Ustanovitev podjetja je relativno preprost postopek, vendar je treba biti pozoren na določene posebnosti. Če se v postopek ustanovitve podajate prvič, naj bo zapis, ki smo ga pripravili za vas, prvi korak. Drugi korak naj bo podpora kvalificiranega svetovalca. S pomočjo izkušenega pravnega svetovalca se lahko izognete najpogostejšim težavam, s katerimi se podjetniki soočajo pri odprtju podjetja v Sloveniji, saj so najpogostejše napake pri ustanovitvi podjetja v Sloveniji pogosto posledica nepoznavanja poslovnega okolja in podcenjevanja pravnih ter davčnih zahtev.
Če želite pregled poslovnega okolja ter osnovnih pravnih, davčnih in delovnih vidikov poslovanja v državah Zahodnega Balkana, kamor spada tudi Slovenija, vam priporočamo, da preberete naš zapis: ALI NAČRTUJETE POSLOVANJE V ENI OD DRŽAV ZAHODNEGA BALKANA?
Besedilo je namenjeno potencialnim vlagateljem in podjetnikom, ki načrtujejo širitev svojega poslovanja v Bosni in Hercegovini, Srbiji, Severni Makedoniji, Črni gori, na Hrvaškem in v Sloveniji.
Tokrat pa se bomo ukvarjali z nekoliko drugačno temo. V nadaljevanju najdete sedem najpogostejših napak pri ustanovitvi podjetja v Sloveniji in nasvete našega pravnega svetovalca, kako se jim izogniti.
Napake pri ustanovitvi podjetja v Sloveniji
Več kot 20 let izkušenj nam je pokazalo, da lahko postopek ustanovitve podjetja v Sloveniji poteka brez večjih težav. Pomembno je le, da uberete pravi pristop in podporo strokovnjakov. Prav pomanjkanje celostne priprave pa je razlog, da se najpogostejše napake pri ustanovitvi podjetja v Sloveniji ne glede na dejavnost in velikost podjetja vedno znova ponavljajo.
Preko dela s strankami in z državnimi institucijami smo spoznali, da večina podjetnikov dela podobne napake, in sicer:
- Neupoštevanje poslovnega okolja
- Izbira neprimernega imena podjetja
- Težave pri odprtju poslovnega računa
- Nepopolna dokumentacija
- Nejasno opredeljene lastniške in upravljavske pravice
- Težave z registracijo za DDV
- Neizpolnjevanje poslovnih obveznosti
Neupoštevanje poslovnega okolja
Razumemo, da imajo za vsakogar, ki ustanavlja podjetje, registracijske formalnosti prioriteto. Podjetniki želijo upoštevati zakonodajo, urediti papirje in zaključiti postopek ustanovitve. In popolnoma se strinjamo – to je pomembno. Kot podjetje, katerega osnovna dejavnost vključuje pravno svetovanje, se zelo dobro zavedamo, kako pomembna sta skladnost z zakonodajo in ustrezni postopki. Vendar pa lahko neupoštevanje poslovnega okolja povzroči precejšne izzive pri ustanavljanju in kasneje pri vodenju podjetja.
Preden se lotite postopka ustanovitve podjetja v Sloveniji, vam svetujemo in priporočamo oceno trga in konkurence, makroekonomskih trendov, pravnega okvira, baze strank in dobaviteljev, infrastrukture ter dostopa do drugih ključnih virov (kot so delovna sila, tehnologija in financiranje).
Izvedba temeljite tržne raziskave pred postopkom ustanovitve lahko zahteva precej časa in truda, vendar vam bo dolgoročno prihranila denar in pomagala zagotoviti stabilnost in uspeh vašega podjetja.
