Pored gomile drugih poslovnih obaveza, na kraju svake poslovne godine pravna lica i preduzetnici imaju obavezu da urade redovni godišnji popis imovine i obaveza. Popis je jedan od obaveznih postupaka u okviru pripreme za sastavljanje godišnjeg finansijskog izveštaja.
Sva pravna lica i preduzetnici moraju da obave godišnji popis, bez obzira na pravnu formu i delatnost kojom se bave. Cilj popisa usklađivanje knjigovodstvenog i stvarnog stanja, odnosno svođenje stanja u knjigama na stvarno stanje.
Svesni ste i sami da su stvarno stanje u knjigama i čista dokumentacija među kritičnim tačkama zakonitog poslovanja. Budući da nam se uskoro bliži rok za ovogodišnji popis, vreme je da utvrdimo zajedno kako se pravilno vrši popis, ko učestvuje u tom procesu i koja je dokumentacija potrebna.
Način vršenja redovnog godišnjeg popisa
Pre vršenja popisa, potrebno je postaviti određene korake. Dobro organizovan proces je od koristi svima i može da izgleda ovako:
- Formira se komisija;
- komisija sastavlja plan rada za popis;
- priprema se potrebna dokumentacija;
- uspešno se obavlja popis;
- proverava se, popunjava se i predaje finalna dokumentacija.
Kako se formira popisna komisija
Za organizaciju i pravilnost popisa odgovoran je preduzetnik, odnosno zakonski zastupnik u slučaju pravnog lica. U skladu sa opštim aktom, pravno lice uređuje sam postupak popisa:
- obrazuje komisije
- određuje period u kome će se popis vršiti
- vreme za popis,
- kao i rokove za dostavljanje izveštaja o izvršenom popisu nadležnom organu u pravnom licu.
Pravnim licima je data sloboda da sami, u skladu sa svojim potrebama, odrede broj komisija koji će biti angažovan na poslovima popisa. Zato u praksi srećemo situacije da se obrazuju posebno komisije za popis zaliha, za popis osnovih sredstava, gotovine i gotovinskih ekvivalenata i slično.
Članovi komisije ne mogu biti lica koja su određena da rukuju imovinom. Ovo pravilo važi i za mikro pravna lica i preduzetnike, mada za njih postoji izuzetak da popis može obavljati jedno lice.
Ukoliko se dogodi da mikro pravno lice ili preduzetnik imaju samo jednog zaposlenog, neophodno je angažovati eksterno lice da izvrši popis.
Šta sve obuhvata popis
Kada odredimo komisiju i kada komisija odredi plan rada, treba definisati i šta sve popisujemo. U popis spada:
- Utvrđivanje stvarnih količina imovine koja se popisuje (merenjem, brojanjem, procenom i sličnim postupcima i bliže opisivanje imovine i unošenje podataka u popisne liste)
- Upisivanje u popisne liste naturalnih promena nastalih u periodu vršenja popisa pre i posle 31. decembra godine za koju se popis vrši, i svođenje na stanje na dan 31. decembra te godine
- Unošenje knjigovodstvenog stanja imovine u popisne liste – -opisne liste se formiraju prema grupama sredstava i obaveza ili analitičkim kontima iz knjigovodstva, a po potrebi sastavljaju se i posebne popisne liste
- Utvrđivanje naturalnih razlika između stanja utvrđenog popisom i knjigovodstvenog stanja
- Unošenje cena popisane imovine
- Vrednosno obračunavanje popisane imovine
- Ispitivanje uzroka eventualnih odstupanja između stvarnog i knjigovodstvenog stanja
- Sastavljanje izveštaja o izvršenom popisu.
Koja imovina i koje obaveze su predmet popisa
Prema Pravilniku, imovina koja je predmet popisa obuhvata:
- nematerijalnu imovinu,
- nekretnine, postrojenja i opremu,
- investicione nekretnine,
- biološka sredstva,
- zalihe materijala, nedovršene proizvodnje, gotovih proizvoda i robe,
- stalna sredstva namenjena prodaji i sredstva poslovanja koje se obustavlja,
- finansijske plasmane i potraživanja i
- gotovinske ekvivalente i gotovinu.
Takođe, predmet popisa je ukupna imovina koja se nalazi u vlasništvu pravnog lica, odnosno preduzetnika, bez obzira na njenu fizičku lokaciju.
Isto tako, pravno lice ili preduzetnik kod koga se nalazi imovina drugih pravnih lica ili preduzetnika, dužan je da tu imovinu popiše na posebnim popisnim listama i da ih dostavi pravnom licu odnosno preduzetniku koji je vlasnik tih sredstava.
Obaveze koje su predmet popisa su:
- kratkoročne i
- dugoročne obaveze.
Kada se vrši popis
Obaveza i način sprovođenja popisa regulisani su Zakonom o računovodstvu i Pravilnikom o načinu i rokovima vršenja popisa i usklađivanja knjigovodstvenog stanja sa stvarnim stanjem. U skladu sa članom 16. i 17. Zakona, on se radi u sledećim slučajevima:
- Na početku poslovanja (popis imovine, obaveza i vanbilansne imovine)
- Pre sastavljanja godišnjih finansijskih izveštaja; tj. usklađivanje stanja u knjigama sa stanjem po popisu na datum bilansa. Usklađivanje prometa i stanja glavne knjige sa dnevnikom i pomoćnih knjiga sa glavnom knjigom vrši se pre popisa imovine i obaveza i pre sastavljanja godišnjih finansijskih izveštaja.
