Bliža se konec leta 2021 in s tem se za večino poslovnih subjektov bliža tudi dan, ko bo treba sestaviti bilanco stanja in poročati o drugih podatkih glede poslovanja in delovanja v letu 2021. Za večino pomeni 31. 12. dan, ko se zaključi njihovo poslovno leto, čemur sledi poročanje za namene javne objave, za vse pa se konča koledarsko leto. To za vse poslovne subjekte pomeni poročanje za namene državne statistike (izjema velja za samostojne podjetnike normirance), kar vključuje bilanco stanja, ki izkazuje presek stanja sredstev, dolgov in obveznosti v nekem trenutku. Zakon, ki ga morajo družbe, podružnice tujih podjetij, samostojni podjetniki in gospodarska interesna združenja upoštevati, zahteva, da mora njihova bilanca stanja izkazovati resničen in pošten prikaz premoženja in obveznosti družbe. Da bi ta cilj dosegli, je prej treba zagotoviti ustrezne kontrole in prilagoditve knjižnih stanj tako dejanskemu stanju kot zahtevam glede merjenja gospodarskih kategorij v bilanci stanja. V tem članku se bomo osredinili na terjatve in dolgove, knjigovodsko imenovane tudi odprte postavke.
Temeljni kontrolni postopek, s katerim preverjamo izkazana stanja v poslovnih knjigah in jih primerjamo z dejanskim stanjem, je popis sredstev in obveznosti ali inventura. Ali se knjižno stanje ujema z dejanskim, je treba preverjati najmanj enkrat letno. Izrecne zahteve v ZGD-1, da bi to moralo biti prav na dan bilance stanja, ki je večinoma 31. 12., ni. Imeti inventuro na dan, ki ni dan bilance stanja, pa je smiselno le v primerih, ko to opravičujejo organizacijski in ekonomski razlogi, torej razlogi predvsem praktične narave. Tipično področje, kjer je inventuro bolje izvesti med letom, so zaloge. Če niso konstantne, jih je najbolj smiselno popisovati takrat, ko so količinsko najnižje. Ko zalog ni ali so nizke, je namreč manj napak pri njihovem štetju, količinski popis je torej izveden hitreje in kvalitetneje, s tem pa se tudi hitreje ugotovijo neskladja s knjigovodskim stanjem. Za druga področja, kjer ni takega količinskega nihanja in torej ni smiselnih razlogov za izvedbo popisa med letom, in ne konec leta, popisujemo po stanju na dan bilance stanja, če pa to ni izvedljivo, na dan, ki je čim temu čim bližji, na primer 30. 11. S popisom po stanju na dan bilance stanja ali dovolj blizu tega dneva namreč zagotovimo, da bodo tudi podatki za bilanco stanja zanesljivejši. Namesto popisa vseh aktivnih in pasivnih postavk smejo le velike družbe preverjati z uporabo priznanih matematično-statističnih metod, ki temeljijo na tehnikah vzorčenja in izražajo oceno, ki je dober približek fizičnemu popisu dejanskega stanja. Velja pa, da vse organizacije ne morejo prosto izbirati datuma popisa, najmanj po stanju na dan bilance stanja mora biti namreč izveden v društvih in invalidskih organizacijah pa pri tistih podjetnikih, ki vodijo knjige enostavno. Tudi po zakonu o računovodstvu se popis opravi praviloma po stanju na dan 31. 12.
Še en pomemben kontrolni postopek, ki ga je prav tako treba izvesti pred sestavo letnega poročila, je usklajevanje analitičnih evidenc s sintetičnimi, če analitika ni integrirana v glavno knjigo. Mnogokrat so analitične evidence tudi del finančnega knjigovodstva, njihov neločljiv del, vendar so pogoste tudi situacije, ko ni tako. Tedaj je torej treba uskladiti glavno knjigo z analitično (nadrobno) evidenco. Med kontrole, ki jih izvajamo v zvezi s terjatvami in dolgovi, je preverjanje strani njihovih stanj. Konti naj ne bi imeli negativnih stanj oziroma stanj na ›napačni‹ strani; terjatve morajo torej imeti debetne salde, dolgovi pa kreditne. Če negativna stanja na kontih so, je treba pregledati vsebinski razlog za tako stanje in narediti ustrezno preknjižbo, npr. negativno stanje na terjatvah do kupcev preknjižiti na obveznosti iz prejetih predujmov ali na obveznosti za vračila zaradi preplačil, pomot pri plačilih in podobno.
Postopki ›čiščenja‹ odprtih postavk vključujejo tudi njihovo zapiranje, evrske in centske izravnave pa tudi obračunavanje tečajnih razlik. Ko so vse tečajne razlike poknjižene, izpišemo odprte postavke sumarno v tuji valuti, jih preračunamo po tečaju ECB (oziroma ustreznem tečaju poslovne banke, kot imamo opredeljeno v pravilniku o računovodstvu) in preverimo z evrskim stanjem kontov v bruto bilanci.
Že med letom je dobro izvajati kontrole, najmanj ob koncu leta pa izvedemo naslednja letna opravila:
- kontrole, ali je vse poknjiženo (uskladitev z amortizacijskim načrtom, z obrazcem IOP, kontrolo po kontnih karticah po mesecih …);
- knjiženje centskih izravnav;
- obračun tečajnih razlik, če sta terjatev ali dolg izkazana v tuji valuti;
- zapiranje odprtih postavk;
- če so na kartici klienta odprta le plačila brez računov, preverimo, ali morda pomotoma računa nismo prejeli ali je izostalo knjiženje, ker je račun na primer ostal v procesu likvidacije, poštnem predalu;
- kjer gre dejansko za avanse, jih prestavimo iz kontov skupin 22 na 13 in iz 12 na 23, hkrati pa naredimo tudi kontrolo potrebnosti obračuna DDV od prejetih predplačil;
- razmejevanje dolgoročnih dolgov na njihov kratkoročni oziroma dolgoročni del;
- pri tistih, ki vodijo poslovne knjige na podlagi SRS, opravimo tudi pregled odprtih postavk danih predplačil (konti skupine 13) po vsebini, torej razdelitev na del, ki se nanaša na neopredmetena sredstva, opredmetena osnovna sredstva, zaloge in na ostalo.
…
Avtorica članka: Kristinka Vukovič
Celoten članek je na voljo v novembrski številki biltena Unikum.