Izbira neprimernega imena podjetja
Obstaja nešteto podjetij in izbira primernega imena je pogosto izziv. Da pa bi bil postopek ustanovitve podjetja v Sloveniji uspešen, mora biti ime firme edinstveno. Ne sme biti enako ali preveč podobno že registriranim imenom ali blagovnim znamkam. Uporaba določenih besed, kot so »Slovenija«, »država« ali »evropski«, zahteva posebno odobritev in se ne sme prosto uporabljati. Po drugi strani pa je dovoljena uporaba besede »Ljubljana«.
Agencija Republike Slovenije za javnopravne evidence in storitve (AJPES) ne bo odobrila registracije podjetja, če predlagano ime ni edinstveno. Brez odobritve ni mogoče zaključiti postopka ustanovitve. Poleg tega lahko, če se izkaže, da je vaše izbrano ime enako ali podobno zaščitenemu imenu ali blagovni znamki, to povzroči resne posledice, kot so:
- Podjetje, katerega ime ste uporabili, lahko proti vam sproži sodni postopek in zahteva, da spremenite ime.
- Morda boste morali plačati odškodnino, če je uporaba imena povzročila zmedo med potrošniki ali škodovala ugledu obstoječe blagovne znamke.
Zato vam priporočamo, da pred oddajo predloga za ustanovitev preverite razpoložljivost in primernost izbranega imena. Po potrebi lahko ime tudi rezervirate (rezervacija imena podjetja).
Preverite lahko na uradnem portalu AJPES.
Težave pri odprtju poslovnega bančnega računa (TRR)
Banke so pri odpiranju novih poslovnih računov izjemno previdne. Preden odobrijo odprtje transakcijskega računa (TRR), izvedejo temeljite postopke poznavanje strank (KYC) in preprečevanje pranja denarja (AML). Preverijo tudi končne dejanske lastnike. Ocena običajno vključuje oceno podjetnikovega ozadja, narave poslovne dejavnosti, operativnih metod in sorodnih dejavnikov. Pogosto je potrebna obsežna dokumentacija in dokazila.
V primerih, ko se pojavi tveganje ali sum, lahko banke celo zaprejo že odprte račune – včasih brez jasne razlage.
Zato je zelo priporočljivo, da vnaprej izberete svojo banko in preverite pogoje za odprtje poslovnega računa (TRR), saj imajo banke tudi pravico, da odprtje računa v celoti zavrnejo.
Odprtje poslovnega računa je pogosto dolgotrajen in zapleten postopek. Teh izzivov se dobro zavedamo, zato nas lahko kontaktirate, če potrebujete pomoč na tem področju.
Nepopolna dokumentacija za vpis podjetja v sodni register
Ko se podjetniki lotevajo postopka ustanovitve podjetja v Sloveniji, so pogosto presenečeni nad obsegom dokumentacije, ki jo morajo predložiti. Seznam je lahko obsežen. Potrebno je zagotoviti:
- osebne dokumente ustanovitelja,
- soglasje za registracijo naslova in sedeža družbe,
- ustanovitveni akt,
- pooblastilo, če postopek vodi pooblaščena oseba,
- izpise in potrdila tujih registrov.
Če se podjetje ustanavlja s tujim kapitalom ali tujim vodstvom, morajo biti dokumenti overjeni in prevedeni v slovenščino, v nekaterih primerih pa tudi apostilirani.
Nejasno opredeljene lastniške in upravljavske pravice
Med pripravo dokumentacije za odprtje podjetja v Sloveniji je treba jasno opredeliti, kdo bo lastnik, kdo bo član poslovodstva ter kakšne so pravice in obveznosti lastnika in poslovodstva. Če te zadeve niso ustrezno urejene vnaprej, lahko pride do konfliktov in zamud v postopku ustanovitve.
Koristen nasvet, ki si ga je dobro zapomniti, je, da so te pravice in obveznosti lahko izrecno opredeljene v ustanovnem aktu, ki ureja tudi primere, ko je potrebna notranja odobritev, vrsto večine, potrebne za glasovanje, pogoje za sklepanje poslovnih poslov in postopke za reševanje sporov.
