev delovnega časa;

– kraj, kjer delavec opravlja delo;

– ali pogodba o zaposlitvi delavca vsebuje konkurenčno klavzulo;

 

č) podatki o prenehanju pogodbe o zaposlitvi: datum in način prenehanja pogodbe o zaposlitvi

 

Smiselno je, da vsebuje personalna mapa za vsakega delavca dokazila o navedenih podatkih in vsa druga dokazila, ki so potrebna za vodenje drugih evidenc s področja dela – tako evidenc o stroških dela in izrabi delovnega časa kot tudi evidenc o oblikah reševanja kolektivnih delovnih sporov pri delodajalcu.

 

Evidenca o stroških dela (16. člen)

Delodajalec mora mesečno zagotavljati vpis v evidenco o stroških dela za vsakega delavca:

a) poleg podatkov v skladu z zahtevami, navedenimi v 13. členu ZEPDSV, še številko TRR, na katerega se izplačujejo plača in drugi prejemki;

b) podatke o plačah in nadomestilih plač, ki bremenijo delodajalca – plača za tekoči mesec, izplačana v skladu s kolektivno pogodbo oziroma pogodbo o zaposlitvi (bruto plača za delo s polnim delovnim časom, bruto plača za delo s krajšim delovnim časom, bruto izplačila za delo prek polnega delovnega časa, bruto nadomestila plač, ki bremenijo delodajalca, zaostala izplačila in nadomestila plač, bruto zaostala izplačila in nadomestila plač, izredno izplačilo, bruto izplačila na podlagi osebne delovne uspešnosti, dodatna denarna izplačila iz naslova uspešnosti poslovanja, neto plača, zaostalo izplačilo, nadomestilo plače, izredno izplačilo);

c) podatke o drugih stroških dela (povračila stroškov v zvezi z delom, regres za letni dopust, jubilejna nagrada, dodatna plačila, namenjena socialni varnosti delavcev, plačila za prostovoljno pokojninsko zavarovanje, solidarnostna pomoč, odpravnina, stroški izobraževanja delavcev, davki na izplačane plače, drugi stroški dela);

č) podatke o zakonsko določenih prispevkih za socialno varnost za posameznega delavca:

  • prispevki v breme delodajalca (plačani prispevki za PIZ, zdravstveno zavarovanje, starševsko varstvo, zaposlovanje);
  • prispevki v breme zavarovanca (plačani prispevki za PIZ, zdravstveno zavarovanje, starševsko varstvo, zaposlovanje).

 

Evidenca o izrabi delovnega časa (18. člen)

Delodajalec je dolžan dnevno vpisovati v evidenco o izrabi delovnega časa za posameznega delavca naslednje podatke:

  • podatke o številu ur (evidentirana mora biti ura začetka in konca dela, ne samo število ur);
  • skupno število opravljenih delovnih ur s polnim delovnim časom in s krajšim delovnim časom od polnega z oznako vrste opravljenega delovnega časa;
  • opravljene ure v času nadurnega dela;
  • neopravljene ure, za katere se prejema nadomestilo plače iz sredstev delodajalca, z oznako vrste nadomestila;
  • neopravljene ure, za katere se prejema nadomestilo plače v breme drugih organizacij ali delodajalcev in organov z oznako vrste nadomestila;
  • neopravljene ure, za katere se ne prejema nadomestilo plače;
  • število ur pri delih na delovnem mestu, za katera se šteje zavarovalna doba s povečanjem oziroma na katerih je obvezno dodatno pokojninsko zavarovanje, z oznako vrste statusa.

Poleg ZDR-1 in ZEPDVS lahko natančneje opredeljujejo zahteve po evidencah o delovnem času še panožne kolektivne pogodbe. Evidenco je treba hraniti kot listino trajne vrednosti in jo predložiti na zahtevo pristojnega organa.

