Zaradi naraščajočega poudarka na digitalizaciji poslovanja se vse pogosteje omenjajo elektronski računi, imenovani tudi e-računi.
Zakonodajni okvir v Sloveniji se prilagaja novim digitalnim trendom, kar se kaže v pobudah za obvezno uporabo e-računov. Pričakuje se namreč zakon, ki bo prinašal obvezno uporabo e-računov za poslovanje med pravnimi osebami. Ministrstvo za finance je že leta 2021 pripravilo predlog Zakona o izmenjavi elektronskih računov in drugih elektronskih dokumentov, vendar ta zaenkrat še ni bil sprejet, je pa zgolj vprašanje časa kdaj bo.
Kljub temu, da zakon še ni sprejet, se vedno več pravnih oseb odloča za uporabo e-računov. E-računi so zaenkrat zakonsko predpisani le za tiste, ki poslujejo s proračunskimi uporabniki in morajo za dobavljeno blago in izvedene storitve pošiljati e-račune.
Kakšni so pravi e-računi?
Ko govorimo o e-računih ne govorimo o računih v PDF obliki poslanih preko e-maila. Tak račun namreč ni pravi e-račun, saj ga je kljub pošiljanju preko e-maila potrebno ročno obdelati, v določenih primerih se tak račun tudi natisne. Pravi e-računi se namreč v sistem avtomatsko prenašajo saj imajo strukturirano elektronsko obliko, pri tem pa ni potrebno človeško posredovanje. Dokument je poslan v elektronski ovojnici, ki vsebuje račun v XML obliki in PDF dokument. V taki obliki pa se ne izdajajo zgolj računi, temveč tudi dobropisi, bremepisi in avansni računi.
Uvedba e-računov v poslovanje
V nasprotju s splošnimi prepričanji, e-računi niso zapleteni za uvedbo niti ne zahtevajo visokih začetnih investicij. Večina računovodskih programov namreč že vsebuje integracijo za izdajanje in sprejemanje e-računov, kar olajša prehod na digitalno poslovanje. E-računi, ki so izdani v določenem programu, se lahko kupcem posredujejo preko e-maila, banke ali ponudnikov elektronskih poti.
Pošiljanje preko e-maila se izvede samodejno ob izdaji računa, prejemnik pa ga s pomočjo XML datoteke uvozi v računovodski program in v banko. V primeru pošiljanja preko banke je potrebno izdane račune uvoziti v program banke in tako se pošljejo kupcem, pri katerih se e-računi samodejno uvozijo v banko, uvoz v računovodski program pa se izvede naknadno. Tretji način pošiljanja je preko ponudnikov elektronskih poti, ki omogočajo tako pošiljanje kot tudi prejemanje e-računov z uvozom v računovodski program ter spletno banko.
Uvedba e-računov predstavlja korak naprej v digitalni transformaciji, ki prinaša številne koristi, vključno z večjo učinkovitostjo, nižjimi stroški in izboljšano sledljivostjo transakcij.
