E-fakture
14. децембра, 2020

E-fakture u Srbiji

Pojam fakture

Faktura (račun) je računovodstvena isprava koja predstvalja dokument o nastaloj poslovnoj promeni i kojom se obračunava naknada za isporuku dobara, odnosno pružanje usluga u komercijalnim transakcijama. 

Prema našim važećim propisima, faktura može da bude sačinjena u papirnom i elektronskom obliku. Prema članu 9. stav 3. Zakona o računovodstvu, koji stupa na snagu od 1. janura 2022. godine, faktura kao računovodstvena isprava, sastavlja se i dostavlja prema licima i preduzetnicima u elektronskom obliku. Ovakva odredba menja postojeći režim koji je postojao prema prethodno važećem Zakonu o računovodstvu, koji je dozvoljavao i papirni i elektronski oblik fakture.

Šta su e-fakture?

Napredak u oblasti informacionih i digitalnih tehnologija je glavni razlog „ukidanja“ tradicionalnog načina poslovanja. Korišćenjem računara, pametnih (smart) telefona, otvorile su se nove mogućnosti koje štede vreme i novac.

Pored papirnih faktura (računa) koji su sastavni deo u procesu poslovanja između dobavljača i kupca, elektronske fakture predstavljaju bezkontaktni, nematerijalni i bezpapirni zvanični zahtev za naplatu određenih vrsta usluga ili robe.

E-fakture se izdaju, primaju i obrađuju samo i isključivo elektronskim putem, one do kraja ciklusa ostaju u digitalnom formatu.

Izgled i osnovni elementi koje e-fakture trebaju da sadrže

Pored toga što e-fakturu nije potrebno odštampati ili na nju staviti pečat da bi bila validna, ona se izgledom ne razlikuje od regularnih računa koji se svakodnevno izdaju .

Primenom Zakona o PDV-u  01.01.2005. ustanovljeni su obavezni elementi koje svaki račun mora da sadrži, stav 3. člana 42. Zakona o PDV-u ističe da su to:

  • datum izdavanja fakture,
  • broj fakture,
  • datum prometa dobara i usluga,
  • PDV broj ili PIB izdavaoca,
  • pun naziv i adresa izdavaoca fakture,
  • PDV broj ili PIB primaoca,
  • pun naziv i adresa primaoca fakture,
  • vrsta robe/usluge,
  • vrsta/količina isporučenih dobara ili vrsta/obim usluge,
  • oporezivi iznos po stopi ili izuzeće,
  • jedinična cena bez PDV-a,
  • popusti ukoliko ih ima (osim jedinične cene),
  • poreska stopa,
  • ukupan iznos PDV-a.

Napomena: Preduzećima u Srbiji je dozvoljeno da razmenjuju e-fakture prema svim postojećim zakonima i pravnim okvirima. Članom 7. Zakona o računovodstvu preduzetnici/pravna lica su dužni da internim aktom urede organizaciju i odrede lica koje će biti zadužena za ispravnost, sastavljanje i kontrolu računovodstvenih isprava.

Dostavljanje e-faktura

Dostavljanje fakture telekomunikacionim putem podrazumeva mogućnost da se e-faktura dosatvi dužniku direktno na adresu elektronske pošte.

Napomena: Privredna društva imaju obavezu da imaju registrovanu adresu elektronske pošte.

Dostavljanje e-faktura javnom sektoru

Za dostavljanje e-faktura kada je dužnik subjet javnog sektora u našoj državi važe posebna pravila. Poseban način dostavljanja fakture regulisan je na osnovu Zakona o rokovima izmirenja novčanih obaveza u komercijalnim transakcijama. Drugi dokument koji ovo uređuje je Pravilnik o načinu i postupku registrovanja, evidentiranja i dostavljanja e-faktura, formatu e-faktura, kao i načinu i postupku prihvatanja i odbijanja e-faktura. Fakture koje se dostavljaju registruju se trenutno putem Centralnog registra faktura unosom podataka iz fakture. Od 1. jula 2021. godine, za poslove u kojima je dužnik subjekt javnog sektora koji ima račun u Upravi trezor, obavezna je registracija i dostavljanje elektronskih faktura putem sistema elektronskih faktura koje će uspostaviti Ministarstvo finansija. Reč je o sistemu koji će biti dostupan putem veb aplikacije. O korišćenju istog će ministarstvo izdati posebno uputstvo.

Format za slanje e-faktura

PDF je jedan od najčešće korišćenih formata kada je slanje e-faktura u pitanju.

Ukoliko pravila kompanije nemaju striktno određene  formate za slanje e-faktura  pored pdf-a na raspolaganju su i Microsoft Word i Excel, Google dokumenti, formati za fotografije i HTML.