Težave z registracijo za DDV
V nekaterih primerih podjetja zahtevajo takojšnjo registracijo za DDV. Da bi ti dosegli, morajo Finančni upravi Republike Slovenije (FURS) dokazati namen poslovanja na slovenskem trgu. FURS zahteva podrobna pojasnila in dokazila o poslovnih dejavnostih. Ta lahko vključujejo pogodbe s strankami, pisma o nameri, naročilnice in podobno.
Težave lahko nastanejo, če podjetje ne predloži zadostnih dokazov o svojih poslovnih namenih (npr. pogodb, pisem o nameri). V takih primerih lahko FURS vlogo zavrne. Žal pa to ni edini primer, v katerem se lahko vloga zavrne. Do zavrnitve lahko pride tudi, če FURS ugotovi, da podjetje nima realnih načrtov ali zanesljivih poslovnih partnerjev v Sloveniji. FURS skrbno oceni, ali je poslovna dejavnost resnična ali zgolj »fiktivna« z namenom povračila DDV.
Zgornji primeri se nanašajo na primere, ko želi podjetje pridobiti prostovoljno registracijo za DDV. V teh primerih lahko FURS zavrne zahtevo, če poslovni nameni niso dovolj prepričljivi. Ko pa podjetje v zadnjih 12 mesecih preseže prag 60.000 EUR obdavčljivega prometa, postane registracija za DDV obvezna in FURS je dolžan izdati številko za DDV. Takrat je identifikacija za DDV obvezna.
Neizpolnjevanje poslovnih obveznosti (računovodske in druge zakonske zahteve)
Vsako podjetje mora oddajati računovodske evidence, predložiti letna poročila (AJPES-u) in vložiti davčne napovedi v skladu z veljavno zakonodajo.
V Sloveniji obstaja obveznost vodenja poslovnih knjig, ki jih predpisuje Zakon o gospodarskih družbah (ZGD-1).
54. člen ZGD-1 jasno določa:
»Družbe in podjetniki morajo voditi poslovne knjige in jih enkrat letno zaključiti v skladu s tem zakonom in slovenskimi računovodskimi standardi ali mednarodnimi standardi računovodskega poročanja, če zakon ne določa drugače.«
Zakon o računovodstvu (ZR) in Zakon o davčnem postopku (ZDavP-2) dodatno predpisujeta pravila in tehnične zahteve za vodenje poslovnih knjig.
Pomembno je, da skrbno izberete tiste, ki bodo vodili vaše poslovne knjige in vam nudili konstantno računovodsko podporo.
Računovodske in svetovalne storitve so sestavni del vašega poslovanja, zato je ključnega pomena izbrati partnerja, ki ustreza vašim potrebam – idealno je, da imate vse na enem mestu.
Poleg tega morajo podjetja upoštevati zakone, povezane z zaposlovanjem, varstvom osebnih podatkov in druge predpise, ki se nanašajo na njihovo specifično poslovno dejavnost.
Zaključek
Vemo, da je ustanovitev podjetja v Sloveniji pomemben korak na vaši podjetniški poti. Na prvi pogled se morda zdi preprost, vendar praksa kaže, da pravočasno razumevanje in preprečevanje najpogostejših napak pri ustanovitvi podjetja v Sloveniji pomembno zmanjša tveganja, nepotrebne stroške in zaplete ter omogoča varnejši začetek poslovanja.
Vendar pa vas lahko, kot ste videli, nekatere pasti stanejo časa, denarja in nepotrebnega stresa. Naš nasvet ostaja enak: ne lotevajte se postopka sami.
Dober pravni in računovodski svetovalec ni strošek – je naložba v mirnejši spanec in varnejše poslovanje. Navsezadnje je vaša vloga, da razvijate svojo poslovno idejo in širite svoje podjetje, medtem ko je vloga strokovnjakov pri ustanavljanju podjetij zagotoviti, da je vsak pravni in finančni korak pravilno strukturiran in varen za vas.