Pravilnik o delovnem času sicer ni obvezen, je pa priporočljiv. S sprejetjem pravilnika (internega akta) o delovnem času delodajalec ustrezno uredi področje delovnega časa, načina njegovega evidentiranja in obračuna…

V pravilniku je smiselno urediti neenakomerno razporeditev delovnega časa (če je za podjetje aktualno), ki pomeni delo prek polnega delovnega časa. To je zakonsko omejeno po obsegu na dnevni in tedenski ravni, lahko traja omejen čas in ima opredeljen počitek…

Zaposleni imajo pravico do sorazmernega dela odmora glede na polni delovni čas. Ob inšpekcijskem nadzoru je od delodajalca mogoče zahtevati, da predloži dokaze o tem, da je zaposlenim zagotovljena pravica do odmora…

Nadurno delo mora biti odrejeno vnaprej in praviloma pisno, izjemoma pa ustno z ustrezno vročitvijo pisne odreditve v istem delovnem tednu…

Nadurno delo je lahko plačano ali v dogovoru z zaposlenim opredeljeno kot višek ur, ki ga zaposleni koristi kot proste ure…

V sklop evidenc delovnega časa spada tudi evidenca o koriščenju dopustov. Pomembno je, da delodajalec zagotovi zaposlenim koriščenje letnega dopusta najmanj 2 tedna skupaj.

Ročno spremljanje in zagotavljanje spoštovanja vseh omejitev je precej zamudno, delo pa si delodajalec lahko olajša z elektronskim razporejanjem delovnega časa zaposlenih.

 

Evidenca o oblikah reševanja kolektivnih sporov (20. člen)

1. Evidenca o oblikah reševanja kolektivnih delovnih sporov pri delodajalcu vsebuje naslednje podatke o stavkah: podatke o delodajalcu, podatke o organizatorju stavke, podatke o stavki.

2. Evidenca o oblikah reševanja kolektivnih delovnih sporov pri delodajalcu vsebuje naslednje podatke o arbitražah delovnih sporov: podatke o delodajalcu, podatke o sindikalni organizaciji ali skupini delavcev ali o delavcu, ki je stranka v delovnem sporu, podatke o arbitražah delovnih sporov.

 

Najpogostejše kršitve in sankcije

Kršitve delovne zakonodaje so pogoste, zato prihaja tudi do več prijav kršitev na delovni inšpektorat. Na podlagi prijav opravijo delovni inšpektorji nenapovedani inšpekcijski pregled v prostorih delodajalca in razgovor s poslovodstvom ter kadrovsko službo.

Velikokrat je predmet prijave povezan s kršitvami pravic delavcev, to so najpogosteje neizplačila osebnih dohodkov zaposlenim in kršitve v povezavi z delovnim časom. Pri prijavah so inšpektorji ob opravljanju nadzora in pregledu dokumentacije v podjetju posebej pozorni na evidenco delodajalca o delovnem času…

Evidenca o zaposlenih delavcih se za posameznega delavca začne voditi z dnem, ko sklene pogodbo o zaposlitvi, neha pa z dnem, ko se mu izteče pogodba o zaposlitvi. Smiselno je, da se vodenje evidenc časovno ujema z vodenjem personalne mape delavca.

Pomembno je tudi, da se dokumenti s podatki o delavcu, za katerega se neha voditi evidenca o zaposlenih delavcih, in izvirne listine, na podlagi katerih se vpisujejo podatki v evidenco o zaposlenih delavcih, hranijo kot listina trajne vrednosti, ki jo mora delodajalec predložiti na zahtevo pristojnega organa…

V letu 2015 je bilo ob inšpekcijskih pregledih zabeleženih 1797 kršitev Zakona o evidencah na področju dela in socialne varnosti. Od tega se je 39 odstotkov ugotovljenih kršitev nanašalo na vodenje obveznih evidenc, 61 odstotkov pa na druge kršitve.

Globe, s katerimi se kaznuje pravna oseba ali podjetnik posameznik, ki stori prekršek v zvezi z vodenjem, hrambo in posodabljanjem predpisanih evidenc znašajo od 1.251,88 evra do 4.172,93 evra. Poleg tega se kaznuje tudi odgovorna oseba kršitelja z globo v višini od 208,59 evra do 415,54 evra.

Dolžnost delodajalca je vodenje predpisane evidence, zagotavljanje zgodovine sprememb podatkov, posodabljanje evidenc in njihova hramba skladno z zakonskimi določili. Za arhiviranje personalnih map in z njimi povezanih evidenc se lahko uporablja klasičen arhiv z zaklenjenimi ognjevarnimi omarami, delodajalec pa lahko zagotovi elektronski arhiv, ki omogoča zanesljivo pretvorbo podatkov. Ker gre za listine trajne vrednosti, je treba zagotoviti hrambo v arhivu delodajalca (lahko tudi pri pooblaščenih ponudnikih). Ob prenehanju delodajalca hrambo prevzame Arhiv RS.

 

Celoten članek je na voljo v junijski številki biltena Unikum.

 

Pripravila: Lucija Žumer