E-fakture se mogu sačiniti manuelno, u Wordu ili Excelu. Nakon toga se prenose u .pdf ili .xml format, ali i u posebnim programima koji služe za izdavanje faktura. Kada se faktura ne dostavalja subjektima javnog sektora, ne postoji poseban tehnički format koji se traži. Svakako je neophodno da to bude format koji će omogućitu dugotrajno čuvanje.

Potpisivanje e-faktura

Zakonom o elektronskom potpisu („Sl.glasnik RS“, br. 135/2004) uređuje se upotreba elektronskog potpisa u pravnim poslovima i drugim pravnim radnjama, poslovanju, kao i prava, obaveze i odgovornosti u vezi sa elektronskim sertifikatima, ako posebnim zakonima nije drugačije određeno.

Postoje dve vrste elektronskog potpisa:

  1. sertifikovani (kvalifikovani) i
  2. nesertifikovani (nekvalifikovani).

Sertifikovani (kvalifikovani) e-potpis je digitalna zamena za svojeručni potpis, mora da ispunjava uslove određene zakonom. Izdaju ga: PTT (pošta), PKS (Privredna komora Srbije), MUP RS (Ministarstvo unutrašnjih poslova Republike Srbije), Halcom i E-smart systems. Dokument potpisan na ovaj način je validan po svim osnovama (isto kao da je potpisan i pečatiran ručno na papiru).

Nesertifikovani (nekvalifikovani) e-potpis je druga vrsta identifikacione oznake kojom ovlašćeno lice može potpisati račun (skenirani potpis, ime i prezime, faksimil). Ova vrsta potpisa je regulisana članom 9. Zakona o računovodstvu

Čuvanje e-faktura

Oni koji izdaju e-fakture moraju da obrate pažnju na čuvanje istih u propisanom vremenskom periodu. Prema člami 28. Zakona, računovodstvene isprave mogu se čuvati na elektronskim medijima:

  • kao originalna elektronska dokumenta ili
  • digitalne kopije.

Važno je da je nadležnom organu omogućen pristup tako sačuvanim podacima. Ono što je važno kod čuvanja ove vrste faktura jeste da se čuvaju na način koji će omogućiti dugotrajno čuvanje. Važno je da budu dostupne u celokupnom periodu u kojem se po zakonu moraju čuvati.

Napomena: Originalne papirne fakture ne mogu biti uništene pre isteka roka čuvanja čak i kada su digitalizovane. Ovo se može učini samo ako se fakture čuvaju u okviru usluge kvalifikovanoh elektronskog luvanja dokumenata. 

Punovažnost e-fakture

Punovažnost i dokazna snaga elektronskog dokumenta su direktno određeni članom 4. Zakon o elektronskom dokumentu .

„Elektronskom dokumentu ne može se osporiti punovažnost, dokazna snaga, kao ni pisana forma samo zato što je u elektronskom obliku“.

E-faktura koja je prvobitno nastala u elektronskom obliku smatra se originalom. Svako dalje umnožavanje iste (kopiranje, skeniranje pa štampanje) pretvaranje u papirnu formu predstavlja kopiju e-fakture. Fotokopija fakture treba da sadrži identifikacionu oznaku koja upućuje na lice koje je odgovorno i ovlašćeno za izdavanje iste.

Prednosti e-fakture

Ušteda vremena i novca su prednosti koje su na prvom mestu. Ostale prednosti su:

  1. manje grešaka u samom procesu rada,
  2. smanjenje administrativnih troškova,
  3. brža komunikacija,
  4. preglednost prilikom razmene podataka,
  5. jednostavnije arhiviranje, umesto velikog broja registratora i nepreglednih papirnih gomila, sada se svi podaci mogu čuvati na hard disku.
  6. ukidanjem papira/tonera/štampača direktno utičemo na zaštitu životne sredine.

Stepen usvajanja e-faktura u Srbiji i svetu?

Sve više preduzetnika u Srbiji se odlučuje za ovaj način poslovanja. Ipak i dalje se može reći da je sam proboj e-faktura na našem tržištu još uvek skroman. Kao što smo već napomenili Zakon o računovodstvu predviđa uvođenje obaveznih e-faktura od 01.01.2022.

Stepen usvajanja e-faktura se razlikuje od države do države, evropske zemlje koje su prve počela sa primenom e-faktura su Austrija (2014.), Danska (2015.), Estonija (2017.), Francuska (2017.), Italija (2014.), Španija (2015.), Portugal (2012.) i Holandija (2016.). Pored navedenih zemalja statistika kaže da su Norveška, Poljska, Slovenija i Belgija bile uporne u tome da obavežu dobavljače da koriste e-fakture prilikom saradnje sa javnim sektorima.

Evropa (preduzeća/država/stanovništvo) – 35 milijardi e-faktura godišnje

Svet (preduzeća/država/stanovništvo) – 500 milijardi e-faktura godišnje