Računovodstvo, IT rešitve in davčno svetovanje

Unija Smart Accounting d.o.o.
Tržaška cesta 515
1351 Brezovica pri Ljubljani
+386 1 360 20 00
+386 3 060 30 01

Kapucinski trg 11

4220 Škofja Loka

+386 4 506 04 00

Sončni Log 7

1370 Logatec

+386 1 360 20 47

Ljubljanska cesta 28

8000 Novo mesto

+386 1 360 20 26

Petrovče 256

3301 Petrovče

+386 3 424 43 11

Titova cesta 2a

2000 Maribor

+386 2 205 88 37

Rožna ulica 4

5280 Idrija

+386 5 777 55 00

Pristaniška ulica 8

6000 Koper

+386 5 777 40 10

+386 1 360 20 00

fb fb fb fb
29. avgusta, 2013

Sprememba firme, sedeža in drugih podatkov o družbi ter obveznosti stranke in vpliv na pravico do odbitka DDV

V praksi se pogosto postavlja vprašanje, kaj storiti, če se družba preimenuje ali spremeni sedež: katere so obveznosti posameznih družb in na kaj vse te spremembe vplivajo.

1. Deklaratorni in konstitutivni vpisi v register

V sodni register se vpisujejo različni podatki o družbi (zlasti firma, dejavnost, sedež in drugi podatki), ki jih določa ZGD-1, in vse spremembe teh podatkov (rok za prijavo je 15 dni po izpolnitvi pogojev za vpis v register).

Glede na čas učinkovanja posamezne pravice ali pravnega razmerja vpise v register ločimo na konstitutivne in deklaratorne (publicitetne).

Vpis je konstitutiven (ustanovitven), če šele z vpisom v register nastane pravica ali pravno razmerje. Tipični primeri, ki jih našteva ZGD-1, so vpis ustanovitve in prenehanja gospodarske družbe, vpis spremembe statuta ali družbene pogodbe, vpisi pri statusnih preoblikovanjih in vpisi pri podjetniških pogodbah (koncerni).

Vpisani podatek, ki ima zgolj publicitetni (deklaratorni) učinek, pa velja že od izvedbe pravnega posla ali sprejetja sklepa družbenikov, in ne šele od vpisa v register (vpis v register je tako zgolj deklaratoren). Kadar ima vpis v sodni register publicitetni učinek, se z dnem vpisa šteje, da je vpisani podatek javno objavljen in da je s tem vsakomur znan (velja domneva, da je tretji za podatek vedel od dneva, ko je bil vpis podatka objavljen). Če podatek, ki je pomemben za pravni promet, ni vpisan v sodni register, tretji zanj torej ni dolžan vedeti in lahko subjekt vpisa nevpisani podatek (pravico ali pravno razmerje) nasproti tretjim uveljavlja le, če dokaže, da je tretji za podatek vedel, čeprav podatek še ni bil vpisan v register (med vpletenimi osebami pa se podatki že veljavno uporabljajo). Primer publicitetnega vpisa je vpis poslovodne osebe (ali prokurista) v register – če je bil stari direktor razrešen in imenovan nov direktor, ki še ni vpisan v register, lahko novi direktor prosto opravlja svoje poslovodne funkcije, vendar v takem primeru zaradi varstva tretjih (in zaradi še neizbrisanega dejstva) te funkcije lahko opravlja tudi stari poslovodja, in sicer vse do izbrisa iz registra (čeprav mu je sicer pooblastilo že prenehalo), razen če bi tretja oseba vedela, da ta oseba ne sme več opravljati poslovodne funkcije, ker mu je poteklo pooblastilo. Deklaratoren je tudi vpis spremembe družbenika.

2. Kdaj lahko družba začne uporabljati spremenjeni naziv (firmo) in vpliv na pravico do odbitka DDV

Družba mora pri svojem poslovanju zaradi varstva pravnega prometa vedno uporabljati firmo v obliki, ki je vpisana v register, in pravilno navajati tudi druge podatke (o sedežu, matični in davčni številki, dejavnosti ipd.). Tako mora družba na vseh pogodbah, računih in drugih dokumentih, ki jih pošlje naslovniku, ustrezno navajati celotno firmo in sedež družbe, hkrati pa navesti tudi nekatere druge podatke (glej 45. člen ZGD-1).

Sprememba firme in sedeža zoper tretje osebe učinkuje šele z vpisom v register, prej pa se mora proti tretjim osebam še vedno uporabljati stara firma ali sedež. Dokler ta dva podatka v register nista vpisana, se šteje, da tretje osebe za spremembo niso vedele, in zato ni nič narobe, če pogodbeni partnerji še vedno uporabijo napačno (staro) firmo ali pošljejo dokumentacijo na stari naslov.

Treba je še poudariti, da navajanje starih podatkov še po vpisu spremembe v register oziroma preuranjena uporaba nameravanih spremenjenih podatkov o firmi ali sedežu pred vpisom oziroma siceršnje navajanje drugih manjših napak glede teh podatkov ne vpliva na pravico do odbitka vstopnega DDV in ne povzroči učinka, da bi bil račun ali drug dokument razglašen za neverodostojno knjigovodsko listino, če je iz listine sicer mogoče razbrati njeno pravilno vsebino. Ključen podatek za identifikacijo davčnega zavezanca je namreč njegova davčna številka (in matična številka), ki se uporablja za enotno opredelitev davčnega zavezanca v davčnih evidencah, medtem ko se firma in sedež zavezanca štejeta zgolj za kontrolna podatka. Navedeno izhaja tudi iz sodne prakse (U 2247/2006, X Ips 1239/2004, U 2549/2005 ipd.).

Kljub vsemu je zaradi izogibanja morebitnim tveganjem ter zaradi zagotavljanja vestnosti in skrbnosti priporočljivo, da družbe o (nameravani) spremembi svojih identifikacijskih podatkov obvestijo svoje pogodbene partnerje.

Pripravila: Nina Orehek