- U slučaju primopredaje dužnosti računopolagača
- Kod promene prodajnih cena proizvoda i robe u maloprodajnom objektu
- Statusne promene otvaranja, odnosno zaključenja postupaka stečaja i likvidacije
- Drugim slučajevima predviđenim Zakonom (vanredni popisi). (Napomena: Vanredni popis na određeni dan u toku godine ne oslobađa od obaveze redovnog popisa na kraju godine.
(U našem prethodnom tekstu smo pisali o izmenama Zakona o računovodstvu. Pročitajte šta imamo da kažemo o 12 najznačajnijih izmena Zakona o računovodstvu – kao i naš tekst o tome da li su izmene pomenutog zakona dobre za nas računovođe.)
U svakom slučaju, popis treba odraditi sa stanjem na dan 31. decembra. No kako to u praksi uglavnom nije moguće, popis se sprovodi neposredno pre tog datuma ili posle njega.
Zato se u popisne liste unose naturalne promene nastale u periodu od momenta vršenja popisa do 31. decembra, i svođenje stanja na taj dan. Stanje imovine i obaveza treba da bude utvrđeno na datum bilansa stanja.
Primer:
U slučaju da je došlo do prodaje ili kupovine imovine posle 31. decembra, a mi smo posle pomenutog datuma vršili popis, neophodno je uvećati vrednost imovine za vrednost prodate imovine, a umanjiti za vrednost kupljene imovine u tom periodu.
U slučaju da je popis vršen pre 31. decembra imamo obrnuti postupak od navedenog – uvećavamo vrednost za nabavljenu imovinu, a smanjujemo za prodatu.
Opštim aktom se može predvideti i duži period za vršenje popisa (knjiga, filmova, arhivske građe i slično) , s tim što periodi ne mogu biti duži od pet godina.
Dokumentacija koja prati redovni popis
Pre sprovođenja obaveznog popisa, kao i tokom njega ili nakon, treba pripremiti i sastaviti određenu dokumentaciju. U pitanju je sledeće:
- Odluka ili Rešenje o popisu i obrazovanju komisije za popis
- Uputstvo za rad komisije za popis i nalozi za obavljanje pripremnih radnji za popis
- Plan rada popisne komisije
- Izveštaj o izvršenom popisu
- Odluka o usvajanju izveštaja o popisu imovine i obaveza i knjiženju rezultata
Kako bi proces bio olakšan, izveštaj o popisu kao i prateća dokumentacija za njegovo sastavljanje mogu se sastaviti u elektronskom obliku i potpisati elektronskim potpisom. Naravno, to važi u slučaju da opštim aktom konkretnog pravnog lica, odnosno drugim propisom nije drukčije uređeno.
Izveštaj o izvršenom popisu i njegovo usvajanje
Nakon sprovedenog postupka popisa neophodno je sastaviti izveštaj o izvršenom popisu koji sadrži:
- Stvarno i knjigovodstveno stanje imovine i obaveza
- Razlike između stvarnog stanja utvrđenog popisom i knjigovodstvenog stanja
- Uzroke neslaganja ova dva stanja
- Predloge za likvidaciju utvrđenih razlika
- Način knjiženja
- Primedbe i objašnjena lica koja rukuju, odnosno koja su zadužena materijalnim i novčanim vrednostima, o utvrđenim razlikama, kao i druge primedbe i predloge komisiji za popis, odnosno lica koja vrše popis i aktivnosti u vezi sa popisom.
Sastavljen izveštaj komisija za popis ima obavezu da dostavi:
- Nadležnom organu pravnog lica
- Internom revizoru, nadzornom odboru ili odboru revizora, ako ga ima
- Društvu za reviziju sa kojim je zaključilo ugovor o reviziji – ako po Zakonu pravno lice podleže reviziji
Rok za predaju izveštaja o popisu je 30 dana pre isteka roka za dostavljanje podataka za statističke i druge potrebe, odnosno najkasnije 30 dana po izvršenom popisu u toku godine. Dakle, rok za 2019. godinu je 30. januar 2020, dok u slučaju godine koja nije prestupna ovaj rok je 29. januar. Ovo je ujedno i rok za usvajanje izveštaja o popisu, nakon njegovog razmatranja.
Besplatni primeri popisne liste i izveštaja o izvršenom popisu
Svesni smo da celi postupak popunjavanja dokumentacije može delovati pomalo apstraktno u ovom trenutku. Zato smo pripremili BESPLATAN primer popisne liste i BESPLATAN primer izveštaja o izvršenom popisu. Njih možete da preuzmete besplatno tako ćete kliknuti na linkove u nastavku.
Primer popisne liste – link za preuzimanje
Izveštaj komisije za popis o izvršenom popisu – link za preuzimanje
U slučaju nedoumica, slobodno nam se obratite. U međuvremenu, podelite ovaj tekst na društvenim mrežama sa svojim poslovnim saradnicima kako bi i oni bili u toku sa obavezama i načinima za njihovo pravilno ispunjavanje.
